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導入支援ODF文書系統 現省百萬!?

  • 蔡宜秀

前言:當電子文件逐漸取代紙本,成為溝通的主要橋樑後,電子文件是否能無礙互通及永久保存,應是更重要的議題,這便取決於電子文件格式是否建基在互通、開放的標準上。

自從關連性資料庫標準出現後,出現了許多以SQL標準為基準的資料庫管理系統,如MySQL、SQL Server、DB2及Oracle Database Edition等開放或商用方案,企業可以視自身需求選擇所需的資料庫產品。

同樣的道理,當電子文件成為重要的溝通媒介,電子文件格式標準的形成尤為重要,因為,開放標準的出現,意謂著系列應用系統供應商,將會以該標準為基準,提供系列產品。

這不僅能保障企業在電子文件檔案的無礙互通及永久保存,更重要的是,企業開始能視自身需求佈署所需的應用系統,不再受限於特定的系統供應商。不過,當企業決定以較低成本的應用系統取代既有的文書系統時,除考量當下的軟體授權費用外,亦須注意文件轉換、文件回溯、教育訓練及後續的系統支援維護等議題,這正是本專題的主軸。

本專題將以介紹開放文件格式(Open Document Format;ODF)的興起、ODF對市場的衝擊、相關系統供應商的因應之道,及精技電腦、晟鑫資訊及翔威國際等企業實作案例,供讀者參考。

自開放文件格式(Open Document Format;ODF)於2006年5月通過國際標準化組織(International Standards Organization;ISO)的連結技術第一委員會(Joint Technical Committee 1;JTC1)及國際電子技術委員會(International Electro-technical Commission;IEC)全體認可後,目前已免費開放給所有人使用,也就是說,系統供應商可以自由使用ODF,甚或是以ODF標準為基礎而生的文書軟體-OpenOffice.org(OO.o),不需支付任何授權費及版權費。

基於ODF已正式成為ISO標準,系統供應商及開放社群皆積極提供支援ODF的應用系統,如昇陽(Sun)的StarOffice、IBM的Lotus/Workplace、SoftMaker的TextMaker、晟鑫的OO.o 2.0.4中文加強版,還有KDE釋出的KOffice、Michael Robertson釋出的AjaxWriter,及AbiSource釋出的AbiWord。

不過,文書系統大老-微軟,並不買單,反而推出支援Open Office XML(OO XML)標準的文書軟體-2007 Microsoft Office System,並委由歐洲電腦公會(European Computer Manufacturers Association;ECMA)將OO XML標準提交ISO,冀望能成為第2套文件格式標準。

姑且不論微軟倡導的OO XML能否成為ISO認可的第2套文件格式標準,光從這樣的發展趨勢來看,即可斷言,企業用戶定是最後的贏家。因為,ISO僅承認單套或雙套文件格式標準,文件格式標準的出現,已為系統供應商敲開文書系統市場大門,這定會促進文書系統市場的活絡,當然,企業亦能視自身需求選擇所需的應用軟體進行電子文件的編讀、交換及保存,不受限於單一系統供應商。

開放已成共識 但開放不等於免費

在軟體業,10年前的「開放」是指「非封閉」,現今的「開放」則意謂著「互通」,不過,無論是哪種定義,只有1件事情是不變的-「開放不等同於免費」,文書系統的發展亦是如此。

自ODF成為ISO認可的電子文件格式標準-ISO/IEC 26300:2006,系統供應商及開放社群紛紛開始提供支援ODF的文書應用系統,甚或在OO.o上面進行加值應用開發(註:OO.o最新的版本為OO.o 3.x,不過,多數系統加值供應商都是以OO.o 2.x為基礎提供加值服務),其次,由於ODF是基於可擴充標誌語言(Extensible Markup Language;XML)的文件格式標準,因此,編寫讀存電子文件的方式不再侷限於既往的文書應用系統,企業可以文書軟體、應用系統或網路瀏覽器等工具編寫讀存各式電子文件;當然,也可透過該工具開發電子表單及財務管理等加值應用服務,如IBM Lotus的Form Server及晟鑫的OpenOffice.org 2.0.4中文加強版等。

基於企業資訊系統架構及使用者需求等因素影響,ODF的出現雖不意謂著企業能以免費的系統取代既往的文書系統;不過,ODF促發的多元文書系統供應商生態,倒是讓企業(使用者)重新奪回選購文書系統的主權,不再受限於特定的文書系統業者,程度上,將能大幅度縮減企業投資在資訊工具的成本,此外,隨著系統供應商的競爭日趨白熱化,必會出現多元價格/功能的系統方案,企業可視自身需求及預算選擇最佳應用系統。

