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員工績效管理系統 結合組織策略與目標規劃
2009/05/25-李瑋珊  

目前市面上所販售的員工績效管理工具眾多,就功能面來看,多半與數位學習有所結合,而幾家系統業者也將人力資源發展、員工職能評鑑、數位學習,整合為套裝系統。然而無論企業決定採購套裝系統,或是由內部人員自行開發,都應視企業遠景、策略與員工晉升計畫,選擇導入適當的方案。

企業對於導入員工績效管理系統有什麼樣的期待?大體而言,員工績效管理系統的設計,應以「目標管理」及「平衡計分卡」的概念為主軸,透過工具來記錄員工期初的關鍵績效指標,再結合執行期間的績效追蹤與輔導,於期末評核目標達成狀況,逐步做到由上而下、層次性的目標設定;此外,也可間接讓員工明確了解個人目標與組織目標的落差,透過定期性的檢驗,將差距縮小。

自動化系統優於人工作業的地方,在於可更快速地執行與彙整,並產出個人及團體的評核結果報表,讓員工能更即時且快速的發現自我與組織需求之間的落差,並立刻加以改進。其中,多維度的評量工具,因加入的評量項目增多,可讓評估更為客觀。

所謂的多維度員工職能、績效評量(估),亦即透過多面向且彈性的90度、180度、270度或360度(包括主管、部屬、同儕、自評與內外部客戶)等不同維度的評量。


分析系統需求與規劃

即使企業預算有限,但在建構員工績效管理系統時,仍建議以全方位的功能為考量,讓無論是採購而得,或是自行開發的員工績效管理工具,不只具備評估功能,還有「分析需求」與「協助規劃員工職涯」的能力。據相關工具提供商表示,構面完整的員工績效管理系統,可實現減少15%~50%的訓練成本、快速同步傳遞品質一致的訓練、提升訓練與學習管理效率、建立企業員工自主風氣等內涵。

此外,績效管理與發展計畫更是密不可分,系統串連設計可方便員工直接透過績效管理系統挑選課程清單,一旦完成線上報名便會留下紀錄,詳實的紀錄可協助員工於期末評鑑時查詢,作為落實與改善的依據。

舉例來說,育祤あ鴐鴔溍+HRD即整合了滿足評估需求的績效系統(KPI)與多維度衡量系統(MRA)、滿足分析需求的職能系統(Competence)與學習地圖系統(Learning Roadmap)、滿足規劃需求的個人發展計畫系統(IDP)、滿足學習與發展的學習管理系統(LMS);其中,LMS功能包含線上考試(eTesting)、數位學習管理(Learning Management)、訓練管理(Training Management)。

育猗+HRD在員工發展規劃方面的主要應用效益,包括人才發展計畫導入應用,除了用於協助企業解決人才需求,也可兼顧職務與職能的應用,以利企業現在及未來人才需求與員工職涯發展的延續,主管可透過工具自行規劃符合部門主管培訓的需求,藉此提升執行效率。

透過完整且彈性的訓練分權,各單位、地區可自行調整運用,以滿足各種訓練管理需求,大幅降低訓練成本,包括交通費、教材印製費、人事管理費、時間成本……等龐大支出,並可藉由集體報名、自動調訓、自動化郵件通知、e化簽核、線上學習……等方式,節省訓練時間。

至於員工成效統計與追蹤功能的主要應用效益,則在於主管可查閱員工職務學習完成度,以便於有效規劃及發展部門人才,透過員工職務訓練與證照查詢,可隨時檢視學習狀態,也可利用多樣化的訓練統計與報表,進行各種面向的訓練成效分析,來輔助培訓與發展方案等規劃。

除了全方位的績效管理功能,線上即時性查閱,也成為新一代系統開發的重點,透過主管績效追蹤筆記、評核流程設定、催收郵件通知、目標類別管理等工具,有別於以往只有主管可透視員工績效,如今系統使用者不再只有評核人員,員工也可以直接上線查核自我工作目標的達成度,與評核委員同步更新最即時的資訊。

育眥そ`經理許世杰強調:「我們的績效系統(a+KPI)可以整合企業人才套件(a+Talent Suite),結合職能職務、學習發展及學習管理系統,來追蹤、了解目前職能與個人發展狀況,以便於日後的目標設定與績效評核,透過系統化分析,提供更精準的建議,企業亦可加入職能評量發展套件(a+Competence Development Suite)來加強職能行為評量(Management by Behavior;MBB)及個人發展規劃。」




