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辦公管理再升級 億光打造智能總部

億光透過研華的會議室及訪客停車預約系統,讓公司資源的應用更有效率,也更符合環保概念。

林稼弘﹧台北

網路預約讓資源管理更人性

這聽起來像是電影中未來世界的描述。但事實上,對億光來說卻是資源管理的重要一環,億光電子人資暨總務處總務部主任蔡財源說,像億光這種容納六七百人的總部大樓,就算提供了48間會議室、50個停車位,但在業務繁忙的時候,仍不免有搶用會議室或停車位不足的情況發生,為了讓員工能錯開在同一時段使用這些公司資源,對公司資源進行更有效的管理,億光在之前的土城舊大樓時就已打算採用電子化方式來預約管理會議室與停車位,而正好配合新大樓興建完工,這套全新的預約系統也就率先在樹林總部使用。

目前此套系統除了透過設定進行會議室與車位的事前預約外,客戶來訪當天也可以讓警衛室與接待處的人員立即透過電腦來確認訪客身分、以及要找的是誰,而一旦訪客報到後,系統就會發出E-mail通知當初預約的同仁,因此門禁管理人員也就不需像過去一樣得透過內線電話通知員工並確認訪客身分。

電子化應用提升整體效率

如此一氣呵成的作業模式,是由億光與研華共同討論所完成的解決方案,這套稱之為會議室及訪客停車預約系統,採用研華的UTC-W101智慧觸控電腦、DSS-7142互動式資訊站(Digital Signage Station),以及專為億光打造的軟體程式所整合完成。蔡財源表示,過去我們總務部會把當日會議室使用情況以紙本列印後放在會議室前的架子上供員工確認之用,這種人工查閱的方式既無法即時更新使用情況也浪費了許多紙張與人力,如今有了預約系統,不僅省紙又環保,控管效率也大幅提升。而配合預約系統,億光位在各樓層的會議室門旁都嵌入了一台10吋大小的UTC-W101平板電腦,不管是有外部訪客參與的會議或是內部的員工會議,電腦上均會清楚顯示會議時間、主題、預約人、分機、與Check-In/Time Out等資料,員工只要在會議開始前點選Check-In的選項,會議室的使用也就立即生效。同時藉由會議室前這種點選報到的概念,員工在個人的電腦上就能清楚得知那間會議室是可供使用的,而總務部的同仁也能清楚得知目前會議室的使用情況,日後更能透過報表來稽核會議室的使用效率。

貼心的服務,環保的應用

另外,研華的UTC-W101不但是把主機與螢幕整合在一起的硬體設備,美觀的外型與觸控的使用方式,也深獲億光員工的好評。蔡財源指出,研華這種All-in-One的電腦,省去了要為主機另外找放置空間的問題,現場的線路配置也更精簡,而其厚薄度也正好適合嵌入會議室門邊外牆上,並且這種觸控點選方式不但省下紙張,在不需使用時亦可設定為關機狀態,再加上其低耗能的產品特色,均能符合億光追求環保生活的公司理念。

值得一提的是,42吋直立式的DSS-7142互動式資訊站,是經過研華長久研究後,提出以190公分最符合人體工學與視覺角度的硬體設計,供使用者建置一目了然的多媒體導覽機,蔡財源說:「過去每當有重要貴賓來訪,他們都會製作A3尺寸的立牌,但自從有了DSS-7142,這些作業都能透過這種電子立牌來完成,而且不再只侷限於文字的歡迎詞,照片、影像這類圖檔也更增添立牌可看性。」據一位億光總務部的同仁表示,日前某國內大型集團的執行長來訪時,看到互動式資訊站後,除了直呼先進之外也深表讚許之意。蔡財源表示,億光會充分運用這套軟硬體設備的功能,以達到環保節能的公司資源管理,未來也會將此e化應用推廣至億光全球不同的據點。

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