借鏡日本工作改革法 企業IM除了溝通還有更多價值
- 魏于寧
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根據世界衛生組織的定義，65歲以上老年人口佔總人口比率達到7%時稱為「高齡化社會」，達14%為「高齡社會」，達20%則稱之為「超高齡社會」。近年的內政部資料統計，台灣老年人口自2011年起便持續攀升，並於2017年2月首度超過幼年人口(老化指數達100.18)，直至2018年3月，65歲以上老年人口佔總人口比率達14.05%，台灣自此正式邁入高齡社會。
高齡化社會所帶來的衝擊，最顯著的即為社會勞動力人口的減少，連帶造成國家整體生產力的低落。近年台灣多次修改勞基法規則，除了勞工權益的議題外，勞動力人口不足的問題也漸漸浮出檯面。和台灣相似，身為高度發展國家的日本，人口成長於2008年達巔峰後便開始逐漸減少。人口的減少讓勞動人力不足的問題成為日本國家發展當前的最大阻礙。為了解決這個即將到來的困境，如何增加勞動人口、提升出生率、提高勞動生產效率便成日本政府最重要的課題，這也是為什麼日本政府提出了「工作改革法」的背景。
「工作方式改革推進相關法律整備(工作改革關聯法)」於2018年6月29日正式由日本國會多數決議後通過，並於2019年4月開始逐步實施。工作改革法最重要的三個核心為「長時間勞動的改正」、「消弭正職、非正職的不合理待遇差別」及「多元化的工作方式」。
工作改革法的這三大核心思想，除了可量化的時間或具體的薪資福利需求外，更希望的是企業能實踐多樣化的工作方式，提升業務效率進而達到全體生產力向上的目的。工作效率提升後，進一步期許能讓珍貴的勞動人口獲得更好的生活品質。
為了改善長時間勞動，超過法定外的勞動時間改為「原則每月45小時、每年360小時」。因為這樣的加班時間限制，日本各中、小或大型企業除了實質上的勞動時間須根據法律調整外，自行重新審視內部工作流程，尋求更多生產力的提升方案或輔助工具，甚至導入居家工作制度等多元的工作方式來達到「高效率、低工時」等企業內部的活化運作便成了重要的課題。
Shadow IT亂竄 企業內部資安問題重重
根據Recruit Management Solutions公司在2017年對於工作方式改革推廣的調查中，針對「業務改善」、「提升業務流程效率」、「內部工作簡化」等目標已導入輔助系統工具及實施相關措施的企業約50%，今後預計改善或導入實施的企業則也超過了30%。
雖然導入輔助工作流程等系統工具的比例有逐漸攀升，但事實上，近年來無論是在台灣或是日本，由於個人行動裝置及雲端服務的普及，越來越多員工會直覺地使用生活中本來就已採用的軟體服務來解決工作上的需求。雖然方便，但與此同時，無論是企業內部與外部的網絡連繫，或是企業的機敏資料便有更高的機會散落在不同的軟體服務中。
企業情報的洩密等資安相關的問題，都讓這類Shadow IT的現象逐漸顯著。企業和員工一同配合大環境的政策改善內部流程的同時，「溝通」及「共享」很明顯成為工作中最被需要的環節，而這些功能卻常常無法被傳統的企業內部軟體給滿足，因此員工自行開始尋找並使用免費或付費雲端服務的現象也就不易避免。
初期這樣的運用快速又方便，且工作流程確實可獲得部分改善，但當企業內部習慣了這樣的模式，甚至依賴這些服務時，若系統意外出了問題，真正的IT部門人員不僅無法在第一時間正確地協助，這些未被企業正式評估或簽約過的服務，其可靠度、安全性，往往難以獲得保障。一般來說，企業內部的資訊情報需要由IT管理者適當地採購及管理，並由專業的IT人員進行系統的維運。Shadow IT的存在會讓企業無法徹底控管資料的流向，能不能符合各項法規要求也都頗有爭議。
透過企業IM落實工作改革法一併打擊Shadow IT
