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無縫協同平台 助製造業消弭經驗傳承鴻溝

2019/10/03 - DIGITIMES企劃

眾所皆知,「接班人」是企業維持穩健營運的要素,遂讓「二代接班」成為現今熱門話題。但事實上除了經營階層的接班佈局外,現場操作人員的接班傳承也十分重要,只因它是確保工廠永續運作的關鍵;在此前提下,愈來愈多製造業者導入知識管理系統(KM),期望讓老師傅腦海裡的寶貴知識,有計畫、有系統地釋放出來,保留在企業。

叡揚資訊創新生產力事業群顧問師林立婷指出,經由該公司與製造業者接觸與輔導過程,發現退休潮比想像來得可怕,不時可見老師傅已屆齡卻無法退休,或資淺員工被迫以3個月短暫時間、學習老師傅累積30年的知識;甚至有些業者透露,現有的全廠員工在15年內退休完畢,一個都不剩,顯見經驗傳承的迫切性。

許多資深員工極有使命感,都想把知識留下,除了想藉由文件管理、知識管理等方式完成師徒間一對一交班,更想延伸為「工作圈」,將所有老師傅的Know-how彙集在一起,以大幅提高知識傳承效率,只可惜要讓老師傅寫文件,並不是容易的事。為此叡揚不斷精進其Vitals ESP知識管理系統的功能,讓師徒不必特意多做什麼事,日常一舉一動皆能有效落實接班人計畫。

林立婷說,具體的第一步做法,是師傅一邊教學、徒弟一邊筆記,由此產生第一版文件記錄。有了這份筆記,師傅即可掌握徒弟的學習狀況,也針對徒弟尚未理解的內容,轉換講解方式,讓徒弟聽得懂;當徒弟吸收到一定程度,即可安排到現場實作,由師傅擔任影子教官,使徒弟在做中學習、學得更快。

不僅如此,企業經常要求新進同仁閱讀過去重大事件處理記錄,理解前輩如何一步步排解疑難雜症。一個開放式的知識管理平台,便能有效落實此事,讓新進者得以跨越組織、職能,廣泛閱讀到最多事件案例、學習到各種處理技巧。

KM平台大幅提升跨團隊溝通時效

林立婷重申,歷經版本演進,現階段的Vitals ESP不僅是知識管理「系統」,更像是知識管理「平台」,甚至加入了熱門的AI元素,從過去被動查資料轉變成主動推薦資料給相關的人。Vitals ESP蘊含的功能很多,最值得優先探索的三大主軸,分別是查詢資料、儲存資料,以及管理者運用資料。

針對查資料部分,假設使用者對於想找的內容所知有限,可藉由一般人熟知的關鍵字搜尋方式切入,若搜尋出來的資料量太多時,可用Vitals ESP的「搜尋結果再分群」功能(依據時間、作者、檔案類型等維度),來縮小搜尋結果。若使用者對欲搜尋的內容有一定掌握,可運用進階搜尋,輸入篩選條件並結合容錯查詢,加速聚焦到預設的查詢標的。

有關放資料,Vitals ESP打破過去文件只有單一存放路徑限制,係以「一文多分」的概念,每個文件都只有一個實體存在的路徑,但是顧慮到使用者不一定知道此文件的路徑,因此可按照職務別、ISO條文、業務類型、新人學習等等各種分類,為同一份文件賦予多重主題、建立多條虛擬連結,替一些沈默文件加開多道窗,讓有意搜尋特定主題資訊的其他部門同仁,也能參考到這份文件、汲取到預期以外的知識。

另外Vitals ESP從管理者的思維出發,融入許多巧妙設計。比方說以往知識管理系統都僅有一個首頁,現在Vitals ESP允許管理者依照部門、職務或專案等特定主題自訂首頁,彈性組合出團隊須知的資訊頻道,便於聚焦主題掌握動態,尤其有助於讓跨部門的虛擬組織弭平資訊落差。除此之外,一般使用者可透過「個人自訂首頁」功能,把工作緊密相關的人、資料、資訊組合於首頁,以提升個人辦公效率。

「一旦善用新版Vitals ESP,足以讓許多無緣被搜尋、點閱的文件,被更多人看見,」林立婷說,一般File Server中的文件各自獨立、彼此無關聯,是「點」;如今借助Vitals ESP「相關文件」功能,將點串成「線」;接著結合貼標籤或AI推薦,使得這些線再擴大成「面」,有助於觸類旁通,擴大學習深度與廣度。

其他有助知識傳承的功能設計還有不少,例如可利用手機拍攝現場照片,再藉由Mobile App達到更即時的資料收集或分享。並運用機器人小幫手「iota」(叡揚開發的企業即時通訊系統),實現一邊溝通、一邊查資料妙效,提高資訊獲取效率。透過「P.Map作業程序學習地圖模組」,將繁雜流程化為簡易清晰的視覺化呈現方式,當執行人員進行特定操作步驟,可一併檢視相關工作說明、表單、FAQ、經驗技巧、專家建議、最佳教案等參考資訊,有效避免做錯或卡關。

值得一提,待至明年第1季,Vitals ESP另將支援多項實用的新功能,例如使用者可針對原本無調閱權限的上鎖文件,提出閱讀申請並載明調閱理由,管理者可採取期限授權方式,准許申請人在一段時限內進行唯讀或下載。此外Vitals ESP今後可根據時間欄位提供主動提醒功能,比方說管理者篩選公司內所有在8/31到期的合約,設定在10天前主動通知相關承辦人;希望透過這些新功能堆疊,讓員工以簡單、不干擾的實作方式,輕鬆完成經驗分享與工作傳承。


圖說:叡揚資訊創新生產力事業群顧問師林立婷表示,利用Vitals ESP功能堆疊,可從點、線擴展到面,並善用AI從被動找資料變成主動的推薦資料,大幅提升知識分享效率。