要能依角色權限 呈現不同功能

透過系統化管理,落實績效管理制度,在不景氣的時代更能彰顯其效益。例如常見的人工績效管理執行困難,包含組織目標與員工目標不易連結、資料保管及更新不易、行政作業工作量龐大且容易出錯,還有不易查詢及比較過去紀錄,透過系統化的協助,可以更容易串聯組織與員工目標、維護及儲存資料、降低行政作業負擔(因為改為自助服務)、隨時查閱分析。

訊連科技eHRD處協理王翹楚表示:「訊連新版本績效管理系統『績效大師5』的特色,在於方便掌握目標執行進度,加強與其他培訓系統的連結,在功能配置上,也改為更人性化的操作介面。」該系統新推出的「組織目標狀態面板(Dashboard)」,能讓目標執行狀況以「圖型化」方式呈現,透過各部門定期更新進度,高階主管便可隨時了解組織目標執行的狀況;此外,主管還可透過異常狀況查詢,檢視目標達成進度是否落後,及時採取矯正措施。

員工績效管理系統必須要能依員工、主管、績效管理員及系統管理員等不同角色權限,呈現不同的功能。訊連績效大師5的主管使用介面,涵蓋了組織目標規劃,以維護組織目標並了解承接狀況,透過系統層層架構的設計,可查詢承接單位、負責部門名稱、部門主管與負責人員,確保組織目標承接無誤;而該系統內的「組織目標狀態面板」工具,則可協助主管隨時掌握組織目標的執行進度。

至於員工的使用介面,則涵蓋目標管理(MBO)規劃頁面,以及員工自我發展(IDP)功能,用於引導員工完成目標規劃,並與主管溝通、確認多元的發展方式,例如課程參與、書籍閱讀、專案活動參與 、工作中發展(OJT)、證照考試……等;該系統並支援多種核心價值評鑑問卷設計,以供多層考核。此外,員工績效管理系統也可被視為員工與主管之間的橋梁,透過績效日誌,主管與員工可隨時記錄績效相關事件。






成功導入系統的必要條件

企業如欲成功導入績效管理,不可忽略哪些重點?王翹楚建議:「首先要檢視流程與制度,以利系統建置,流程必須合理化,並透過適度的簡化來達成e化目的;此外,合作夥伴(無論是技術提供者或經驗提供者),也具備相當程度的影響力。」

再者,主管與員工的觀念建立,以及對系統的熟悉度同樣重要,對於新進同仁,務必落實績效管理制度說明;員工與主管之間,必須詳實溝通以利設定工作目標,主管要能激勵員工,善用績效管理工具來提升管理能力;至於應用的最後一哩,則是在系統上線後,定期舉辦系統使用操作訓練及上線後支援。


導入重點自我檢視 以利快速取得系統工具

面對產業界的激烈競爭,人力資源與競爭優勢之間的關聯性將更加顯著,而員工績效管理的「時效性」,也會被放大檢視。針對員工績效管理系統,若企業決定由公司內部自行開發,以下提供幾項重點,供資訊部及人資部門自我檢視,以利加速取得員工績效管理技術與工具。

首先,規劃者必須了解,組織策略要如何與個人職責連結?和工作說明書、目標之間有什麼關係?工作說明書要寫得多詳細?組織策略要如何和人才培育的標準連結?

其次,目標要如何評估?尤其是職能的部分,該如何衡量?這反倒是更重要的議題。因此,有意開發職能評量系統作為衡量工具的企業,開發人員必須注意個人認知與定義不同的概念(例如:A的「分析」能力不等於B的「分析」能力;A的「創新」其實是B的「改善」),透過上與下的協商溝通,才能建構有效的評量,系統上線之後才能發揮效益。

此外,建構系統時,也應留意與其他系統連結的延展性,以免計畫推行到一半才發現有所欠缺,屆時可能得花費更高的成本。再者,光是發展1份有效的評估系統與訓練教材,就會耗掉資訊部、人資部、訓練部門的龐大精力,所以系統推廣與系統使用訓練不可馬虎!

對於自行開發員工績效管理系統的企業,相關業者建議,務必先釐清該系統的階段性目的,因為各項工具技術,基於信度與有效度的考量,很難完全由單一組織自行發展,除非該組織的經濟規模真的夠大,有能力聘請足夠的研究團隊,並有時間進行中長期的研究實驗,因此,適度根據公司內部的需求,篩選適當的工具與設定評估標的,為內部績效顧問的重要責任。





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