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新商業時代來臨:會議系統型態將決定企業效率

試想一下這種狀況,在美國拜訪的業務員、在越南管理工廠的主管、在台南家中工作的設計師、在台北總公司的經營團隊,這4個不在同一空間的人,不但正一起開會,而且還可以透過手上的筆記型電腦、平板電腦、手機等工具,將想法與做法即時呈現在螢幕上,同時系統會透過內建的AI聲音與影像識別,自動將畫面聚焦在發言者臉上,與會者可在第一時間掌握發言者身分與發言內容,讓會議以更有效率的進行。這種新型態的會議,以前或許連想像都不容易,不過全球化與新工作模式兩大趨勢下,這不但是必要,而且已在發生中。

智慧化會議系統大廠圓展科技指出,隨著資通訊技術的快速進展,企業的視野與思維都與過去截然不同,因應全球化趨勢的來臨,企業的布局視角已不僅侷限於台灣,無論是製造基地或員工聘用,企業都必須突破現有的疆界限制,善用全球資源以與世界接軌。而營運型態進化的同時,企業內外的會議溝通將更重要,在新世界中,企業必須以新思維使用新工具,讓會議溝通更有效率。

現在企業的會議模式與過去十幾二十年並無太多差別,都是所有員工齊聚一室,針對工作提供報告,頂多再透過視訊系統與遠端人員連線,會中指派人員記錄各方意見,會後再寄給與會者。這種模式在過去或許適用,不過在全球化時代已難以滿足企業需求,不僅遠端視訊的畫面不佳、內部人員之間的溝通只能透過口述,而且只有文字檔的記錄,也難以還原當時討論狀態,這都將導致溝通品質不佳,會議效率低落。

但是新世代的會議系統,應該具備哪些功能?圓展科技表示,螢幕影音是第一要件,Full HD、4K高解析度攝影機可讓視訊會議的各類文件、圖檔有更佳呈現,涵蓋整個會議室的大廣角視訊範圍,會使與會者有身臨其境的體驗,音訊方面,高音質喇叭則可讓溝通更順利。除了硬體外,AI功能更是必須,系統畫面必須具備不同模式,因應會議型態選擇使用,像是畫面可緊隨主講者身影移動,或是多人開會時,可智慧判別發言者切換畫面。而如果有更需緊密溝通的會議,與會雙方可將觸控螢幕納入工具之一,在螢幕上直接書寫文字圖樣,讓對方可以清楚了解想法內容。

圓展科技表示,隨著企業規模的擴大,大型企業內各部門的開會頻率越來越高,從各大企業上班時間,會議室預約往往一室難求的狀況就可見一斑,而如此大量的會議需求,再加上業務型態、IT設備漸趨多元,會議品質的提升已成為大型企業首要問題,過去在會議系統的有限效能下,內部人員只能自行想辦法與對方溝通想法、理解會議內容,但在競爭激烈的商業環境中,人員的精力與時間必須用在刀口上,智慧化會議系統除了可讓溝通更有效率,透過數位工具的協助,與會人員還可在過程中激發出不同想法與創意。因此圓展科技指出,對企業而言,智慧化會議系統不會只是單一IT設備的投資,更將成為企業提升效率與員工價值的平台。欲了解更多資訊,請至活動網頁

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