把握機遇 SAP Concur助奧迪福斯汽車數位轉型

從2020年初COVID-19(新冠肺炎)疫情爆發至今近兩年，後疫情時代已逐漸形成新常態。各個領域企業都已接受，並逐漸適應不確定性，和挑戰與病毒和平共處。同樣地，汽車產業也面臨著來自上游成本增加、晶片產能限制等，產業鏈層面的衝擊。這次疫情已成為推動汽車業數位轉型的重要契機。

但對於奧迪福斯汽車來說，數位化的建置其實早於疫情爆發。正由於部署SAP Concur的差旅管理和費用報銷整合方案，奧迪福斯汽車得以在突如其來的疫情下，依然保持敏捷，更好地規劃業務策略，突破疫情時代企業成長的難題，並降低成本、提高效能。

奧迪福斯汽車股份有限公司是德國福斯集團於2009年在台灣所成立的銷售分公司，並以台灣福斯集團的身分負責經營集團旗下四大品牌，包含Volkswagen、Audi、Skoda和福斯商旅；2020年，台灣福斯集團憑借著豐富的產品陣線和靈活的品牌策略，在台灣共銷售23,164輛各式車款，並以12%市佔率成為台灣第三大進口車集團。
以汽車與零件批售和國際貿易為主要業務的奧迪福斯汽車，在疫情中也無法避免地受到影響。憑藉對產業趨勢的敏銳洞察，奧迪福斯汽車在疫情前就已預先部署SAP Concur解決方案，這讓其在眾多被迫居家辦公、業務受阻的企業中脫穎而出，展現出強大韌性。

在部署SAP Concur前，奧迪福斯汽車的差旅和報銷流程，涉及公司內外眾多部門，申請系統和審核單位。以海外差旅為例，從向HR呈交出差申請、到部門主管、財務長等不同單位輪流審核，再連繫旅行社溝通訂票細節，並在系統提交機票等費用核准，整個過程複雜冗長，常需要耗時一週以上。過往紙本流程，傳統紙本遞送簽呈的不透明性，員工無法得知審核進度，做即時追蹤。多系統並行，因不常操作系統，經常遇到阻礙，員工需要耗費大量精力學習和熟悉差旅流程與政策。

針對舊有流程問題的實際改善，並納入顧問公司的建議，綜合評估後奧迪福斯汽車團隊，決定借助SAP Concur對流程進行升級。透過前期細膩地深入溝通，SAP Concur 顧問團隊利用系統功能模組的專業，和差旅管理公司的後台程式進行銜接，使公司對機票、交通、住宿等費用，和員工出差常見之問題，更清晰明瞭的整合於系統中，減少員工申請過程中，反覆修改日期，來回詢問的時間。 主管對於預算掌控，出差合理性，更即時的控管，高效提升溝通的效能。

在請款階段，取代過往紙本流程，更新為線上後，透明度大為提升，員工不再需要頻繁親臨，或致電財務部追蹤進度。利用手機App，管理層能隨時批准員工提交的申請，5分鐘不到就能完成單筆的申請核准。同時員工拍照上傳單據，即能印製請款單，加快請款時效和報銷速度。資料顯示，部署SAP Concur的差旅報銷後，海外差旅的審核時間，由5個工作天減少為2~3天，時間大幅縮短。此外，開票手續費，轉為Online線上訂票後，直接線上online的開票費用，相較於人工開票手續費，減少25%成本降低顯著。

SAP Concur發揮數位化之力，讓企業即使在員工居家辦公的情況下，依舊得以高效進展和規劃遠程業務。未來SAP Concur將持續努力，透過提升財務流程，協助奧迪福斯汽車，在日益複雜的國際環境下，和多方競爭格局中抓住機遇，乘勢而上，攀登新的高峰。