智慧應用 影音
財團法人工業技術研究院
20210924_D Webinar企業決勝關鍵論壇:快速驗證產業轉型應用

Adobe吳振章:中小企業啟動數位引擎的四個步驟

Adobe大中華區董事總經理吳振章認為,自動化工作流程不一定複雜又昂貴,對中小企業來說,要將常見的紙本流程改為線上自助服務流程,只需四個簡單的步驟。Adobe

疫情改變了企業營運和工作模式,在WFH的遠距工作形態下,企業是否已經具備數位化的流程管理能力?是否能在線上完成所有企業簽呈/表單/文件/資料的簽署、共享、審核及儲存管理流程的自動化能力,正是考驗企業在此特殊時期下,是否具備足夠的應變能力和營運彈性。

Adobe大中華區董事總經理吳振章表示,自動化工作流程不一定複雜又昂貴,對中小企業來說,將常見的紙本流程改為線上自助服務流程,只是四個簡單的步驟。

首先,是啟動新程序:按需求建立HTML表格,並針對適用情況選取適當表格或檔案套件。其次,觸發後續步驟:使用條件式邏輯正確傳送每個要求,讓檔案自動依次從一個工作移至下一個工作。第三,採取行動:自動將工作傳送給正確的人員。收集檔案、審核、核准、簽署、傳送等。最後,使用儀表板:管理已簽署與已接收的檔案、生成報告,並即時審視檔案週期。

透過自動化流程的建置,客戶、合作夥伴、員工就可以隨時隨地開展業務,提升生產力並改善用戶體驗。

吳振章表示,「數位檔案」這項有助加快數位轉型的關鍵技術,已成為企業營運的必須品。根據Adobe進行的一項調查顯示,亞太地區受訪企業中,有84%的公司將在疫情後繼續使用電子簽名檔案,更有73%的受訪者認為,未能提供電子簽名選項的企業,營運表現落後。

疫情前,數位檔案管理只被視為企業眾多改善提案的其中之一,但在疫情期間的考驗下,讓數位檔案這項能夠加速數位轉型的關鍵技術,從「Nice to have」成為了「Must to have」。不論是提升企業生產力,或是要滿足消費者日益成長的期望,中小企業建立數位檔案管理自動化流程,已是不可迴避的課題。

許多中小企業員工每天都重複執行撰寫合約、收集客戶資料、訂購標準耗材等相同的任務,這些人手操作的紙本流程不僅消耗員工寶貴的時間,亦無助提升企業效益。如能善用如Adobe Sign進階工作流程等自動化技術,就可以協助員工更快、更準確地執行常見任務。

例如,人力資源經理可以根據每位應徵者的職位、薪資、福利等,通過一個簡單的網路列表,自動生成不同版本的錄取通知書,然後發送給錄取者簽名,並且追蹤通知書進度,存成已簽署的數位副本,省去手動建立、列印或郵寄的工作流程。如此,員工就能將精力投放在能為企業帶來更大效益的業務上。

然而,許多計畫啟動自動化工作流程的企業,往往不知應從何處開始。Adobe從經驗中提出建議,在訂立合適的自動化流程時,企業可以從記錄簽呈紙張使用情況開始,找出那些因手動或紙本工作流程而影響累營運進度、或延遲業務價值的工作環節,著手進行改善。

接下來,讓包括員工、客戶、供應商、合作夥伴在內的所有利益關係人參與企業轉型。不但要確保所有人都參與,也要讓參與者了解解決方案對企業及個人帶來的潛在好處,可以如何改善他們面臨的具體痛點,以強化其變革決心。最後,一定要作長遠考慮,制定短期及長期的數位成熟度里程碑,並朝著目標邁進。


  •     按讚加入DIGITIMES智慧應用粉絲團
更多關鍵字報導: Adobe