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採購單(PO)

  • 明雲青

經常聽聞商務人士所言的PO,其英文全稱為Purchase Order,即是採購單之意。當使用單位送交請購單(Purchase Requisition)後,採購部門先依據詢(報)價作業,來確定供應商,此後便將產生採購單,其內容載明採購單號、採購品明確規格、數量、品質需求、價格、交貨日期、交貨方式、交貨地點......等詳細資訊。

假使企業未部署採購系統、亦即未將Purchase Order予以電子化,通常需要製作7~9份副本,分發給各個部門以供存查;值得一提的,PO是具備法律效力的文件,簽署時所採用的遣詞用字,必須謹慎為之。

此外,Purchase Order亦可謂採購部門所給予供應商的正式訂單,也是買賣雙方賴以收貨、交貨之重要依據,一般企業慣用的做法是,將Purchase Requisition轉成Purchase Order。倘若借助採購系統,也可1次融合多張請購單之物料需求,接著按不同供應商的區隔,產生出多張PO。