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Openfind SecuShare Pro助陣 企業打通混合辦公的關鍵一哩路

  • 魏于寧台北訊

檔案平台問題比較。網擎
檔案平台問題比較。網擎

隨著疫情升溫、居家照護或隔離的人數激增,迫使企業實施 WFH 或分流辦公。因事出突然,員工普遍來不及將工作檔案帶回家,徒增日後取得檔案的困難;再者家中設備相對不穩,亦缺乏可隨時備份的機制,難保不會出現檔案損毀悲劇。顯見企業若未因應混合辦公新常態做好準備,恐面臨生產力驟降的風險。

因此愈來愈多企業意識到引進檔案管理及交換平台的必要性,其中更有不少企業不僅關注分享檔案連結、手機 App、自動同步等基本功能,還進一步關注更多檔案交換及資安功能(如必須先審核才能分享),或融入客製整合思考;使得少數兼能符合各種需求的網擎資訊軟體(Openfind) SecuShare Pro,近期詢問度節節升高。

疫情升溫,讓檔案平台躍居「Must Have」層次

網擎行銷副總經理李孟秋指出,以往企業考慮購置檔案平台,不外乎是為了解決大檔傳送問題、與協力廠商或分支據點進行檔案收發,及滿足同仁在外取用檔案的需求,也有少部分為了防止機密外洩;但對於多數企業,這些動機似乎並未強到非買不可地步。

但如今因疫情影響,驅使企業走向混合辦公模式,也讓檔案平台從過去「Nice to Have」升級為「Must Have」;係因企業需為 WFH 員工提供一個方便獲取檔案的工作平台,且支援同步備份、確保資料安全。

李孟秋說,基本上企業有兩類,一類是 IT 成熟度高、或老闆在意員工生產力,另一類是 IT 實力不足或不重視員工生產力。前者多已建立 FTP、網芳或個人 NAS 等機制,但各有各的罩門,如 FTP 操作介面不友善、缺乏使用記錄,網芳僅限內網,個人 NAS 功能與效能皆不足,且審核記錄不夠細膩完善。

至於第二類企業,現在也會因應同仁的要求或抱怨,急忙引進相關方案,最常見的選項為個人公有雲,惟老闆仍擔心有帳號被盜、導致資料遺失之虞。相形之下,植基私有雲架構的 SecuShare Pro,有助企業完全掌控檔案,自行決定如何彈性分配空間,加上操作便利、功能齊全、檔案傳送過程既快又安全,得以補強其他平台的種種缺憾,促使許多企業移轉陣地。

若觸發稽核規則,便禁止分享或需先審核

談及 SecuShare Pro 獨特優勢,李孟秋歸納幾個重點。首先它是專為企業打造的系統,會針對企業急需的檔案分享與資安功能,融入更細膩的設計思考。

例如 SecuShare Pro 支援「收作業」,意指它能像學校一樣,開設一個允許所有學生上傳作業、但禁止存取他人作業的資料夾,方便企業更簡單地同步接收各供應商的報價資訊。其次支援「定時自動刪檔」,針對對外分享的檔案設置期限,期限一到便歸入垃圾桶,有效回收儲存空間。

另支援「檔案審核」,可預設稽核規則,若觸發規則就禁止分享或需要事先審核;即使已分享出去才出現新增修改或規則變動,也會被 SecuShare Pro 賦予新的標記,確保後續的分享或下載、都適用新的審核流程。此外它承襲網擎在郵件稽核的豐富經驗與獨家演算法,提供強大的「個資稽核」功能,可自動掃描檔案中是否夾帶姓名、身分證、地址等個資,並設定筆數門檻,既遵循個資法又能降低誤觸困擾。

其次許多企業需將既有 AD 帳號、群組和權限整合至檔案平台,或整合既有的 MFA(多重驗證)、DLP 等帳號安全機制,對此網擎都能提供客製整合服務。再者 SecuShare Pro 只要偵測到大量檔案遭加密,就立即停止備份,接著企業只要選定時間點進行一鍵還原,即可確保所有資料處於正常狀態,建立防範勒索軟體的「治本」之道。

總而言之,SecuShare Pro 可為企業帶來傳輸檔案方便、符合資安標準、整合現有系統,以及協助 WFH 及數位轉型等多重功效。