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資策會為紡織業打造軟體機器人 將訂單、備料到帳務作業化繁為簡

資策會服創所為紡織業者導入三種RPA應用,大幅縮減繁瑣的人工作業流程。法新社

RPA軟體機器人可自動模擬人在電腦裡的操作行執行作業流程,而透過自動化大幅減少人力的介入,也能讓部分不值得耗費太多精力的作業交予機器人執行。資策會數位服務創新研究所(以下稱服創所)觀察到現今傳統製造業者在作業上仍然大幅仰賴人力,因此率先透過紡織業者實證,特別針對最需要改善的作業瓶頸導入三種RPA應用,大幅將過去耗費數小時的作業流程縮減至短短幾秒之間即可完成。

機器人流程自動化RPA的概念與應用在工廠領域的硬體機器人非常相似,主要皆為了簡化人力提升工作效率,只不過RPA的應用場景則是從工廠走到了辦公室內,針對具有高重複性、規則化且繁瑣的作業流程,如各式表單的資料輸入、郵件通知、製作報表等。像是在訂單量大增之際,如果能透過RPA自動執行訂單的輸入與排程,便可縮減大量繁瑣的前置作業。

而資策會服創所今年先以紡織染整供應鏈作為實證對象,包括瑞宜纖維、億馨針織、福盈、坤龍等業者,導入三項RPA服務分別應用於訂單處理與預測、倉管與採購以及帳務管理等。不僅僅是紡織產業,資策會服創所主任張文村形容,只要製造業者的生產流程具有「接單生產、出貨配送」的工作特性,大部分都會在接單處理、物料採購與月底結帳等方面較容易形成作業瓶頸,由於這些流程人力依存度高,除了耗時也更容易出現人為失誤。

例如光是接收與輸入訂單資料,平均就要耗費4~8小時。張文村表示,現有訂單來源涵蓋紙本寄送、傳真或是郵件通知,目前業者仍多透過人工方式逐一透過掃描或是光學字元辨識(Optical Character Recognition;OCR)將各種接收管道統一由數位化呈現以方便輸入電腦作業。

不過,在訂單處理作業中,較繁瑣的部分則是在於訂單格式沒有共通標準。張文村舉例,例如「品名」與「ID」都是代表產品項目,但礙於客戶使用習慣不同因而也衍生出多樣化欄位表達方式,這讓業者必須額外花時間統整並逐一輸入至訂單系統。張文村表示,現在業者平均每天會耗費2~3個人力,而平均一個人力耗時4~8小時,在訂單處理中不斷的進行輸入、複製與貼上等動作。

因此針對訂單系統,服創所主要從兩個階段著手。先是透過機器學習讓系統根據同義字經驗法則建立同義字判讀功能,因此即便訂單涵蓋十數種不同的欄位表達方式,系統也能在極短時間內自動歸類。這部分主要是由服創所與業者共同建立同義字資料庫,因此除了通用字詞之外,也可再根據業者需求訂立專有名詞,以強化系統的資料庫多樣化。

甚至當系統透過自主學習的經驗法則判讀詞彙後,還能進行初步檢核,因此過去大量耗費人力的輸入作業在交由RPA軟體機器人後,未來人力只要安排在最後的確認即可。張文村說,導入RPA實證可從過去4~8小時的作業時間縮減至短短20秒。而服創所也在訂單系統中加入預測功能,利用長期累積的訂單資料庫進行大數據分析,不僅可觀察訂單成長或遞減的趨勢,還可根據每筆訂單的內容預測未來產品需求的變化走向。

緊接在訂單成立後進入備料流程。但目前為止,仍有許多業者仍就透過人工進行物料盤點作業,不過一旦前有訂單系統建立流程自動化機制,系統便可先一步根據訂單內容統整並分析物料的數量與需求,而接下來服創所則是在採購協作階段中與倉管系統建立連線,根據物料需求一旦發現備料不足,倉管系統便會自動發送採購訊息。

但礙於現階段製造業者的數位化程度尚未完全普及,部分倉管系統尚未建立數位化機制,因此在這層考慮下,服創所也把這套軟體機器人建立在通訊軟體Line上,由訂單系統發送備料訊息至倉管人員行動裝置上的Line後,再由倉管人員回報備貨情形。

在帳務管理方面,傳統的作業流程的透過紙本作業,採月結方式統計,但此舉在盤點時卻時常產生帳面誤差的情況,事後又是另一筆人力與時間的成本追溯錯誤來源。為了降低人工作業的誤差,服創所則是希望未來可以透過雙方手機掃描訂單上的barcode進行資料交換,以Line快速記錄每一筆訂單當下的交貨情形,因此即便未來帳面有誤,也能即時查找紙本訂單內容確認,而非以大海撈針的方式追溯。

面對快速變化又競爭激烈的市場環境,更需要減少重複性、低產值的工作,將人力運用在更高價值的工作上。張文村表示,RPA軟體機器人由於不需要大幅更動原有作業流程,因此對於業者來說,幾乎不太需要另外耗費人力重新訓練或配合新的作業流程,對於業者來說接受度也較高,甚至在軟體部署方面,僅需4~5周即可上線運作。

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