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資料生命週期管理(Information Lifecycle Management;ILM)

  • 鐘聖雄

資料生命週期管理(Information Lifecycle Management;ILM)的宗旨,就是協助企業從資料的創造、抓取、保留、備份、到銷毀的整個過程,都能加以管理,並跟據資料的存取頻繁度或新舊,將資料搬移到合適的儲存媒體當中。ILM不是1套軟體或硬體,而是1個整體性的管理規則。ILM的建立,並非由IT部門以其專業判斷全權主導;除了儲存資料的軟硬體設備外,有關企業內容管理(Enterprise Content Management;ECM)與資料分類的任務,都需要相關部門的參與,才能順利成功。階層式儲存可說是建置ILM的硬體核心架構。例如,以時間當作分類基礎,可以採用這樣的架構:3到6個月內常使用的資料以線上儲存;6個月以上用不到的資訊,列為參考資料(Reference Information),可進行搜尋與線上歸檔;1年以上為近線儲存、5年以上為離線儲存,甚至規模更大的企業,還可將10年以上資料列為歸檔(Archive)處理。如果僅將ILM視為1個資料分類儲存與搜尋的架構,往往會認為,ILM不過是比較進化的資料儲存觀念。事實上,這樣的思考模式,是許多企業認為不需要導入ILM或建置失敗的原因。ILM的核心架構-階層化儲存、自動化分類與尋找,固然都相當重要,但不可忽略的是,ECM亦是建置ILM相當重要的前提。ECM的重點可分為「內容」與「管理」兩點。內容是指任何類型的訊息,可以是文件、檔案、圖形、影像、Web網頁等等,可以是任何訊息的集合。管理是指在內容上進行處理的過程,包括收集、切割、分類、權限、審核、轉換、公布、更新、刪除、儲存、版本控制、版權宣告等,目的是使內容可以最正確、最即時的傳遞給適當的人。因此,內容管理即是協助企業或個人,將所有混亂的訊息內容進行管理,達到內容的即時性、正確性、重用性、安全性及彈性,並因此為企業提升競爭力,對顧客創造新價值的過程。唯有當企業能有效地將企業內容有效地歸類與管理之後,才能針對內容進行更有效益的存儲與運用。ILM的建置觀念中,還包括資訊整合(Consolidation)、業務永續經營(Business Continuity)以及法令遵循(Regulatory Compliance)等領域的課題,牽涉到各部門間的配合,因此,要成功佈建ILM,絕非仰仗強大的IT部門與供應商支援,就能將專案執行得完美無缺,而是全公司都必須投入參與。