鑫捷科技、Epic Cloud攜手合作新可大導入Google Workspace
- 張丹鳳／台北
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創始於2012年的新可大國際(SCADA)，主要從事自行車腳踏板、升降坐管、頭管避震前叉、導鏈器及相關零組件的研發、設計、製造。一路走來，新可大始終致力成為全球精密製造產業中，長期且值得信賴的品質、技術與產能的提供者。
新可大資訊部林副理指出，近年受疫情影響，促使自行車熱銷、迎來百年難得一見好光景，因而帶動業績暢旺，使集團人數從去年(2020)60人快速成長到近200人；連帶導致既有Mailbox郵件伺服器容量不敷使用，亟需加以擴建。公司也決定藉機導入新的郵件系統，也一併建立AD、防火牆、Anti-Spam等系統，強化資訊架構完整度。
原本新可大屬意以自建方式部署新郵件系統，但在評選過程中，聽聞鑫捷科技軟體雲端事業處建議介紹Google Workspace解決方案，深覺若採用這類型雲端服務，不僅滿足電子郵件通訊需求，也能同時過濾垃圾郵件、管控資安風險，算是一舉數得；加上許多新進同仁對Google服務頗為熟悉，比起使用Outlook更加得心應手。
基於種種考量，讓新可大拍板決定採用Google Workspace服務，並於今年7月完成導入。
採用雲端服務 順勢減輕系統維運重擔
而說到選擇Google Workspace的關鍵，林副理表示新可大IT成員不多，假使選擇自建郵件系統，還要投入心力於Spam管控，勢必讓每位IT同仁分擔沈重維運負荷；如今受惠於Google Workspace的導入，有助於IT同仁減輕重擔，進而保留足夠心力，協助公司發展更具價值的資訊應用。
Google Workspace隨附的功能項目甚多，基本上新可大員工最常使用的項目，不外乎Gmail、行事曆、Google Meet及雲端硬碟，此外像是Excel共編功能，也有許多同仁頻繁使用。換言之現在新可大同仁每天上班的第一件事，便是開啟Chrome瀏覽器，展開一整天工作旅程，透過這個環境處理所有事項。
而Google Workspace導入過程十分順利，連同從Mailbox移轉到Google Workspace，也沒遇到太多問題，這些都歸功於鑫捷/Epic Cloud的協助。在導入前，技術相關支援人員便與新可大IT人員共同召開多次會議，並依照專業與經驗，提前將導入過程可能遭遇到的問題羅列出來，再透過預先的模擬，為會遇到的問題一一找出解答，讓整個專案在可控範圍內順暢運行。
舉凡Domain移轉時可能出現的時效問題，如何將Outlook的PST檔案或聯絡人移轉到新環境，乃至有些人習慣在Outlook上設置一些規則、信箱歸類方式或簽名檔，也希望有機會在Google Workspace持續沿用；諸如此類的細節，通通都在Epic Cloud沙盤推演的範疇內。
另值得一提的是，在鑫捷協助安排下，Epic Cloud積極配合新可大的期望，陸續舉辦三次線上教育訓練，不但呈現豐富教材，也針對管理者、使用者分別提出詳盡的操作說明，包含收發信件、群組設定、規則分類、垃圾信的取回、寄件者/收件者同步、行事曆及會議室預約等等重要的操作技能，均被涵蓋於課程內容。
透過Spam防範措施 降低同仁被釣魚機率
論及Google Workspace為新可大帶來的效益，林副理認為層面廣泛。第一個是Excel共編，從前Excel檔案放在檔案伺服器，只要一人開啟，就僅有他能做編輯，對其他人通通進入唯讀狀態；假設公司要求各部門提交數據到某個單位進行彙整，就會經常出現「等你打好、我才能打」場景，拖慢整體作業節奏。如今大家都在雲上同時作業，可同時開啟同一份Excel檔案，接著編輯其中內容、也能迅速看到彼此的變更，不再有誰等誰的問題，增加集團工作效率。
透過雲端硬碟運作，同仁可上傳業務相關的公用檔案，一方面節省公司的機房空間，另一方面拜線上協作功能所賜，大幅簡化業務流程，也讓同事們能即時更新彼此工作狀況。
透過會議室預約整合於Google行事曆，不必像從前需要在會議室門口掛上紙板、由人員手動填上預約時間。再者收信體驗改善許多，包括在Chrome上透過Gmail收信，速度比起Outlook明顯加快；對垃圾信件過濾相對準確，不會像原本採用Mailbox時，規則怎麼調都不對，經常造成該擋的信件進來、該進來信件的卻被擋掉，現在這個疑慮不復存在，此外Google Workspace系統穩定度也更高，足以確保服務不中斷。
更重要的，Google Workspace協助新可大有效化解資安問題。比方說Gmail企業版提供垃圾廣告信件的防範措施，防止新可大被外部企業機構列入黑名單；首先系統經過掃描後，會將有疑慮的信件移至垃圾信件匣，降低員工開啟釣魚信件的機會，其次Gmail企業版不允許在短時間內發送逾20封帶有同樣主旨的信件，所以就算同仁不小心點擊釣魚信件、導致個人帳號被盜，也無法大量發送垃圾廣告信，不會讓新可大網域被列入黑名單的情況發生。
展望明年，新可大將視內部間接人員(例如業務、採購、財務、開發等)的數量成長，評估是否需要引進其他新功能，帶領企業一同邁向雲端服務，透過協作管理，提升全體營運效率及工作品質。
