企業應兼具降低營運成本及敏捷回應能力

因應日趨複雜，變化快速的全球市場，透過IT基礎建設設法提升敏捷回應能力，似乎已是智慧型企業無法迴避的方向。凱捷(CapGemini)管理顧問更具體的為資訊長和企業IT部門確立了三個最重要的目標：結合企業IT部門與業務策略，讓企業IT資源與投資能夠配合整體企業發展的方向；管理企業IT成本，在擴大IT部門資源價值的同時，控制好預算；提供企業敏捷度：讓各個業務層級能夠快速敏捷地對企業內外部事件做出回應。

但微軟(Microsoft)指出，控制成本與增加回應度，通常是彼此矛盾的。尤其是已經有一定規模的企業，IT預算的成長幅度通常非常緩慢，但新的期望卻往往以倍數成長，此外，企業既有的IT環境往往會持續佔用大多數的預算，真正能用在企業需求殷切的重要成長範圍，其實相當有限。

為了提升企業敏捷度，並且結合IT與業務的共同目標，CIO必須要在不犧牲IT部門生產力的前提下，制定業務生產力的策略。CIO主要面臨的挑戰，是必須要做得更多，包括安全與管理需求增加，延伸既有系統的需求增加，執行策略業務活動並簡化日趨複雜的基礎建設系統等，但IT預算卻可能不增反減。

因此，智慧型企業的IT部門，應該是能藉由適當地提升業務生產力，同時增加IT生產力。微軟認為，CIO要達成前述目標，必須要考慮四個方向：降低採購與建置成本、改善安全與管理、延伸企業既有資產及為策略業務活動重新定位IT資源。這四個方向也正符合凱捷管理顧問所提出的三大目標。因此，智慧型企業的IT基礎建設，自然也必須考慮能夠有助於發想和創造新業務產品和服務的能力。

降低採購與建置成本

微軟指出，就採購而言，可以透過集中化和策略性採購，達到較佳的購買力，如購買較多使用者使用之軟體，但前提是必須要在特定業務流程解決方案，和能夠處理大多數狀況的兩種解決方案當中取得平衡。

而對IT部門和最終使用者而言，整合式的平台比起購買多重產品，能夠以較具成本效益和有利的方式來達成同樣的目標。除此之外，如果廠商的數目減少，授權協商和重新協商的工作，也會變得較為輕鬆。系統的價值也會隨著被更多使用者所使用而增加，讓企業能夠對其資產作更佳的利用。

換句話說，簡化就是成功的關鍵。因為在基礎建設日趨複雜的趨勢下，簡化和利用產品既有功能的能力將變得更為重要。建置過程中的自動化程度越高，所需的人力成本就越低，整體成本也能夠減少。但開發或設定自動化，剛開始一定會有一些固定成本，因此IT部門應該慎重考慮有助於建置過程自動化，並減少專業技能必要性的產品。

改善安全與管理

在提升安全與管理方面，企業雖可透過可執行之政策管理和標準來達成，但同時還要考慮到可用性(usability)的問題，IT部門應努力兼顧最終使用者重視的易用性，以及IT安全管理問題。

微軟指出，建立安全法令遵循方面最高的成本，應該是人力資源成本，所以IT和法務部門應該致力於如何透過整合的工作流程和科技，透過利用良好的IT控制架構、有力的政策和能夠管理、維護和報告企業法令遵循狀態的科技，幅減少支援法令遵循系統所需的人工–天數，將安全功能自動化，這也正是智慧型企業的重要內涵。

一旦IT安全法令遵循的環境得以改善，包括標準和經常費用的降低、減少額外津貼與特殊資源，以及透過自動化改善營運流程等行動，都能夠導致IT營運成本的節省。

延伸企業既有資產 重新定位IT資源

儘管企業會對IT後端系統投入大筆預算，但由於使用者個別授權需求、IT運用能力等因素下，組織當中的許多使用者，不見得能夠有效的接觸到這些重要的數據資料，自然就無法協助企業改善營運，以及制定更為完善的決策過程。

如何串連後端資料庫及前端軟體，為企業延伸既有資產，可能是最大的改善機會之一。若能讓後端系統中的資料，能夠透過員工最熟悉的桌上型電腦軟體如微軟Office來應用，藉由提供使用者既有應用軟體的外觀與使用感受，以提升採用率，就可為既有資產創造更多的價值。

而在為策略業務活動重新定位IT資源方面，微軟建議，IT首先必須要釋放出部分資源，才能夠專注於高價值的工作上。其次，IT和業務必須要目標一致，才能夠確認並執行值得從事的活動。

IT部門唯有在不用背負起「解決」既有系統相關問題的責任時，才就能夠將心力放在處理主要架構提改善，或者增加新功能上，以幫助企業達成更重要的目標，並且提升其在市場上的競爭力。

如IT部門應在安全的前提下，重新將特定工作的責任和業務使用者結合，如將核准存取權力的責任下放給主管，不但能讓IT部門減少一項例行程序的負擔，主管也可以在不需要IT部門介入的情況下，自己執行特定工作以符合企業營運目標，而這正是業務部門希望且需要的。

另外一個能夠整合業務與IT目標，又能同時減少IT部門工作量的方法，就是建置業務流程管理(Business Process Management；BPM)工具，讓業務使用者自己定義複雜的業務流程，並且自動實施這些流程，加速業務流程的實施，同時減少對IT部門的依賴，創造客製化的解決方案。