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自助式BI蓬勃發展 IT人員需尋求管理與開放的平衡點

  • 李明芳
IT人員為了因應各使用者單位不同的需求,時常忙得不可開交。自助式BI讓使用者能夠在網頁介面下,自行查詢並產生報表,在不同的資料來源裡也可快速且彈性地查詢數據資料。法新社

前言:

企業數據量越來越龐大,數據的複雜性亦日益提升。而決策時間卻隨著商業競爭而縮短,因此不得不仰賴更好的工具。再者,若是面臨經濟不景氣的情況,企業還得被迫裁員或凍結新進IT人員,每位員工都必須擔負更大的工作任務。自助式商業智慧(Self-service Business Intelligence;Self-service BI)系統,有別於一般BI,不僅提供終端使用者數據及報表,同時也能夠在瀏覽與儲存並行的模式下,檢視數據資料,這代表數據可以重複使用和分享,更進一步促使自助式BI市場蓬勃發展。

本文:

成立於2005年的Dealer Services Corp.(以下簡稱DSC),為全美最大的二手車融資服務公司,為超過1,000家汽車經銷商提供其購買代理的汽車與相關車用產品的服務。對DSC而言,每台車都會有1份貸款證明,詳細記載車子狀況,以及付款時程。每台車都有這些資訊,累積起來就是非常龐大的數據。

他們原先是使用基本的交易報告系統(transaction-reporting system),不過隨著業務擴張,使用者通常都會要求更多的數據及不同的檢視方式,若是各自用Excel工作表自己進行分析時,那麼不同的工作表又會產生不一致以及數據不夠精確的問題,以致原先的系統日漸不敷使用,同時也讓IT人員負擔日重。DSC需求的BI系統,是使用者能夠在網頁介面下,自行查詢並產生報表的BI工具。

在美國經歷經濟大蕭條(The Great Recession)時,震懾了絕大多數二手車產業。許多經銷商認為這段時間不會太長,會漸漸趨緩,所以他們持續增加其庫存,因此許多辦理二手車存貨貸款的企業,亦無做任何資金上的運用調整。後來,DSC導入了Information Builders Inc.所開發的WebFocus軟體,其自助式BI模組讓其分點經理可預先察覺經濟的下坡情勢,無需藉助IT部門的技術協助。

在減輕IT人員負擔的同時,也提高了數據品質及一致性,讓後續管理階層在做決策分析時,有了更可靠的依據。當經濟不景氣發生時,自助式模組即會對閒置過久的庫存品,發出警告。這對業者而言,是非常重要的警訊提醒。這可讓他們更有效控管借款,以及調整融資準備(financial reserves),減少不景氣的衝擊。系統也會提醒經銷商,哪些車種銷售不佳,不可再買進,這減少了發生呆帳的機率,也讓業者面對經濟不景氣,有更充裕的資金準備。

另外一個例子,則是醫療裝置製造商OraSure科技公司,在導入自助式BI前,僅有2人的數據分析部門,難以因應業務、財務等不同部門接踵而來的資訊需求,給部門同仁工具,讓他們自己分析,是更有效率的作法。後來OraSure選用的是思愛普(SAP)「BusinessObjects」的自助式系統,其網頁模組介面,讓使用者可以自行篩選想要看到的欄位和數據,並以圖表的方式呈現,使用者還可自行製作「儀表板」(dashboard),讓使用者可以不由程式頁面去查詢與檢視數據,在操作介面中,使用者看到的不是技術名詞,而是他們例行作業中用到的項目名稱,如「出貨量」等。導入自助式BI後,每位使用者最多可以自行製作出160份不同形式的報表。

在各家廠商提供的不同產品選擇中,由於使用對象的不同,是否容易使用(easy of use),成為產品間最大的差別之一。對BI專業人士來說,是很直覺的介面,但對行銷分析人員來說,卻可能窒礙重重。而對BI不熟悉的使用者而言,他們需要可以快速上手,並會一步步引導他們執行各種BI任務的介面,最終能產生客製化報表和儀表板的版型。

