從流程中看見管理智慧
- DigiTimes企劃
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許多企業在衡量投資IT的價值，常常是從成本高低切入。但明基逐鹿產品規劃處處長林忠信指出，在全球化的知識經濟時代，IT的價值應該在於能否即時有效的引進和利用科技的創新，與取得適當的資源，確保事業本體在全球競合的舞台上的競爭力，把事業做的更遠、更快、更廣以及更深。
換句話說，IT的投資成本應該是相對的，並非絕對，能否達到靈活、彈性與快速調適的目標，才是主要的課題。但在實務上，每個企業看待IT，都會希望更好、更快，同時要更便宜，最好是「馬兒會跑，又不用吃草」。因此，林忠信提醒IT人員，應該要思考如何取得並應用最優的資源，而不是必須擁有所有資源，包括企業流程外包(BPO)、雲端運算(Cloud)等，都應該要設法有效率的使用。
事實上，公司策略的創新，往往需要商業模式的配合，包括人員組織、企業流程及資訊系統等，才能反映在經營成果上。
林忠信更指出，不同的策略目標，就要調整不同的商業模式。企業模式的調整與轉變，自然會帶來IT流程的改變，IT基礎設施自然也要隨之調整，才能因應企業模式需要改變的需求。
如深耕市場需要接觸經銷商，資訊架構就得國際化，每月只需要接觸幾千筆；但如果要接觸終端消費者，每月訂單可能會上百萬筆，兩種資訊架構其實有很大的差別。
林忠信認為，企業流程可以分成兩種，一種是以「類別」來歸類，如產、銷、人、發、財，每一種類別還可以有更細緻的流程，如供應鏈系統還可以細分為Plan、Source、Make、Deliver、Return等；另一種分法則是分為「內部」、「外部」，如流程規劃橫跨產業上中下游，從供應商、經銷商到終端用戶，如何讓流程串連，讓價值得以呈現。
以HR系統為例，如人事、薪資、考勤、教育流程、招募等業務流程，如果沒有很好的整合，就會變成一個個的孤島，就會造成組織資訊無法共享及溝通，就容易變成山頭主義或獨立作戰，單位彼此之間無法透過合作產生更強的力量。
此外，流程的創新，也可以當成框及線的重新組合。框就是業務類別，如業務、生產等，線則是每一個框的資訊，或是異質系統的串接，框也可能是不同的行業，如供應商、經銷商、門市等。
因此，林忠信強調，企業流程串連的關鍵在於流動及連結，透過一個好的流程平台，可以打開資訊的透明度，才能建立學習性組織。
林忠信更進一步指出，好的流程創新思考，必須把握「簡單就是美」的原則，將複雜問題簡單化。但實際上的作業流程，一開始可能會過度簡化，而隨著考慮因素的增加，流程才會跟著愈來愈複雜，但執行一段時間，通常就會發現很多事先考量其實是多餘的，此時就得重新思考，才會進入一種「深刻的簡單」境界，這也是IT建置最後追求的目的。
此外，企業流程設計雖然可以有很多的假設及想像，但也要把握一些原則。林忠信建議要像愛因斯坦一樣：「跳脫紛亂尋找簡單、從喧囂中尋找和諧、在困境中自有契機」。
所以一個好的工作流平台，應該能整合企業內外各種流程，達成企業內部或企業與企業間的作業電子化、流程自動化、管理透明化的目標，才不會形成一個個的資訊孤島。
此外，林忠信認為，工作流平台還必須具備跨系統流程串接及大量資料處理的能力。如企業內部有許多系統，包括ERP、CRM等，這些系統都有非常豐富的資料在系統之間流通，大量資料處理的效能是否夠好，自然需要特別關注。而這些系統的串連、跨接及溝通，如果沒有一個好的流程平台，這些系統就會變成獨立系統，需要解決問題時，使用者就得辛苦的一個個去查詢，對工作效率自然會造成相當程度的影響。
工作流還必須具備全球簽核功能。林忠信指出，在當今全球化時代，許多資訊來源來自各地，每一個分公司都會有自己的流程及簽核機制，總部必須要有能力在同一個據點處理全球每一個據點資訊的能力，如行動裝置就是所有商務使用者非常看重的地方，很多人都已經擁有智慧型手機，工作流平台自然需要予以支援。
林忠信最後強調，改變雖然會帶來創新，但改變是循序漸進，需要時間累積，不要躁進，把握問題的本質，掌握解決的目標，選擇正確的工具，大膽假設，小心求證，一個好的工具，必須搭配好的制度、好的流程，更需要好的人才及執行力，資訊系統才會變成神兵利器。