在日本政府大力推行工作改革法與雲端服務盛行的雙重時代背景下，許多日本企業開始尋找真正對工作改革及打擊Shadow IT有效益的企業型溝通生產工具。相較於Skype、Facebook Messenger、LINE、Dropbox等企業無法真正控制的個人工具，近年專門為了工作而設計的團隊溝通服務一瞬間成了搶手貨。企業經由正式評估後導入這些工具，預期就能真正在團隊溝通和生產力提升中扮演非常好的催化劑。
實際運用情境中，透過這類型的企業IM，無論是在不同的工作場域，或是跨部門溝通也都較以往順暢，讓這種新一代的工作形態完整地扣在工作改革法的題目下。畢竟如果能在家、在出差地都能與公司內部進行協調工作的話，即可大幅提升工作效率。舉例來說，早上外出的業務人員，可以在附近的咖啡廳透過這類型的生產力工具或服務直接進行線上會議、文件製作等，省去以往須回趟辦公室才能作業的移動時間。
只要能連上網路，配合符合企業需求的資安功能，共享文件或資訊都不再是個難題。柔軟的工作應對方式下，日本企業相信能提升多數員工的工作意願，擺脫時間或空間的影響，不僅能提升效率，進而達到企業的生產性向上的目的，每個員工的身心健康也能更加完善。
也有具體的調查數字顯示在日本民間企業中，這類型的工具確實越來越流行。根據Itochu Techno-Solution公司的「大型企業導入企業型即時通訊工具案例研究」報告中指出，2017年2月大型企業高層主管針對企業內部導入企業型即時通訊工具的比例，有12.1%的企業回答他們已完成全公司的導入，16.0%的企業表示已經為部分員工導入。可以發現，接近30%的日本大型企業都已經開始運用企業型態的溝通生產工具或服務。
進一步了解導入溝通生產工具軟體的評估標準，回答「易用性」的佔21.6%，「安全」佔20.6%，「提升工作效率」佔15.6%，「信賴軟體開發商」佔15.1%。不難看出易用性和安全性是企業導入企業型態的溝通生產工具或服務的重要標準。
至於導入引用的原因，23.6%認為「可以加速溝通」，15.7%為「期待可縮短會議時間」，13.9%的人認為「與多人共享訊息變得容易(活化與其他部門之間的溝通)」，多數人都認為導入這類型的工具是可以大幅提升效率的。隨著4月工作改革法的落實，相信日本企業導入運用的比例亦會逐漸提高。
除了溝通 企業 IM 還能帶給企業更多價值
在Intage公司的這份針對1,000多名各層級工作者「你對工作方式改革法有什麼期待嗎？」的網路調查中，回答「希望能改善長時間、過度的勞動，並能維持健康的身心狀態」有39.4%，此外也有許多回答諸如能在育兒、照護等情況下或是在家、在非公司辦公室的地方也能持續工作。不難看出，大環境人口減少下高齡化社會對工作帶來的影響。要讓工作的時間縮減，如何讓生產力向上提升便是最重要的關鍵，若能讓原本分散的工作流程都透過企業溝通生產工具來輔助，沒有必要的加班、或是沒有效率的會議時間就有機會能得到改善。
Openfind身為台灣20年來致力於提升企業內部溝通的軟體業者，近年也推出專門為企業量身打造的溝通服務MM (MailCloud Messenger，日本市場名稱為CYBERCHAT)，致力於扮演傳統郵件以外相輔相成的溝通媒介，在日本市場也協助了許多客戶來因應工作改革法，提升內部流程效率。我們相信企業IM的價值，除了可順暢內部的溝通及資訊共享流程外，更能多樣化工作方式，縮減不必要的時間，提升生產效率，進而增強國家的生產力及改善每個人的生活品質。
日本提倡的工作方式改革，雖然是國家整體為了解決勞動人口減少、少子高齡化、社會保險費膨脹等深層社會問題的手段，但同時也可內化為企業業績向上、勞動者的生活品質提升的方向。從2019年4月法令正式適用之後，日本國內的企業如何改善工作環境，由下而上的改善整體社會的勞動氛圍及強化國家發展都值得我們觀察。而如何借鏡日本的改革來審視台灣的勞動環境，也會是我們一大課題。(本文由網擎資訊資深產品經理賴濬倩提供，魏于寧整理報導)
