現代化採購雲 極致實現降低成本、提高效能

近年來隨著全球競爭加劇、新科技演進，以及個性化、客製化等消費趨勢蔚為風潮，迫使企業必須轉變產品生產型態、拓展新的營運據點、發展新的商業模式，連帶使採購部門面臨更大的挑戰與風險，需因應環境變化而靈活調整採購決策，以確保企業即使身處變局，仍能持續降低採購成本、縮短採購流程。

影響所及，企業對於電子採購系統(e-Procurement)的倚賴度節節攀升，只因採購部門若沿襲傳統運作方式，單單處理滿桌的憑單、與供應商對帳、時時關注採購價格的合理性，便已焦頭爛額，怎有心力優化採購流程？但多數企業習於採用客製或單點性質的採購管理軟體，殊不知這些工具先天存在諸多侷限，可能阻礙企業創新求變的步伐。

首先，這些客製或單點方案屬於自建(On-Premises)性質，建置時程動輒1年到1年半，授權買斷費用不低，而企業拓展新據點或新事業，多少帶有隨機應變意味，後續變動機率不低，故自建系統是無異讓企業承擔購進大量閒置授權的風險，亦因建置期過長，難以契合商業目標。

其次這些專門的採購管理軟體，與企業既有的料號、庫存、供應商、財務、簽核組織架構等等其他服務，缺乏原生整合性，導致企業實際上需要執行的手動流程依舊不少。

幾個常見的場景，多數人都不陌生。許多企業倚賴Word及電子郵件與供應商協議合約，接著把資料轉到Excel，再分發給相關人員，其間耗費在撈資料、重複Key-in的時間甚長，也不能免除人為錯誤的可能性。

再者針對耗材、配件或辦公設備等事務型採購，使用者只要有需求，便向採購單位提交申請，不僅程序複雜，也不見得精準對焦到真正需求，形成不理想的採購。

此外針對涉及內外部多方協同的戰略性採購，經常可見採購人員不管對外搜尋貨源、詢價、接收報價及多方議價，乃至對內與最終使用者、產品經理或財務部門溝通，都仰賴大量電子郵件往返，讓整個過程流於混亂。

毋需置疑，財務績效的好壞，對於企業整體成本及利潤有莫大影響，事關重大，豈能長期任由前述盲點持續存在，進而折損營運競爭力？當務之急，企業可考慮採用專為打造現代化、智慧化供應鏈而設計，同時兼具原生整合、業界最佳功能的採購雲服務，跳脫On-Premises思維，找出更具成本效益的進取之路。

尋源、採購到付款  皆可搬上雲端

以Oracle採購雲(Oracle Procurement Cloud)為例，企業可依實際需求，隨時調整服務訂閱的內容，用多少即付多少，相較於自建系統必須投注大筆資本支出，擔心是否購進過量授權，確實是深具靈活性、有助減輕財務負擔的合宜選項。

另外，Oracle採購雲是全新開發而成，並非基於原有On-Premises系統加以改造，因而完全貼近當下現代化App應用系統講求的輕量風格，標榜簡便易用，亦融入全球業界最佳先進實務，故客製化需求偏低，充分契合敏捷IT概念，可讓導入時程大幅縮短至3個月，快速迎合企業所欲推動的新商業策略。

值得一提的，Oracle採購雲內含採購、供應商績效評核、採購績效分析、風險管理、員工自助採購等多項機能，涵蓋從搜尋貨源到付款的完整流程，又能以Web Services、Text File、Excel等等多元方式整合企業既有系統，足以使手動流程降到最低。

比方說，基於原生特質，使Oracle採購雲上的各項運作流程，得以與企業現有的料號、庫存、財務、簽核等標的物緊密連結，使用者不必再費時撈取資料、重複Key-in。

針對事務型採購需求，Oracle採購雲則訴諸自助請購，讓一般員工都成為e-Procurement系統的使用者，人人僅需經由搜索、選擇與購買等簡單程序，即可在舒適愉悅的體驗下滿足採購需求。此外，Oracle採購雲支援聊天與社群媒體等現代化協同型式，讓相關人員得以加速傳遞戰略性採購所涉及的知識或資訊，而所有討論內容都完整記錄，便於後續追蹤跟催。

總括而論，現代化的採購管理思維，著實不應該存在太多手動流程，因為只會帶來錯誤、風險唯有借助諸如Oracle採購雲之模組化SaaS產品，透過整合企業現有業務平台，使企業不管在戰略或事務方面，都能建立自動化、標準化的採購流程。