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善盡供應商協同管理 扎穩智慧工廠的基本功

台塑網應用軟體事業群電子商務處處長葉青林(右二)強調,其供應商協同管理系統兼具招標、詢議價、訂單管理、交貨管理、付款驗證、電子發票等完善功能;圖左為副處長徐崇銘、右一為業務經理張源利。

為打造智慧工廠,製造業者無不想方設法提升軟硬體設備,務求智慧化生產。台塑網應用軟體事業群電子商務處處長葉青林認為,企業追逐熱門題材之際,仍應回歸工業4.0基本意涵,緊扣「如何使客戶更快獲取產品與服務」原則,設法與客戶緊密溝通、讓客戶隨時知悉生產進度,自身亦須嚴格控管供應商供補狀況。

台塑網應用軟體事業群電子商務處副處長徐崇銘強調,「智慧工廠」在於檢視工廠整體作業流程中,自廠商供料管理起、至生產製造安排、交貨品質控管、客戶答交上皆能滿足各段管理目標與要求,而整個過程絕非企業本體可獨立執行,更需與供應商緊密配合以達成目標。因此智慧工廠在不脫離傳統生產管理之本質下,如何進一步藉由資訊系統之幫助,解決各段瓶頸並加以落實,讓整體流程環環相扣進而產生成效,將是與競爭對手差異之重點。

而在生產管理中,有諸多生產要素,如機台設備管理、人員安排調度等可為企業控制、檢討與調節改善,但仍有諸多外部條件,非為生產廠可全然掌握,尤其是外部供應商配合供料之速度、品質與供給數量等,更是最容易讓訂單答交與成本產生變異之因素所在。為此台塑網開發供應商協同管理系統,使製造商在接收客戶訂單當下,便立即串聯公司ERP展開用料需求,據此向供應商確認供料能否即時,藉此解除缺料疑慮,順利進行生產排程。而以往透過人力作業、紙本傳輸方式確認前述事項,難免有所疏漏,造成生產變異、安排不易,進而影響品質與時效,恐影響企業經營商譽。如今透過協同管理機制,可讓上下游廠之間彼此訊息互通趨向智慧化,消弭資訊落差,提升生產效率,提升企業競爭力。

針對品質議題,徐崇銘說,以往供應商送料入庫,廠區現場人員驗料後,若遇品質問題,便出具異常報告,再由採購部門或使用單位研讀報告,節錄重要資訊後,做為供應商的改善依據。儘管現在異常報告普遍走向電子化,但後續執行面,仍仰賴層層關卡及人為介入,恐延緩供應商的處置效率。

一旦借助供應商協同管理系統,只要發現品質異常,系統第一時間自動發出通知,要求供應商立即處理;依台塑企業導入經驗,透過自動化系統跟催機制,平均可縮短問題處理時間約2~3天,透過快速反應異常、協同解決問題,將為客戶、企業與供應商大幅降低後續無效率的處理成本與等待時間,提升三方收益。

新世代供應商協同管理系統,競標、交貨、發票全面電子化

葉青林指出,雖然不少工廠已達高度自動化,但在尋找合適供應商、或與供應商互動過程中,仍依賴採購人員手動作業,台塑網建構的供應商協同管理系統,可大幅減少人員作業時間。探究這套系統的關鍵機能,包括以下幾項:首先線上招標、廠商報價、開標比價、議價等功能,將進一步有助企業引進對抗性廠商與材料,降低缺料風險。其次提供智慧化訂單通知、確認與審核功能,有助降低購備天數,依台塑經驗平均可減少4.5天,連帶降低材料庫存準備量、減少相關支出。

再者提供交貨管理功能,使企業精準掌握供應商交貨的品項、數量與時間,當貨物運抵現場,同仁僅需確認數量是否相符,即可刷條碼入庫。另針對貨款部分,貨款查詢、付款驗證、電子發票等功能,台塑於2005年建立台塑網電子發票加值中心,每年處理逾百萬張發票,憑藉豐富經驗,已發展出極為完善的勾稽功能,讓財務人員不需費時驗證發票內容,大幅提升作業效率,同時也降低錯誤率。

台塑網應用軟體事業群電子商務處業務經理張源利表示,台灣商用車燈製造龍頭璨揚企業,考量車燈零組件繁多,人員負荷過重,亟思打造智慧化供應商協同管理系統,於2016年評估引進系統進行供應商管理。藉由台塑網能提供豐富的台塑企業管理經驗,並具備完整供應商相關產品服務,決定採用台塑網供應商協同管理系統,原僅規劃導入訂單、交貨模組,另有鑑於台塑網具備完整的電子發票管理Knowhow,且針對資安防護、教育訓練、24小時客服建立配套服務,進一步導入電子發票模組,一併實現提升訂單確認效率、降低交貨錯誤率、加快財務人員對帳作業、降低溝通及庶務成本等多重綜效。