翻轉企業IT再升級 台灣京瓷MDS方案展現多樣優勢

台灣京瓷辦公資訊系統董事長木村拓磨。

根據統計，2016年有超過58%台灣企業擁抱雲端環境，超過9成企業有意轉型做數位管理，希望透過雲端運算、大數據、行動化與內部流程達到最佳化效益。為了協助中大型企業改善企業文件管理模式，台灣京瓷分享如何做到低成本、超效能、高防護的企業IT管理模式。

台灣京瓷辦公資訊系統董事長木村拓磨指出，京瓷集團由多個事業體組成，FY2016年集團營業額為1兆4,796億日圓。大家過去對京瓷認識多半是精密陶瓷應用產品，其實目前最大事業體是「辦公資訊設備事業」佔總營業額達22.7%，台灣京瓷辦公資訊系統即為這個事業體的台灣分公司。

京瓷從研發、設計到銷售提供一條龍服務方式，透過四大優勢滿足客戶需求。優勢分別有：1解決方案，幫助客戶仔細檢視每一項需求，做到降低成本，提高生產效率。2產品，從單功能印表機到落地型複合機，開發具有經濟與環保價值的產品，以滿足顧客多元使用需求。3研發中心，近年來為了因應客戶多變的文件管理需求，研發中心以快速的技術研發，提供企業所需的解決方案。4全球服務網，設有32間銷售公司，業務範圍函蓋全球143個國家。

邁向IoT世代  企業IT管理現況及挑戰

翻轉企業在IT應用並掌握未來商機，是多數企業主思考的問題。從整體環境來看，目前科技產業變化快速，企業經營遇到VUCA情況(Volatility易變性、Uncertainty不確定性、Complexity複雜性、Ambiguity模糊性)。政治情勢不穩、景氣循環加快、原料價格波動、數位科技演進，都讓企業經營不如過去平穩安定。

資策會產業情報研究所產業顧問兼主任周維忠指出，從新興數位科技引領IT世代發展歷史來看，1985年電腦世代、1995網路世代、2000年行動世代、2010雲端時代、再到2016年IoT時代，消費者使用行為、企業商業模式將再翻轉。2000到2015年之間，一波波的「數位浪潮」，在持續變化過程中，不少新創企業順勢崛起，但也有不少企業未能掌握IT優勢因而被市場淘汰。

為了因應未來環境的挑戰，企業必需要更了解IT發展現況並強化公司體質。IT浪潮中全球ICT大廠經歷劇烈重新洗牌，硬體製造商退位，網路服務者成為新一波領導ICT產業成長的贏家。台灣企業導入IT現況，MIC 2016年6月報告指出，企業IT推動需求最大目的在降低軟硬體投資，其次原因分別為IT架構彈性化、快速導入、系統可用性與效率。

由此得知產業資訊應用架構進入重整階段，企業資訊架構面臨再造，企業診斷、架構設計及系統重整等服務商機浮現。不過周維忠也指出，轉型與創新是IT管理最大的挑戰，尤其是服務模式再造、消費行為改變、實現跨界創新、內部流程優化，這四個面向將是未來最關鍵的轉型需求。

IT投資轉守為攻降低輸出設備看不見的成本

而企業針對IT投資，不能只著重IT基礎環境建置，而是朝業務創新與數位化再轉型。台灣京瓷就是看準數位科技的運用價值，希望串聯整合的綜效，提供企業在輸出設備的IT布局上，降低不必要的成本，並達成更有效率的工作型態。

業績最大化，成本最小化，才能提高公司利潤。多數企業主都在問，吃掉公司利潤的無形殺手是什麼？台灣京瓷辦公資訊系統事業戰略部經理楊亦琦指出，Danwood市場分析公司針對辦公設備訪問1,000位上班族，81%受訪者表示印表機跟複合機使用相當重要。輸出設備衍伸所關注議題則是40%費用不斷增加、35%設備老化、25%沉重的IT？管理負擔。

企業文件輸出成本佔公司營業額3%，企業如何突破此困境？輸出設備改善則成為最能下手的目標。過去看的見成本20%主要是租金、計張費；設備購置費，而看不見的成本80%則包含耗電高、效能低；行政作業流程；耗材訂購與管理；設備與備用耗材空間；故障維修、維護成本。所以每個企業在進行IT優化時，更需要專業團隊協助規劃。

優化企業IT效能  京瓷MDS提供關鍵五流程

而台灣京瓷就針對市場需求，提供文件管理服務(Managed Document Services；MDS)。利用靈活且謹慎的五個執行階段，優化整體文件環境，依據企業的規模及特殊需求來量身打造。首先找出企業當前遇到的問題或痛處，然後規劃並實施可以幫降低成本與提升效率的解決方案。

五大執行流程包含：第一「評估」，針對企業目前文件輸出做分析，提供一份如何協助企業減少浪費、改善作業流程及降低文件處理對環境影響的分析報告。從辦公設備印量、財務、動線與耗電資訊等進行專業評估，並透過訪談和問卷調查，進行深度分析。

第二「設計」，解決方案的設計過程與企業規模、預算、目標和成效要求息息相關，結合理想的軟、硬體和工作流程開發，達至最大投資回報率。

第三「執行」，在方案實施階段，減少停機時間和風險，因此從安裝到教育訓練，都提供專案管理人員與技術人員協助執行。

第四，「管理」，提供客戶多樣維護服務，包含設備保養、遠程監控、自動補充耗材、專用軟/硬體支援服務、定期性能評估，以確保客戶工作流程暢順。

第五，「優化」，最後透過不斷的評估、報告與諮詢，來持續改善客戶的輸出環境，不僅只是日常評估，還有資料分析、設備設計和環境影響分析數據提供等，以確定達到客戶要求的目標。

提升工作效率降低工時  京瓷成功案例分享

在實務成功案例的分享，台灣京瓷辦公資訊系統MDS事業部協理吳俊達解釋，利用科技提高工作效益，讓員工減少無效率會議工時是他們目標。京瓷協助企業導入MDS，具體效益包含費用完全透明化、最多可省下30%。透過作業流程最佳化可以提高生產力、減少等待時間，並且能夠降低IT人員在設備管理上的工作負擔。

台灣京瓷辦公資訊系統業務支援課劉彥君分享具體合作案例。一家員工650人的科技公司，每層皆配有2台影印機，合計共9台新機、各單位有印表機及A4複合機，但印表機、傳真機每月無法計算出來實際印量。導致管理者面臨設備款式眾多、耗材備品難管理、待機與報廢機維護等問題。

事實上，上述種種挑戰都能被克服。「京瓷文件管理服務」解決方案，與客戶討論規劃，依據動線規劃與使用需求，提出建議的解決方案，優化後降低21%看的見的使用成本。另外京瓷產品線完整，涵蓋從低速到高速A4、A3複合機與印表機，滿足未來5~8年內設備使用需求。

如果企業需要快速統計印量與輸出管理，還可導入KYOCERA Net Manager 控管軟體，做到漫遊取件、Email to me、自動報表產出及四功影像備存。同時針對紙本個資防護與列印行為管控，提供紙本與電子文件個資外洩追蹤與舉證功能。

原本科技公司高階主管當初設備採購的規劃，只想更換25台A3複合機，但經由京瓷的建議導入平衡部署概念後，改為三廠+全產品線組合以強化輸出效能，這也證明京瓷提供客戶文件管理服務，協助企業邁向IT創造巨大價值。