良好流程與文管系統支援 才會有智慧工廠
- DigiTimes企劃
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流程即是企業各項資源組合與運作的方式，而文件則是其運作下的決策依據及各階段成果記錄，一家公司若想要得到良好的經營成果，建置完善的流程管理(BPM)及文件管理(DM)，兩者缺一不可，即便是智慧工廠亦是如此。
從事企業流程管理與文件管理系統開發多年的華苓科技專案經理吳國仁表示，特別是現在製造業的工廠環境中，有許多的作業流程與生產環節，像是KM、PLM、ISO、ECO、ECN、ECR、WIP、MES、請採購、庫存與訂單等項目，都與流程/文件管理有著極密切的關係，在這種情況下，唯有同時做好簽核電子化與文件有效再利用，企業整體工作效率才能有效獲得提升。
不過業者在計畫導入流程與文管系統時，卻經常會遇到公司組織複雜、規模過於龐大、廠區、營業據點與管理總部分散於全球各地等原因，導致內部各據點彼此之間的作業文化、溝通方式、簽核流程、文件種類與相關管理制度等項目需要因地制宜而有所彈性調整的狀況。
吳國仁表示，如果每個廠區都各自購買一套系統自行建置，那費用會相當驚人，並且也不易管理；但如果都用同一套系統，其內建的流程調整功能與供應商的技術能力，是否能應付業者多樣化的流程開發需求，那又會是一個問題。若再加上與其他系統(如ERP、HR)的整合、擔心文件保全不夠嚴密，以及害怕導入成效緩慢…等疑慮，更使得其建置過程困難重重。
以華苓的客戶奇菱科技為例，該公司為奇美集團下的子公司，是國內知名光電應用材料與平面監視器專業供應商，除總部設在台灣台南外，並在寧波、蘇州與佛山等地區分設有生產廠房。由於奇菱過去所使用的流程與文管系統，所提供的功能非常有限，因此在面對多據點的營運組織架構時，除了無法因應其作業簽核流程與組織權限的不同，而進行相對應的彈性化調整外，在索引卡資訊與檔案保全方面的完整性與支援性亦相當不足，難以滿足奇菱整個集團的營運作業需求。而其所使用的電子檔案格式透過網路的傳輸速度過慢，對於總部與廠房之間的溝通，更是嚴重的致命傷。
因此，華苓在為奇菱規劃與開發流程與文管系統時，採取分區獨立流程、跨區文管處理、分區資訊適當隔離、文管系統單一登入、分區文件自主管理及集團文件集中保存的策略，以達到將各分區的流程、組織、資訊、文件等項目交由其各自進行規劃、管理與維護，但最終的集團文件則交由總部集中保管之目的。
吳國仁強調，由於奇菱在台灣與中國大陸地區對於人員的管理制度、作業流程、組織層級、人事獎勵辦法、文件表單格式等項目都有所不同，如果沒有進行適當的隔離，不僅容易造成組織人員在作業過程中流程與文件的混亂，而且也會拖慢整體的執行效率。至於最終所產生的文件，基於版本控管、稽核與經驗共享的想法，必須統一由總部管理為宜。
舉例來說，奇菱最後在各廠區內都分別導入一套流程系統進行獨立的作業，以便讓各點能夠執行各自所屬的流程，並與各自的ERP、HR系統進行整合，以避免系統過於龐大而複雜，導致難以管理及執行的問題。
不過由於某些工作人員的處理事項會橫跨多個廠區，華苓為此也發展出多待辦事項模組來整合來自不同廠區系統的簽核需求，再搭配流程智慧小精靈進行工作即時通知，以防止員工不注意而致使工作受到延誤的狀況。吳國仁表示，Portal顯示資訊分權管理的功能，可讓台灣總公司的員工在登入Portal後看見完整頁籤，至於海外廠下所屬人員，則只能見到文管頁籤及流程作業頁籤(簽核制修廢流程)，以達到資訊分區的目的。
至於多點下載模組分區文件存取的設計，讓遠端員工只能透過總部的主機，向DMS Server取得核可後，總部統一控管的檔案文件伺服器會將文件傳至該主機，再由其發送到遠端廠區的主機檔案夾內。遠端員工無法直接存取文件，最後還是必須要回到其遠端的主機上取得。這種文件存取作業流程，由於可讓外部使用之應用系統主機獨立於內部用的伺服器，而且又是置於DMZ之內，因此能增加文件的安全性。
吳國仁表示，若再搭配PDFSecuVue模組一併運用，文件安全控管更能得到進一步的強化。除了達成各區獨立管理流程/組織、跨區流程工作即時通知等目標外，文件在版本控管、安全性與簽核彈性等方面也得到進一步強化。
