請採驗付流程自動化　實現採購與庫存之高績效管理

前言：
依當前多數企業所採行的「請採驗付」作業模式，環顧整段處理過程，從詢價開始，乃至後續PR轉PO、收貨、庫存、AP付款，在在都藉由可觀的人力介入，不僅仰仗大量的電話、傳真或信件往來溝通，且對於相關處理人員而言，每天更因而有做不完的報表。這般作業方式，難免導致採購成本、行政成本、庫存成本都隨之增加，影響所及，可能還將衍生「訂單準時交貨率低」、「產品品質低」等種種亂象，到了最後，甚或連生產成本，都因而急遽攀升，倘若放任此一陳痾宿疾持續存在，終將致令企業競爭力折損至鉅；那麼，有什麼解決之道，可以改善這一現象？

本文：
現今多數企業旗下的資材處員工，通常是堪稱苦命的1群人，因為他們必須頻繁地加班，與歐美供應商不斷地以電話、傳真或信件等通訊管道進行溝通；礙於各地域時差不同，這也算是無可奈何之事，但在公司方面，也因而背負了沈重的作業成本。

此外，多數企業亦缺乏1套井然有序的採購制度，只能由個別採購人員，進行各自的詢價作業，倘若有任一採購人員離職的話，其與供應商之間往來互動的資料，便可能「一筆勾銷」，其他接手同仁，又得大費周章地重啟詢議報價流程，如此一來，便可能導致整體採購成本為之上揚。

不僅如此，舉凡因為難以有效監控出貨收貨，從而導致庫存成本的增加，以及肇因訂單準時交貨率偏低、佐以產品品質不彰，致使生產製造成本之攀高，在在都令企業經營高層頭疼不已，並認為現行的採購及庫存管理模式，怎堪1個亂字了得！依這般做法，豈能在全球供應鏈時代中安身立命？

訴諸電子採購平台　促使請採驗付流程自動化

唯今之計，只有訴諸1套自動化解決方案，以便讓產品設計、物料分析、與供應商詢議報價、決定生產、安排產線、乃至最終交貨等整段流程的資訊，全都得以透通，終至讓所有攸關生產所需之物料，都能在最適當的時間點，進入產線之中；依據這一目標，很明顯的，市面上諸如供應商入口網站、抑或電子採購平台等解決方案，譬如甲骨文(Oracle)所提供的iSupplier Portal系統，都有助讓請採驗付相關流程得以自動化。

藉由這類型解決方案，只消借助無遠弗屆的網際網路，佐以供應商赴相關網站完成註冊，便能讓供需雙方的資訊得以被即時交換，且系統操作難度並不高，因此亦無須配合繁瑣的教育訓練，相關人員就能快速上手。

如此一來，資材處同仁便無須頻繁透過電話與供應商交涉，此後亦無必要耗時費力地製作報表，致使企業行政成本得以降低，另外，詢價至訂單履行的週期大幅縮短、與供應商之間的談判功能顯著加強、與供應商之間的採購合約履行作業更形強化，且可打破供應商跨國、跨時區、跨貨幣交易之藩籬，更有助將傳統採購人員，引導轉型至策略性採購的嶄新定位，凡此種種，皆可望令採購與庫存之管理績效大為提高。

前進國際應用顧問事業處顧問經理林建光表示，以Oracle iSupplier Portal為例，即含括了詢議報價(RFQ & Quotation)、訂單管理(Order Management)、送貨資訊(Shipping Information)、發票？付款(Invoice/Payment)、規劃暨庫存(Planning and Inventory)等多項應用功能，可據以降低採購行政開銷、縮短詢價到訂單履行的週期、強化與供應商的談判功能、加強企業與供應商之間的採購合約履行作業，無一不是對準企業在於採購及庫存管理等實際作業困擾而來。

