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智選假日飯店升級新版FlexAccount大幅增進財管效能

  • 張丹鳳

桃園智選假日飯店財務暨營運支援經理楊明達指出,有了香港商佛萊信台灣團隊就近協助,使各種難題被加速排除。

2008年開幕的桃園智選假日飯店(以下簡稱「智選假日」),隸屬洲際酒店集團(IHG),現有135間客房;受到集團的細膩管控,長期維持簡單、乾淨、整齊風格,並憑著高性價比、交通便利(距桃園機場約20分鐘車程),及鄰近華亞與龜山工業區等優勢,吸引許多國際商務客青睞。

IHG採取標準化IT政策,規定旗下飯店不論位在哪一國,導入相同資訊系統,其中較為關鍵的項目除OASIS訂房系統外,便是FlexSystem的FlexAccount財務管理系統、FION財務分析報表系統,這些系統皆已在開幕前夕部署就緒。直到2019年,智選假日基於效能提升、資安強化等考量,委託FlexSystem Taiwan Branch(香港商佛萊信)協助進行FlexAccount和FION版本升級。

智選假日財務暨營運支援經理楊明達表示,他曾服務多家飯店,使用多種會計軟體,對於FlexAccount給予最高評價,只因這套涵蓋會計總帳、應收帳和應付帳,且搭配FION機制的財務管理方案,操作簡單且功能強大,僅需一次傳票輸入,便可確保不同模組的數據同步更新,方便地擷取資料,做出有效分析,幫助管理階層即時掌握公司營運狀況。

在地團隊就近馳援,快速解決各種難題

楊明達說,受惠於FlexAccount,日常就可以把許多財務管理工作做得既快又好,例如智選假日每月財務報表,始終能夠在1日編製完成,比同業快上許多,此外透過 FlexAccount預算系統,則可根據淡旺季住房率預估值,快速產生最佳的資源配置規劃;更有甚者,針對不同年份某段時期的財報,因起迄時間不固定,對財務部門看似艱難任務,惟一旦借助FION這個外掛於Excel的分析工具,就能恣意向系統抽取開業以來任何期間的資料,再以多元化圖表來呈現結果,便於老闆制定下一步決策。

值得一提,智選假日於2008年導入FlexAccount時,靠的是FlexSystem國外服務團隊,而此次的升版,則就近與FlexSystem Taiwan Branch(香港商佛萊信)台灣團隊合作。

FlexSystem Taiwan Branch(香港商佛萊信)協理蔡政宏指出,新版系統蘊含諸多創新特色,包含提供多達15組分析維度,讓用戶自己定義部門部、專案部、區域別、業務員別…等等不同型態損益表;其次新版系統加入不少新的資安功能,例如透過日誌留存,不管誰改過傳票、誰執行過帳、誰新增或刪除哪些會計科目…等等,所有歷史軌跡一應俱全,另舊版系統的權限設計取決於功能分組,新版則可依據不同使用者角色,個別設定不同權限,有助於提升流程管理效率;此外FION執行效能較過去大幅提升,舉例來說從前一些需要花5分鐘產出的報表,現在僅需2分鐘就能完成。

總體來說,透過FlexSystem Taiwan Branch(香港商佛萊信)團隊的協助,智選假日無論在操作FlexAccount或FION的過程遇到何等疑難雜症,都能立即透過線上客服反應問題,以最快速度獲得解決,比起從前仰賴國外團隊,故障排除的效率明顯增加。楊明達說,展望未來智選假日將與FlexSystem台灣分公司持續密切合作,除了既有系統維護外,像是電子發票、上雲端,都是可能成為新的合作方向。