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三澧企業藉FlexSystem ERP建構商業流程 展現營運效益

  • 張丹鳳
三澧企業總經理室專案經理陳偉綸(中)認為,從過去單店管理邁入餐飲集團全面管理思維,是從點、線擴及到面的大改造,唯有借助高彈性ERP系統,才能打造符合內控的商業流程與公司需要的功能;左為佛萊信台灣區資深專案顧問莊文儀,右為佛萊信台灣區業務副理簡子函。

台灣人工作辛勤之餘,都想品嚐美食、犒賞自己。承襲自日本Wondertable(隸屬HUMAX集團)的三澧企業近年積極引進新的餐飲品牌、開拓營業據點,並設置中央廚房,現已在台灣設立6個品牌、全台40個據點,包括以壽喜燒吃到飽聞名的Mo-Mo-Paradise,標榜道地義式風味的Bellini Pasta Pasta,主打天丼炸物的天吉屋,都能滿足許多老饕的味蕾。

隨著營運規模擴大,三澧深知針對管理流程、控管機制與分析報表...等環節皆須跟著改變,要重建完善的企業管理架構,需重新評估新的ERP系統,以期望跳脫過往單店經營的框架;幾經評估,在兩年多前擇定導入佛萊信電腦軟體提供的FlexSystem ERP系統解決方案。

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系統設置上也富含彈性,用戶僅需藉由新增或修改設定,便能靈活因應新需求,節省不必要的時間與費用再次產生。

借助高彈性的ERP系統 規劃長遠的經營管理

三澧企業總經理室專案經理陳偉綸表示,看遍許多ERP產品,深覺多數ERP供應商皆以製造業邏輯來設計系統,置入許多不適用於餐飲業的功能,架構設計也流於制式僵化,無法對準三澧的需求;捨棄眾多選項後,發現唯獨FlexSystem擁有三澧最想要的關鍵元素「彈性」,一來系統架構採模組化設計,允許用戶導入所需模組,無需整套系統照單全收,二來系統設置上也富含彈性,用戶僅需藉由新增或修改設定,便能靈活因應新需求,不必耗時費工另闢客製化專案。

陳偉綸說FlexSystem蘊含的彈性特質,對於預見未來管理方式將不斷精進改變的三澧,無疑一拍即合,因而決定採用。三澧經營高層認為,伴隨分點增多,不宜再用老方法指派人力逐一訪視現場收集資訊,應轉向數字化管理,所以分析功能的好壞,也成為ERP遴選重點,而這點亦是FlexSystem的強項。

此外FlexSystem支援彈性資料的匯出匯入模式,可串接多元資料格式,意謂FlexSystem 容易與其他系統進行串接,此項特色也對三澧後續的專案規劃產生莫大影響。佛萊信台灣區業務副理簡子函指出,三澧長年採用前一套系統,使用者已有慣性,若驟然全數轉換恐形成衝擊,再考量FlexSystem具資料串接彈性,決定採分階段導入,第一階段優先佈建會計總帳、固定資產、付款及列印票據...等財務管理系統相關模組,其餘進銷存功能暫由舊系統繼續支援,由FlexSystem介接舊系統資料;至於率先導入財務管理系統的主因,在於會計總帳是ERP的心臟,為一切資料的終點,且實施範圍僅財會部門,影響程度較小,成功上線機率較大。

ERP顧問與專案負責人扮演專案成功之關鍵角色

佛萊信台灣區資深專案顧問莊文儀,則擔任第二階段進銷存相關模組導入的顧問。此階段前期規劃約5~6個月時間,她與陳偉綸仔細討論各部門的作業需求與流程,產出厚達80頁(A4尺寸)的需求規格書,接著佛萊信工程師利用3個月時間,依規格書進行程式開發測試,整段上線歷程約9個月。

莊文儀直言,相較其他案例,三澧專案的執行效率明顯較高,可歸功於陳偉綸扮演稱職的對接窗口,首先有效彙整內部採購、總務、財會、營業現場、中央廚房...等等所有部門的流程與需求。其次將這些內容儘可能轉譯為ERP系統商能理解的語言,使得莊文儀能更精準地給予系統應用上的建議並能更有效地與工程師溝通。最終佛萊信按規格書上定義好的流程,進行課程設計,分階段實施教育訓練,成功幫助三澧每個部門加速理解各自作業流程。她建議其他有意導入ERP的企業,不妨認真培養內部ERP專案負責人此角色。

從職務需求擇取報表模組 資訊匯集才能聚成效益

三澧在規劃新的系統導入時,深深瞭解要建立自主靈活的系統,才能針對不同事件狀況提供最純粹的數據,也要擁有操作的親和力,因為僅有透過各職務的end user活用才能回報數據的效益,若達到此目標,眾數的表單與數字才能見微知著,而面對業務的滋長與版圖的擴大方能水到渠成。

透過FlexSystem上百張標準報表和親和易用的樞紐分析表(Pivot Table)、FION(Financial Information ON-line)報表工具,讓使用者無需學習特定程式語言,也不必強記複雜Excel函數,即可靈活地依照公司需要「自行定義」分析報表;例如管理者若希望得知各店鋪損益或是當月營收成長,究竟是因為客單價提高、來客數增加或其他緣由所造成,此時只需選定所需的分析維度,即可快速生成報表。最終探索數字背後的真相,作為未來強化服務內容的建構與菜單設計的依據,而這些是以往難以做到的項目。

陳偉綸歸納FlexSystem ERP導入效益:過去礙於制度與流程不明確,發生問題時,往往由同仁說了算,未必能徹底解決問題癥結,如今透過新系統完整控管各項流程,有效導正以往種種疏漏,讓同仁在未來的實際操作上,逐漸的去了解各個流程設立背後的原因與對未來經營管理上的重要性。並且經由正確的操作與主檔資料維護流程,讓公司可以開始積累乾淨且有分析價值的內部資料。

此外,隨著經營資訊完整通透,讓公司運作上得以加快資料分析的節奏,作為各部門經營決策與檢討績效的客觀依據,借助靈活的報表功能,挖掘從前看不到的魔鬼細節。伴隨財務會計、固定資產、進銷存、POS...等關鍵系統的基底趨於穩固,且促使各環節資訊皆能有效串接,三澧有意善用這個基礎,接續邁向科學化的現代管理進程。