依「RFQ & Quotation」而論，究其主要目的，不僅用以取代電話、傳真等傳統溝通模式，更重要的特色，是可以與產品生命週期管理(Product Lifecycle Management；PLM)相互整合， 故能將料號、規格等詳細資訊，通通置於供應商入口網站之上，俾使供應商可對此一目瞭然，避免供需雙方因規格上的錯誤認知，衍生不必要的衝突、爭議；此外，採購人員亦可透過此一功能模組，而進行即時線上議價、甚至推動「每季降價」等作業。

至於「Order Management」，則賴以加速訂單履行的時程，否則按照傳統作業模式，買方下定PO單後，還必須枯等冗長時間，方能得知賣方同意與否，不僅如此，後續倘若遭逢交期變更、拆單、撤單、送貨地點變更等需求時，亦無法與供應商取得有效的聯繫、確認，於焉構成許許多多問題，如今借助訂單管理系統，這些亂象便可望一掃而空。

而在「Shipping Information」部分，係用以針對賣方送貨進行必要的同意、確認，否則一旦因工廠生產線延誤，明明物料需求的時間點確定順延，若還放任賣方依原定合約來交貨，恐將為此多背負數天、甚至數週的庫存，從而構成相當程度的營運負擔，故有必要藉由此一系統，適時知會賣方，順勢將送貨時間點挪後；與此同時，倉管人員也可借助這一資訊，清楚知悉其該在什麼時間點、收取多少物料。

透過「Invoice/Payment」，拜相關資訊完全透明化之故，供應商不必他人催促，便能在適當時機提出發票，且可一併掌握買方後續付款狀況，舉例來說，縱使因貨品的品質管制(Quality Control；QC)欠佳，致令買方決定延後付款，相關訊息也會完整地呈現於網站上，俾使供應商能針對此項問題，與買方進行直接交流。

有關「Planning and Inventory」部分，其最大的應用宗旨，便是設法將庫存管理的責任、成本，予以「轉嫁」到供應夥伴的身上；其間最主要的運作原理是，藉由買賣雙方資訊的透通，繼而建立供應商管理庫存(Vendor Managed Inventory；VMI)的Agreement，據此確定庫存水準及持續補貨策略，而供應商便能充分掌握買方的工廠、庫存等資訊，繼而根據系統建議，隨即進入自動撥補作業程序，適時提出補貨通知，此後待買方下達PO單，接著由供應商製作出貨通知，再由買方直接撈入此一資料，方便進行後續收料作業。

除此之外，一旦買方收料、並開始使用後，連帶供應商亦將立即收到料件耗用通知，據此掌握實際耗用狀況，就連之後的付款資訊，也可透過相同機制來加以檢視。

藉由VMI料件庫存資訊的透明化，對於企業的最大好處是，得以據此降低庫存成本，並消除呆滯料或庫存積壓等風險，終至昇華到「要貨有貨，不要貨時就零庫存」之最高境界，況且供應商意欲增加生意機會，本來就有義務隨時掌控買方的料件庫存及耗用等狀態，繼而主動知會買方補貨，因此對於身為買方的企業用戶而言，亦就針對供應商補貨的積極度，佐以其交貨後的驗收狀態，交由系統來進行適當評分，日後可能把較多的進貨需求，託付給得分較高的優質廠商，形成1股良性循環。

值得一提的，難免有人會質疑，所謂ANS收料狀態，不管料件收受數量多寡，抑或其間有無驗退情事，一般而言，相關資訊豈不都在企業資源規劃(Enterprise Resource Planning；ERP)系統的身上？如今為了讓供應商也能看到這些資訊，又由供應商入口網站或電子採購平台重複實施，似乎予人大費周章、重複建置之感；然事實上，針對這些可由ERP辦到的功能，的確無須再重複建置，值此時刻，不管是供應商入口網站或電子採購平台，僅須從ERP處擷取必要資訊即可，故也凸顯了從旁協助建置的資服業者，必須要具備較為豐富的ERP實戰經驗。