BI系統需兼顧專業使用者需求

對較專業的商業分析(Business Analysis)人員來說,他們需要的是更細緻的BI工具,除了商業分析會用到的預測分析(predictive analytics)、多維度查詢(multidimensional query)及資料採礦(data mining)等,彈性(Flexibility)也是企業選擇自助式BI的重要考量點。專業使用者(power user)想要做即時查詢(ad hoc querying)或者在資料庫中進行進階分析時,自助式BI必須讓其檢視並製作報表,並且不會動用到下層架構性的數據,讓他們有更多彈性,在資料庫中採掘資料,快速製作出所需的檢視和查詢結果,而無需IT技術人員協助。

IXI Corp.為一提供風險與獲利管理的顧問服務公司,在其舊有的BI系統裡,使用者很難改動報表中所要顯示的數據及欄位,若有更動需求,必須在現行數據模式下做調整,還要經過審核及確認,是個漫長又費時的過程。參數固定在程式原始碼中的數據結構,無法滿足IXI使用者每天更新數據的需求。

後來IXI採用了Tibco軟體公司的「Spotfire」,在不同的資料來源裡進行快速且可彈性調整的數據查詢,平均來說,要看到1個新的查詢檢視畫面,只需要舊有系統4分之1的時間。換言之,IXI提升了4倍的生產力。

雖然對終端使用者而言,如此方便好用的軟體帶來工作上的便利,也為IT人員省下許多時間,IT主管們卻對使用者擁有的駕馭能力,有些危機感。尤其是自助式BI服務的設定,給予非技術人員直接存取企業核心數據的權利。所以,可能發生的情況是,使用者在1個5TB的資料庫中做大範圍的資料查詢,造成伺服器使用效能銳減,或其他更糟的情況。IT主管普遍認為,BI並不會阻止使用者不犯錯,只是加快報表產生速度而已。

要解決這個問題,IXI公司的IT團隊,在使用者與BI工具之間,建置了1層介面。使用者可能有權限在某些資料層存取數據,但在其他資料層則不行,使用者也無法匯總不同層級中的數據。大多數主要的BI平台,都支援這種以職務角色為存取資料的權限。而層級區分的越細,資料控管的效果也相對提高。舉例來說,1位業務員可能只能查詢其負責業務區域內的客戶及銷售資料,而採購人員則只能看到其所負責的料件的成本價格等資訊,而業務協理則有權限檢視所有彙整到他那裡的報表。

打破部門疆界 共同作業

自助式BI還有1項新功能,是讓不同類別的使用者不只是分享報表和查詢結果,還能共同作業,一起制定檢視和分析資訊的方式。像是在前述的DSC公司中,IT人員會定期與一群使用者組成的委員會開會,當使用者在實務運作上有更好的作法時,也會加入報表和檢視畫面中。讓IT人員複製此作法至全公司的系統中。這樣的作法大幅縮短了從發想到建置報表,到大範圍導入執行,讓使用者可在儀表板上看到的時間。

據科技研究機構Forrester表示,企業已開始使用協同混搭(collaborative mashups),讓團隊成員可線上開發圖表、儀表板和報表,並且可在部落格、甚至Facebook上存取。若是能做到適切的安全性管控,自助式及協同式BI可弭平長期以來,不同部門和組織層級間的溝通障礙,提升溝通速度,當然也使企業能做更有效的決策。目前已提供此種服務的廠商包含Lyzasoft Inc.,、Tableau Software Inc.,、JackBe Corp.等。

開放原始碼BI平台亦獲採用

一些大型機構也開始使用開放原始碼平台,如BEE Project、Jaspersoft、Pentaho、SpagoBI等。不過,開放原始碼並非沒有任何成本,有些開放原始碼BI產品由於部分原件尚未整合至其中,還標註「需要額外組裝原件(some assembly required)」。此外,有些開放原始碼的套裝軟體缺乏大型企業所需要的某些功能,如負載平衡、可連結至常用資料來源等整合性強、可延伸性佳,並兼顧系統安全的功能。

最後,值得一提的是,數據治理(Data Governance)、資料安全、使用者間互動的集中化監控管理(centralized monitoring and control),對於任何任何欲導入BI系統的企業來說,也都是需要嚴加考量的關鍵因素。

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