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ChatWork提供進階管理功能 輕鬆匯出歷史訊息

  • 鄭斐文/台北

ChatWork台灣區總經理川村真史透露,在走訪台灣企業的過程,明顯感受多數用戶對於歷史Log記錄存查功能,投以莫大關注,普遍認為此項機制有助於防範資料外洩。

研究機構Gartner曾提出報告,指全球企業通訊軟體市場每年維持逾11%成長率,亞洲與非洲企業的需求尤其強勁,預估2019年總體市場規模上看424億美元,商機可謂龐大;深究主要驅動力,來自企業迫切追求溝通效率與兼顧安全。

目前在日本企業通訊軟體市場掌握逾七成佔有率的ChatWork,於2017年初對用戶進行調查,經統計高達75.1%受訪企業的工作效率顯著提升,80.9%企業的資訊共享速度上揚,69.1%企業減少逾兩成的E-mail使用時間,另有57.9%用戶將企業通訊軟體定義為內外溝通工具,不僅滿足內部需求,也藉此聯繫客戶或合作廠商。

善用企業通訊軟體  效益翻倍激增

日本前三大電信公司之一的KDDI,是企業通訊軟體的受惠案例。以往該公司依賴電子郵件、電話進行工作溝通聯繫,不少員工每天耗時於等待E-mail回覆、講電話,導致投入工作的時間遭到排擠;為改善這般情況,於是評估導入企業通訊軟體,最終擇定採用ChatWork,在幾個示範部門優先施行。

電信業堪稱關鍵基礎設施,對資安防護的嚴謹度更勝其他產業,因此KDDI對於企業通訊軟體的選用不敢大意,以最嚴格標準檢視相關產品,發現ChatWork採用SSL/TLS銀行等級的加密傳輸及資料保存機制,確保任何訊息不會遭外人惡意攔截,而ChatWork更比照資安公司規格,24小時監測整體服務運行狀態,以期進一步強化資安保護,並確保UX(使用者體驗)維持最佳狀態;凡此種種,皆符合KDDI期待。

歷經示範部門實際使用ChatWork,每人每天花費在溝通的時間皆較過去大減,得以保留更寬裕的空間處理核心事務,由於成效卓著,KDD決定將適用範疇擴及全公司。

除KDDI外,藤井律師事務所亦是因ChatWork而獲益的經典案例。ChatWork台灣區總經理川村真史指出,該事務所以往藉由E-mail或面談方式,與客戶討論法律問題,但E-mail來往過於頻繁,無助提升客戶對法律的理解程度,至於會談,多數客戶則反應難以放鬆心情討論,且親赴事務所的路途過長而備感困擾;影響所及,事務所與客戶接觸頻率漸趨減少、客戶滿意度逐步下滑,甚至出現終止契約情況,堪稱一大警訊。

有鑑於此,該事務所負責人藤井總律師決定引進ChatWork,嚐試用於客戶溝通,在體驗過程中,有兩點讓他深感驚喜,因而決定今後僅提供ChatWork諮詢服務,不再接受電話與面訪的諮詢。

驚喜之一,藤井總在事務所時以PC使用ChatWork,移動時透過iPhone使用,若外出中且需輸入較多內容時,則改以iPad操作,不論切換至任何載具,皆可享有一致流暢體驗,確保對外溝通不間斷。驚喜之二,ChatWork讓客戶能輕鬆詢問、加深理解,同時還可保留聊天記錄,日後面對類似法律問題時,無需一項一項詢問律師,即能透過歷史記錄搜尋,找出關鍵資訊,知道如何活用契約書的條文來保護自己,並且快速做出正確決斷。

該事務所全面採用ChatWork後,運用過去花費於E-mail與會談的相同時間,可完成3倍工作量,更巧妙打破事務所、客戶所在地的藩籬,將服務觸角伸展至全國各地;導入後僅一年多,諮詢客戶數量便增加到兩倍。

進階保存對話記錄  遏阻機密外洩

川村真史指出,不論電信公司或律師事務所,皆極為重視營業秘密保護,ChatWork提供的進階管理功能,無疑是切中用戶核心需求的關鍵。

舉例來說,企業可選擇僅限內部聯絡人(不開放外部使用者),僅限公司授權的行動裝置(私人手機或平板需向公司申請登入ChatWork之授權),僅限公司IP登入(離開公司即無法使用),限制外部SNS串流(無法串流外部社群網頁、資料無法傳送至個人雲端),禁止檔案收發(限制使用者收發檔案、保護機密資訊),專用URL登入(無法從一般網頁登入使用ChatWork),確保ChatWork使用環境處於最高等級的安全狀態。

透過上述進階方案,也提供單一簽入(Single Sign-On)功能,便於企業將內部人事資料連結至ChatWork應用場景,無需耗費多餘人力成本來管理帳號;另外更重要的,即是讓企業管理者下載對話Log記錄,必要時倒帶細看所有群組的通訊、傳檔內容,正所謂凡走過必留痕跡,可有效遏阻員工利用企業通訊軟體洩漏營業機密。

進一步了解:http://link.chat-work.com/degitimes1