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人員、流程和技術:運用策略採購,在 2024 年積極恢復

  • 吳冠儀台北訊

DigiKey平均每日向全球客戶出貨 27,000 筆訂單。DigiKey
DigiKey平均每日向全球客戶出貨 27,000 筆訂單。DigiKey

回顧2023年一整年,供應鏈持續面對過去數年疫情期間帶來的眾多挑戰,包括極高的需求以及各種生產挑戰與高成本。實際上,2023年可能會以「金螺絲」之年載入史冊,猶如工程師完成生產階段所需的一個關鍵零件,由於高需求而非常難以尋得甚或是完全缺貨。

其他專家則指出2023年經濟下滑,雖未嚴重到衰退程度,但也承認供應與需求尚未達到平衡。遺憾的是,這種經濟下滑效應在2024年上半可能仍會延續。

生產製造回流、政府政策與計畫(例如美國「晶片法案」)、地緣政治衝突、勞工短缺以及緊隨而來的新永續性法規;上述宏觀趨勢也會讓各組織試圖讓採購流程與活動維持穩定步調時,帶來壓力與紛擾。
這些種種因素,會讓採購專員難以確保其組織能夠取得激發創新設計所需的電子元件,還需採用新穎的方式預測需求及迎接挑戰,亦即透過前所未見的方式提升恢復力。

策略採購有助於持續建立恢復力,適時適價地取得適合的零件,但不是那麼容易!提高策略性的方式包括透過供應商夥伴收集和分析更多資料,以及運用自動化流程縮短處理繁雜事務所需的人工時間,如此便有更多時間實踐策略。

公司可實作策略採購,為供應鏈建立恢復力、減少採購團隊必須投入的人力,同時能更輕鬆且更具策略性地執行工作。建立恢復力需要大量的智慧思考、需求預測、快速通訊並走在尖端,不過最終而言,一切努力都將值得,可以為組織增添價值。

那麼,組織要如何在採購流程中建立以上這些策略,而不會產生許多額外工作,加重團隊的工作負擔?DigiKey認為,策略採購最終取決於以下三個主要概念:人員、流程和技術。

人員在採購流程中極為重要,任何一位產業專家都認為必須重視人際關係。即使已有各種自動化與人工智慧的溝通方式,人際連結在供應鏈中仍佔重要地位,甚至更勝以往。採購相關人員明白採購工作早有重大變化,特別是在過去數年。採購專員必須更快瞭解狀況,才能事半功倍,有時還必須處理因全球人力與物料短缺、國際衝突等諸多因素造成的廣大影響。

此外,還必須掌握最新的進口報告要求,追蹤認證並將其提交給適當的監管機構都是額外工作。採購團隊應制定一套數位方案,以排除部分的繁雜的人工作業,讓日常工作更具策略性。制定此方案時,別忘了運用合作夥伴的資源與關係來取得優勢。團隊可加以運用眾多供應商夥伴提供的數位資源,協助流程輕鬆運作並致力於達成最具策略性的工作。

DigiKey可協助輕鬆為團隊完成貿易法遵文書作業與流程。DigiKey亦與UPS、FedEx、DHL等主要物流供應商維持極為良好的合作關係,可在需要時為您向客服專員提出相關問題。

採購工作在變化,流程也必然隨之改變,以因應新的要求與任務。這些流程不斷變更,因此有時需要更加頻繁地在內部與外部通訊,且必須加速進行。供應鏈蘊藏著來自數千種不同來源的豐富資料。某些流程可能會耗費團隊大量的時間,而藉助這些資料,即可實現這些流程的自動化。別忘了,資料兼具定量與定性兩種特質!若能找到理想做法收集客戶、員工和合作夥伴的定性回饋以改進流程,將非常具有有價值。

不過,資料雖有價值也會讓人應接不暇;理想的起始點是判斷團隊在制定智慧決策時實際需要的資料,然後再尋思可以如何運用這些資料。是否應與系統整合?是否應連接具有指標的儀表板?有哪些問題待回答?若只是盲目地收集資料,最終可能收集到過多無用的資料,進而干擾取得最重要的資訊。若資料無法實際運用,那就毫無意義。

取得資料後,就必須找到方式以適當的流程、團隊和系統進行處理。乾淨、無雜訊的來源資料有助於強化流程策略性及建立恢復力。這類資料可以在背景自動化運作,協助團隊將心力用於處理其他工作。

以各種方式簡化資料收集與分析,可讓採購專員專注於處理策略性工作,進而達成公司的關鍵目標。
首要之務就是找出公司在採購活動的最大痛點。也許是訂單追蹤與能見度,或是與報價和訂購流程相關。實際上,針對技術與自動化流程,我們經常建議採購團隊從價格與可用性著手切入。

報價流程有時需要展開眾多的探索與研究,耗費大量時間。就我所知,大部分的採購專員更傾向在單一定點收集報價資料,而非四處搜尋各個網站、將資訊複製貼上於試算表進行比較!這是電腦最擅長處理的流程,因此公司可考慮對此進行自動化。

展望2024年,DigiKey預期會是正向的經濟指標,像是元件前置時間可能開始縮短,且下半年供應量會有所增加。這有部分歸功於電氣化普及。電氣化不僅是一個熱門主題,更是電子元件領域當前的主要驅動力,原因在於有愈來愈多的公司和消費者捨棄採用其他電源,在其電動設計中需要一些元件。

預期半導體的前置時間不會隨著需求升高的趨勢發展而有所縮短。美國為提高半導體生產量而頒布的「晶片法案」等各種措施,可能要到2025年才能看見成效,但產業已往正確的方向邁進。眾多製造商已開始運用各種策略為供應鏈建立恢復力,包括提供更多備援產品,以及透過生產業務回流與近岸生產,避免在單一地區進行生產存在的風險。

採購團隊也從過去數年充滿挑戰的時光中汲取深刻教訓,未來數年供應鏈若再度中斷,將能積極抵禦可能造成的影響。如果2023年是「金螺絲」之年,可共同努力讓2024年成為「恢復之年」– 增強策略採購是您的第一要務。

Margaret Cunha是DigiKey的供應鏈解決方案資深總監。 DigiKey提供超過2,900家優質品牌製造商的1,530萬款以上元件。(本文由DigiKey供應鏈解決方案資深總監Margaret Cunha提供,DIGITIMES吳冠儀整理。)


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