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【童恒新專欄】疫後爆量的遠距數位研討會 你是賣家?還是買家?

要辦好一場線上研討會或遠距線上課程,從平台選擇、課程安排、講師邀約、活動流程、行政支援,付費型研討會或課程要如何創造高報名率,有許多的技巧和眉角。Pixabay

學者們參加國際研討會,心中大多充滿期待:當觀眾時,可吸收新知識增廣國際觀;當演講者時,可傳遞己身專業和經驗給國際人士;不論身為聽眾或講者,總是收穫滿滿。除此,研討會結束後,在全球不同城市的體驗,亦是難得的生活經驗。

2020年受疫情影響,大部分國際研討會改成線上或取消,台灣諸多原訂實體舉行的研討會,因疫情的不確定性及須遵守防疫規範亦改為線上。經過一段時間的適應期,參與者已熟悉線上軟體的使用和操作,更能設計出接近實體的互動體驗。許多人也喜愛上遠距數位的方便性,無須舟車勞頓,無須梳妝打理,省下不少時間與費用,多出彈性運用的空間。

欲主辦一場高品質、適切性的遠距數位研討會,有許多需要注意的事項,以下分享如何籌備與如何尋覓的眉角。

主辦單位應如何籌備?

要讓遠距數位研討會的學習效果達到最大值,專業的主軸設定及幕後行政團隊是很重要的關鍵。首先,可盤點近期相關領域研討會主題及排程,用熱點分析找出可能吸睛的知識缺口。

建議邀請的線上演講者是否擁有專業兼備幽默感,若有邀請國外專家學者,安排上要有巧思的注意時差的問題。也可請國外講者先預錄演講影片,避免當下網路不穩;若觀眾以本國人為主,英文非母語,若講者有口音、或訊號不穩造成聲音斷續,會增加理解上的難度。此時可預先做好影片中英文字幕的後製工作,以增加學員學習成效。

關於遠距數位平台的選擇:目前市面上常用的遠距視訊會議軟體,如Google Meet、Microsoft Teams、Cisco Webex、Zoom等,功能其實大同小異。若需要提供中英文雙軌即時口譯功能,宜選擇其不限時間,穩定性高,詳細的觀看分析,會議錄製有支援雲端儲存,且無限制容量,例如Zoom企業版。通常會議視訊設備公司都會提供上述服務,也可以透過此類公司的專業服務,讓會議更流暢。

研討會開場前的暖身課程前20分鐘開放學員線上簽到,播放輕音樂,好處是讓學員確認自己有聽到聲音,調整自己的設備。

建議要有一位專門的工作人員擔任小編,即時回答學員聊天室的問題,讓學員安心。若研討會有提供中、英文雙語音軌即時口譯,可以請主持人在開場前,再次說明如何使用,並請學員測試看看有沒有切換成功。

Q&A時間若開放線上學員自由發問,可能發生多位學員同時提問的情況,也會因為網路延遲問題,導致發問學員聲音重疊的情況,因此建議可以事先請學員在聽課的同時,就先記下要提問的問題,在聊天室先用文字發問,行政端指派工作人員負責收集問題,將相似的問題彙整,在Q&A環節時,統一由主持人代為提問。

會議結束時公告填寫課後問卷,並於會後寄發參加證書。觀看會議後台分析紀錄,可以清楚知道每一位學員的進出時間及觀看時間,通常下午學員觀眾會開始離開,等到簽退時又會重新上線。也可以注意哪位講者的時段人數較多,可以去思考是因為講師魅力還是時段較佳?上述的分析資訊,皆可以做為下一次會議安排之考量。

行政人員亦是研討會成功的關鍵,從架設麥克風、調整演講桌鏡頭角度,與主持人順流,與設備工程師溝通,甚至當場化身為導播。一場完善的遠距數位研討會,講者雖是靈魂,但同時需要強大的行政團隊支援,以完成細膩的內涵傳遞工作。

聽眾如何選擇? 買家賣家的平衡點

實體研討會可以達成專業交流、社交網路與異地文化體驗,然而遠距數位研討會大大降低後面兩項目的。我們期待透過線上研討會獲得什麼? 跨域整合新意?完整自己專業拼圖? 疫情後衍生的新常態?先了解自己期待與目標就可以分析各式研討會的內容,達到同時累積學分維持專業證照與符合期望。另外,若是免費也是符合經濟效益。

遠距數位研討會是疫情下的專業活動新常態,相關利益團體包含主辦單位、廠商及聽眾。這樣的三角關係衍生出與過去實體會議嶄新的運作模式。主辦單位(賣家)支出雖省下了餐飲、場地、招待、講師交通住宿等實體服務費用,但因線上會議模式的報名註冊費收入也因此減少。

廠商部分,功能完善的線上會議平台多為付費功能,國際性研討會的現場即時口譯服務變成翻譯字幕,廠商贊助方式也從實體攤位轉為數位廣告。

買家(聽眾)市場中有許多具備經濟效益的選擇,能夠提供獨特新知識,買家才有意願付費買單;賣家能輸出其他競爭者無法取代的經驗才能永續。

學術單位若為主辦單位,則屬於專業交流與傳承,尋求第三方政府部門或廠商資源方能達成雙贏局面。學者與專家是特殊族群,其自學能力極優,要能吸引他們主動花時間上線,必須有幾個特點。首先,上課內涵要有前瞻性,例如多面向分析該產業新世紀走勢;課程附有實用價值,例如數據分析可直接使用於己身的研究,或新穎數位遠距教學秘訣,可直接實踐在己身授課,提升學生學習成效。

若上完課提供國際認可的證書,加值個人專業,亦或吻合學校未來發展,都可以增加課程吸引力。

國立陽明交通大學於今(2021)年揭牌,將成為一樹百獲的傑出大學。疫情下由校方主辦的遠距數位國際師資培育課程依舊精彩,協助老師學習線上教學策略訓練。護理學系有兩位對教學充滿創意與熱情的教師參加培訓,一位助理教授與一位副教授;經由培訓後,老師們結合新穎的遊戲互動過程進行遠距數位教學,有別於過去傳統的講授方式,獲得學生極大的讚賞。

作者簡介
童恒新,國立陽明交通大學/護理學系特聘教授/護理學系 系主任
陳皓羽,臺北醫學大學 醫學模擬教育中心/舉辦醫護研討會 行政專員


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