打造開放式協作單一平台 用文件協助企業數位轉型

HackMD文件平台，雲端共編協助企業大幅提升文件管理效率。嗨筆記

近幾年數位轉型被各企業視為永續生存、提升競爭力的必要策略。不過在轉型前，必須先完成數位化與數位優化兩大階段性目標，在此過程中，在企業中扮演重要角色的文件處理將成為轉型關鍵。嗨筆記共同創辦人兼執行長楊宗鎧指出，文件的協作、管理、簽核等機制，與企業的運作流程息息相關，但在轉型過程中常被忽視。

回顧電腦文件的發展史，90年代初期Windows剛問世時，Word、Excel...等Office文件工具也隨即在企業間普及，與當時的手寫或打字方式相較，這類工具雖可即時修正錯誤文字，並以數位方式保存，但終究僅是功能略多、造型先進的打字機。爾後文件工具各種功能陸續問世，可以透過印表機輸出成紙本，或經由電子郵件、通訊軟體等管道傳送，甚至也可共同編寫、協作，不過整體而言，文件工具概念仍未像其他數位工具被重新定義。近幾年企業不斷強調數位轉型、數位優化，這維繫企業日常運作的工具與機制，反而少人問津，功能僅停留在文書處理層面。

或許會有業者質疑，現行做法仍可維持企業運作並未損及效率，重新定義角色、強化功能有其必要性？對此楊宗鎧提出幾個使用者常忽視的痛點，首先是文件格式問題，.docx是微軟的專屬格式，企業內部資訊一旦放入Word就等於企業必須要持續支付「微軟稅」，且微軟的文件格式每隔一段時間就會更新，強迫企業支付更高的權利金。

即使升級了新的版本，且新的版本會回溯相容，企業內既有的舊文件仍會有過期、格式不統一等困擾。第二個痛點是：企業內部的文件都是由員工自行儲存在員工的NB或是桌上型電腦上，這種分散式儲存方式不僅讓管理效能低，而且容易產生管理死角。文件是企業資產，部分文件上的資訊更是公司機密，現在的管理方式僅能依靠對員工個人操守的信賴，但其實資安風險相當高。即便是不涉機密的文件，分散儲存的方式也無法輕易與其他同仁共享內容，企業難以有效管理知識，更不用說讓知識價值極大化。

第三個痛點則是影響流程效率。跨部門及跨層級協作是企業必要的運作方式，而協作流程的管理點是文件簽核。在文件編修工具部分，目前微軟、Google等文件雖然亦可協作，但管理方面仍有不足。即使現在數位工具漸多，多數企業的簽核流程仍然延續90年代的方式：將數位文件用印表機輸出成實體紙本，再送到各承辦人、管理者手上簽字用印，之後再存放到文件夾，如果簽核過程中有人出差，整個流程就必須延宕，即使順利完成，實體紙本管理方式也使整體流程效率不佳及帶來額外的管理風險。

對於現在企業文件管理的種種痛點，嗨筆記團隊研發出HackMD文件平台。楊宗鎧指出，HackMD最大特色，是讓企業內部所有人都在同一雲端平台上處理同一份文件。由於採用雲端作業，協作與管理人員都可從遠端進入平台，編寫修正、簽核文件，企業內部的知識不再分散而破碎在員工各自的電腦裡。管理者也可以設定權限，規範文件的協作、簽核者、觀看者的身分，更好地控制流程及資安風險。

同時，所有的輸入、刪除、修改等動作都會在雲端留下紀錄，這些歷程紀錄無法被冒名使用或修改，比容易偽造的印章和簽名更能證明及稽核簽核的流程之外，也能滿足諸如ISO或是SOC2等認證中對文件版本保存(audit trail)的要求。嗨筆記文件平台採用開放原始碼(Open Source)的文件格式，因此企業內的機密資訊不會再被專屬格式綁架，且任何作業系統包含手機及平板都可以使用。

透過嗨筆記文件平台，雲端共編協助企業大幅提升文件管理效率，版本歷程記錄加速簽核流程，權限設置可降低資安風險；單一平台則讓作業更便利、資訊更整合。目前美國桑迪亞國家實驗室(Sandia National Laboratories；SNL)與我國的國家實驗研究院都已採用，未來發展潛力雄厚。楊宗鎧指出，嗨筆記可以順利獲得台、美兩大指標級研究機構的青睞，TTA的支援是重要助力，當初嗨筆記透過TTA的媒合，順利取得矽谷創業家 Vitalik Buterin(加密貨幣以太幣創辦人)的支持，讓團隊可以順利站穩腳步，未來嗨筆記將持續深化技術能量、拓展商業模式，將產品推廣到全球。

本文原刊載於TTA雜誌2022年1月號，更多新創團隊故事歡迎至TTA雜誌瀏覽。