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京瓷文件管理服務助企業解決管理及資安痛點

  • 鄭斐文/台北

對於不少企業,文件輸出設備是頗令管理者頭痛的一環,其中最主要癥結,源自於費用不斷增加,一來因設備老化導致效率低落、浪費時間資源,增加許多隱藏成本,二來多數公司其實未能完全掌握輸出設備的台數及用途,難以認定究竟哪些流程衍生較多費用,且由於缺乏完善的監控措施,不僅加重IT與管理負擔,也在資料安全方面徒增變數。

為協助企業擺脫困境,台灣京瓷辦公資訊系統(KYOCERA Document Solutions Taiwan)近年大力推廣「文件管理服務」(Managed Document Services;MDS),期望憑藉完整產品線,以及來自單一廠商的專業化與客製化服務,為用戶營造文件管理費用透明化、提高員工生產力與行動力等顯著效益,同時確保文件與資料安全性。由於MDS的價值主張明確,有助化解企業文件管理上的諸多痛點,因而獲得愈來愈多企業青睞。

京瓷ECOSYS M8130cidn系列。

單一UI與驅動程式  降低學習門檻

台灣京瓷事業戰略部經理楊亦琦表示,以飯店業為例,算是該公司近年頗有斬獲的領域之一,該產業場域存在一些共同特色,包括員工人數多、流動率高、設備台數多、耗材與備品多,及IT人員需要兼管複合機或印表機,隨著多項複雜變數的拉扯,導致文件輸出環境的效率低下;為此不少飯店趁著原有設備租賃期滿之際,紛紛評估新的供應來源,並針對未來的設備服務廠商,羅列出諸多要求。

綜觀這項要求,主要偏重於管理議題,例如必須整合員工卡、共用帳號來進行設備管理,必須滿足彩色印量及使用權限的管制需求,再者則需提供部門及人員帳務費用的月報表;而飯店基於全年無休之經營特性,以致十分重視服務時效,要求廠商提供假日服務。

楊亦琦透露,由於台灣京瓷掌握多項獨到優勢,得以迎合飯店業者的期望,在多項個案雀屏中選。這些優勢包括了所有硬軟體商品都來自KYOCERA,舉凡操作介面、驅動程式通通一致,大幅降低用戶的學習門檻;此外該公司提供KNM(KYOCERA Net Manager)、M‐Files等多項富含實用性的文件管理方案,可滿足用戶端管理與使用需求,亦能因應IT、總務或財務不同單位的管理需要,提供客製化帳務報表。

Easy Security登場  旨在預防機密外流

值得一提的,環顧京瓷MDS版圖,資安解決方案可謂其中重要一環,對於不管是飯店業或其餘各行各業,都具有頗大誘因;尤其近年來肇因於兩岸人才挖角現象,以致機密外洩事件時有所聞,更加凸顯文件資安控管的重要性。在京瓷提供的列印行為權控管機制中,與資安最息息相關的項目,即是四功影像備存(影印、列印、傳真、掃描),除了此項偏重於事後稽查的功能外,該公司也基於主動預防機密文件外流,預計於明(2018)年初推出Easy Security新版軟體。

論及Easy Security的關鍵功能,大致包含兩項,一是使用者可自行從驅動程式「開啟機密防護戳記」,二是當有人登入KNM欲進行權限範圍以外的影印行為,設備的面板會出現「禁止使用訊息」。另一方面,主要用於文件自動化歸檔與掃描的M‐Files,也能在機密文件管理上發揮莫大效用,可根據預設的關鍵字,協助管理者快速調閱敏感文件的使用情況,或即時發出關鍵字警示Mail提醒管理者留意。

除了資安防弊,京瓷MDS對於提升員工生產力的相關興利措施,同樣不含糊,主要功能包括「Scan to me」,透過安全掃描來降低誤傳機率與傳送時間;「漫遊取件」,減少因設備繁忙而產生的等待時間;「自動報表產出」,依管理者需求進行客製化報表欄位調整,且可不定時接收彩色最高使用量等報表通知;「自動擷取、分類及歸檔」,由M‐Files進行 OCR辨識後轉換成可搜尋的PDF檔案,進而自動進行分類歸檔,以利快速查詢,藉此縮短文件管理流程與倉儲成本。

楊亦琦另表示,京瓷不僅在意於解決用戶的難題,也期望解決經銷夥伴的難題,有感於不少OA通路業者面臨世代交替與工程師培育養成問題,該公司運用巧思打造出ECOSYS M8130cidn系列新款A3彩色複合機,標榜DIY特色,強調用戶無需假手維修工程師,即可自行輕鬆更換碳粉、感光鼓、顯像單元等,使用者也可依需求選購解決方案軟體,搭配讀卡機一起使用,認證管理機制加上完整的報表呈現,讓輸出管理不再是難事。該款新設備將於2018農曆年後在台上市。

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