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串接開刀到補給7大部門 北榮智慧化醫院特材管理

諸如人工膝關節手術,許多特材的管理,由資訊系統來輔助,將能大大提升整體醫學服務流程效率。蔡騰輝

醫院的智慧化管理項目與計畫極多,從病人入院之前的醫療人員配置、硬體設施的建置、跨科室的軟體相連互通,到病人入院後的門診病歷、治療時的醫療器具管理,病人出院後的追蹤與金流、藥流、衛生教育等都是各醫療院所希望不斷精進的地方。針對特材管理與單一識別系統的推動與未來展望,台北榮民總醫院(以下簡稱北榮)骨科部關節重建科主任陳正豐分享近期北榮的管理方法、電腦化、同步化、無紙化、透明化等四大策略與串接七大部門的實際應用。

導入資訊化系統 特材與手術管理資訊一條龍串接更有效率

105年1月起,健保署的「鼓勵醫事服務機構即時查詢病患就醫資訊方案」,也就是大家所熟知的健保存摺計畫,而計畫中就需要上傳人工關節植入物的資料,像是醫令代碼64164B代表全膝關節置換術、64162B代表全股關節置換術等資料。在北榮骨科部特材/植入物條碼數位化的構想中,所有品項Barcode及完整對應資料建檔、醫療器材單一識別系統(UDI)導入、資訊室整合廠商提供與補給室校對內容。

如此一來,開刀房同事掃描特材編碼Barcode,電子病歷、帳務系統、手術紀錄、護理紀錄、院內的費用組、計價組都有了資料,擷取條碼上傳健保申報,同時更方便的是醫材補給室電腦也可以自動發送電子郵件與簡訊,通知廠商自動補貨,而這流程都要符合個資保護與限制傳送資料內容的規範。

電子化自動補貨通知成效,若以每通叫貨電話至少3分鐘來計算,已節省了5,488.6小時,每位流動護理師每日工作8小時來估算,已節省1.87年的時間。未來也期望能一物一碼一價格,能夠即時精算手術的真正成本;手術帳單/醫材/特材登記電子化、手術帳務電子化,包括自費、部分自費、健保、有條件健保、組套非組套、單項計價等,也讓三聯單、廠商請款、手術室對帳、使用科部稽核、出納組支付、補給室庫存管理都電子化。

過往特材使用和費用請領等記錄都須人工 手術應用與管理稽核都難

人工關節條碼上傳的傳統作業方式,從開刀房將條碼貼於帳單、費用組輸入條碼、骨科向資訊室申請增加手術紀錄欄位、骨科手術醫令與特材條碼上傳健保署。在上述流程中,也有許多挑戰是可以透過資訊系統輔助,由於醫材條碼眾多,開刀房同仁要在短時間內確認是否符合健保署規範困難;QR Code無法掃描,須人工鍵入;條碼規範多樣無明確定義、稽核困難;兩側患部同時手術時,無法辨識使用側性等。

目前醫療器材單一識別系統(UDI)廣受100多國採用,包括美國、日本、澳洲、加拿大、紐西蘭、荷蘭、法國;在B2B、B2C也都廣為應用,任何醫材、藥品皆採用GS1標準。未來也希望從第一類醫材到第三類醫材,都能夠有系統性的條碼,也希望廠商能夠共同來配合;陳正豐特別提出,多年來也會有不少創新醫材到醫院測試,未來這些測試醫材也必須要有UDI才能參與測試,而這也是諸多生醫新創在與醫院合作過程當中,必須留意之處。

醫療資訊管理系統的建置 全院總動員才辦得到

特材管理系統也是需要全院齊動員,包括以醫療品項資訊化特別小組為中心,同步整合資訊室、補給室、醫企部、藥學部、檢驗部、臨床單位、護理部等七大部門以上的單位,才能真的落實。陳正豐分享,這都是召開10次以上的協調會議才有的成果。

因為是跨團隊的合作,也藉此機會盤點與掃描北榮包含一二三類等所有醫材、特材的UDI碼編碼狀況,從一般外科、移植外科、乳房醫學中心、整形外科、胸腔外科、泌尿外科、大腸直腸外科、兒童外科、骨科部、神經外科等10個科別,已匯入UDI、未提供UDI、無條碼的狀況都清楚掌握,也希望未來能夠在一物一碼,將裸裝特材也都建立條碼,在全面將北榮12碼的物料號改為15碼的過程中,讓特材管理更有系統化,包括品名、規格、大小、粗細、長度、側性、厚度、容量等都分類建檔。

在手術特材電子帳戶規劃暨自動辨識系統的應用上,「單品項」呈現計價條碼,收碼如M762046801N,M7620468代表「院內計價碼」、01代表「品項數量」、N代表是否自費;「組套」則僅呈現組套計價碼,組套內品項不呈現計價碼。

延伸閱讀:【健保署長李伯璋專訪】創新醫材取TFDA證後 導入關鍵在於品質(之四)

蔡騰輝

DIGITIMES電子時報智慧醫療主編蔡騰輝Mark Tsai
專注研究智慧醫療產品技術服務導入場域時,所遇到的困難癥結與如何克服要點。
精通中英德語,熱愛挑戰與Swing Dance。
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