價格、介面、互通性及可利用性 左右企業的決定

翔威國際總經理劉龍龍表示,為提高市場競爭力及營運獲利,企業一直致力於透過各種方式開源節流,這也是決定企業會不會以OO.o等支援ODF的文書應用軟體取代既有的微軟文書系統的主因。

「沒有企業會為了ODF而轉換既有的文書應用系統,」劉龍龍表示,就以翔威的例子來說,由於翔威是以系統整合商自居,為確保員工確實具備整合OO.o的能力,並不反對員工使用OO.o 2.x,事實上,翔威研發部員工皆是透由OO.o 2.x執行例行文書作業,不過,為了確保研發部員工與他人的溝通無異,遂要求研發部同仁郵寄電子文件檔案時,需同時附上.odt及.doc的檔案。

從翔威這個案例來看,可明瞭,商業利益往往是決定企業要不要佈署,及佈署哪種資訊系統的關鍵。事實上,精技電腦及聯合報系等單位之所以決定以OO.o 2.x取代既有的微軟文書系統,即是基於商業利益考量。不過,當企業決定導入OO.o 2.x後,得進一步的解決OO.o 2.x與既有文件及可攜式文件(Portable Document Format;PDF)的回溯相容問題、OO.o 2.x與異質文書應用系統的互通性、OO.o 2.x的中文化問題、OO.o 2.x的功能模組是否符合使用者需求,及使用者習慣等問題。

根據淡江大學資訊與圖書館學系助理教授歐陽崇榮等人於2007年初發表的「電子文件軟體使用初探」一文來看,使用者在選擇文書應用系統時,仍是以主流軟體為主要參考依據,其次才會考量到系統互通性、文件相容性、系統功能性及使用者習慣,因此,系統供應商在提供支援ODF或OpenOffice XML的文書系統時,應同時考慮市場的主流性,及支援ODF的文書應用系統與支援OO XML的微軟文書系統的互通性、相容性、功能性及習慣性等問題。

此外,歐陽崇榮等人亦指出,對政府機關來說,在選擇電子文件格式時,應審慎擬定評估準則、考慮資料的標準化、相容性、互通性,及保存方式等議題。

基於降低資訊工具投資成本、系統環境安全及不願受特定廠商限制等因素,部分學校單位、政府機關及企業已開始評估及導入OO.o 2.x等開放軟體。

全面導入OO.o 2.x逾2年的晟鑫科技總經理洪宗勝表示,以晟鑫的經驗來看,要順利導入OO.o 2.x,解決文書系統的互通性及相容性等問題,關鍵在於系統中文化及後續支援服務的提供。

此外,台灣IBM軟體產品處業務經理王環信亦表示,要讓企業用戶轉使用其他文書應用系統,除價格及介面等因素外,系統功能性、可利用性也很重要,舉例來說,IBM的Lotus Workplace Suite除能支援ODF外,亦提供相對應的內容管理、協同合作、知識分享及電子表單等加值應用服務,這對欲節省文書系統費用的企業來說,較具吸引力,目前,除政府及學校單位對IBM的Workplace Suite有興趣外,銀行、保險及投顧等需要大量處理文件資料的企業,亦是IBM鎖定的目標市場。

•小辭典:開放文件格式(Open document format;ODF)

由結構化資訊標準推廣組織(Organization for the Advancement of Structured Information Standards;OASIS)制定,並於2006年5月通過國際標準化組織(International Standards Organization;ISO)的連結技術第一委員會(Joint Technical Committee 1;JTC1)及國際電子技術委員會(International Electro-technical Commission;IEC)全體認可,成為ISO/IEC 26300:2006標準,系統供應商可自由進行系列實作應用,不需支付授權費、版權費或受任何限制。

ODF是以可擴充標誌語言架構(XML Schema)為基礎所制訂出的文件規格架構,可用來編輯文字檔、試算表、圖表及繪圖元件等文書檔案,其次,由於ODF是以XML為架構,因此,使用者除可透過文書應用系統編寫讀存支援ODF的文件檔案外,亦能透過網路瀏覽器進行。

自ODF正式成為ISO標準後,已有許多支援ODF標準的文書/應用系統出現,如ODF釋出的OpenOffice.org 2.0、KDE釋出的KOffice、Michael Robertson釋出的AjaxWriter、AbiSource釋出的AbiWord 、Google的Google Docs & Spreadsheet、昇陽(Sun)的StarOffice、IBM的Lotus Workplace、SoftMaker的TextMaker,及晟鑫的OO.o 2.0.4中文加強版等,截至今日,業已有許多國家開始導入支援ODF標準的應用系統。