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「TP辦公通」大幅降低企業溝通成本 楠梓電專案效率全面提升

「TP辦公通」大幅降低了楠梓電企業內部的溝通成本,進而提升其運作效能。

溝通是企業運作的根本條件之一,緊密、聚焦、即時的溝通工具,將可大幅增加企業效率,PCB大廠楠梓電近年就透過棣南公司專為企業打造的「TP辦公通」即時通訊平台,協助內部人員精準掌握工作內容、加快專案進度。行政管理處資訊部經理黃議鋒指出,導入後短短半年內,該公司在平台上成立166個專案,工作效能全面提升。

棣南公司業務總監葉國雄指出,楠梓電是全球PCB製造大廠,員工總數超過1,500人,2019年度的營收達新台幣55億元,在如此龐大的產能與員工數量下,內部溝通成為該公司能否順利運作的關鍵。黃議鋒則表示,由於楠梓電的PCB產品機密性非常高,因此資安一直以來都是該公司選用系統的重點考量,現在常見的Line等即時通訊軟體,由於目標使用族群是一般民眾,加上滲透率極高,幾乎人人都能加彼此為好友,也未針對企業設計資安防護,因此楠梓電禁止員工在上班時間使用,公務的聯絡事宜一律採用電子郵件。不過電子郵件的即時性不足,而且難以在專案管理中使用。因此楠梓電在2017年開始與棣南公司合作,導入「TP辦公通」即時通訊平台。

「TP辦公通」首先解決了一般即時通的資安問題,藉由棣南公司的協助,楠梓電在企業內部機房架設了私有雲,此一通訊平台的所有文字訊息與檔案都在此集中儲存管理,以區域網路的方式杜絕機密資料外洩之虞。在功能方面,「TP辦公通」則提供了專案管理和歷史訊息管理功能。

在專案管理方面,「TP辦公通」可透過PC、筆記型電腦、手機等裝置連網上線,使用者可以邀請工作同仁開啟專案群組,在此群組中直接分派工作、追蹤進度,群組中也可以按照職權設定不同使用權限,確保內容的安全性。在專案管理功能中,所有的群組都聚焦在單一案件,確保討論內容不會混淆,上層人員可以同時管理不同專案的狀況與進度。在專案管理功能下面,「TP辦公通」另外增設了討論區,專案成員可以因工作內容的不同,另外開設討論區,例如業務部就可另設只有該部門人員的群組,在其中討論該專案的客戶問題。透過此功能,專案管理頁面的內容可以更純粹單一,對工作內容與進度的掌握更精準,進而提升結案速度。

在歷史訊息管理方面,現在一般民眾常用的Line雖可透過搜尋找到過歷史訊息,不過這僅限於文字內容,圖片或文件檔案經過一星期後,就無法再次下載。對此黃議鋒則指出,不管是文字內容或圖片檔案,都是企業內寶貴的專業知識,而「TP辦公通」不僅將這些資料集中在私有雲,還將之納入知識管理(KM)系統中。由於楠梓電內部的產品內容相近,絕大多數專案中所討論、設計的內容都可為其他專案所用。透過搜尋機制,這些資料就能被活化使用,讓其他專案人員可以用零成本取得高價值資訊,強化專案執行效率。

「TP辦公通」大幅降低了楠梓電企業內部的溝通成本,進而提升其運作效能,在導入過程中,棣南公司也提供了完整服務,除了協助導入系統外,同時也為楠梓電員工開設免費的訓練課程,讓系統能在短短兩週完成上線。透過此平台,楠梓電全面提升專案效率,就如前文所敘,該公司在半年中成立了166個專案,如此巨大的使用量,正足以證明此系統的便利與效益,黃議鋒表示,未來雙方將持續合作,葉國雄也指出,棣南公司也將強化「TP辦公通」的各種功能,讓企業的溝通更順暢。

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