協同、創新，迎戰未來

叡揚資訊知識生產力國際事業處加值應用暨國際事業部經理姚紹麒。

現今企業面臨不少挑戰，叡揚資訊知識生產力國際事業處加值應用暨國際事業部經理姚紹麒認為，第一名是人才，第二名就是創新。為什麼要創新呢？無非就是提高營收、提升生產力及市場佔有率。

但姚紹麒指出，根據彭博資訊的資料可以發現，台灣創新力在2014年還在第十名，2015年就已掉到15名以外了，反觀台灣的競爭對手，如南韓、新加坡的表現都在台灣之上，台灣顯然必須要在創新能力的提升再加把勁。

姚紹麒指出，由於協同可以有效促使創新，企業應該要建立一個可以讓企業員工協同作業，激盪交流留存經驗，落實執行力的平台，才能提升企業的創新能力，這樣的創新平台，必須要具備變革力、學習性組織及執行力3個主軸，同時還能兼顧內外部知識內容蒐集、協同作業強化執行力、高效能的全文檢索、Social元素強化參與程度、行動裝置隨時分享即時交流及符合企業使用的權限控管等6個面向，才能協助企業激盪創新能量，強化執行力。

在變革力方面，姚紹麒指出，變革其實是一個學習的過程。如在McKinsey報告中就指出，知識工作者有61%的時間，會用在閱讀與回覆郵件、找尋與蒐集資料、溝通與協同互動，這些工作如果有良好的社交科技(Social technology)平台支持，如只需要即時通訊，就可以很輕鬆的關注鎖定人的事，但如果應用在企業，還要設法促成協同作業，從關注的事情中找到適當的對象。

姚紹麒以台北市長柯文哲有鑑於市政會議冗長，要求各局處在開會前要先用Line開會前會為例指出，善用科技才能改變員工工作型態，進而促成變革。

但姚紹麒強調，公有雲通訊軟體雖然方便，但也潛藏不少危機。如公私不分可能會相互干擾，降低工作效率；在私人帳號留下的對話，一旦人員異動，就可能造成資訊外洩；傳輸過程往往沒有加密，內容有外流疑慮；過去紀錄無法搜尋，容易忘掉來龍去脈；交談的內容可能會淹沒待辦事項，造成工作管理不周。

姚紹麒認為，比較妥善的做法應該是使用企業版即時通訊軟體，才能讓交談內容公私分明，企業也才能根據人員異動，彈性應變控管帳號權限，訊息傳遞前後也可以加密，並透過雲端紀錄討論內容，可以很方便的追溯查詢，還可以結合既有工作流程，將訊息內容立即列入待辦清單，兼顧便利與資安。

在學習性組織方面，經驗要留存，才能夠在組織內部傳遞及分享，如同美國學者彼得．聖吉(Peter M. Senge)指出，「知識管理」是建設學習型組織最重要的手段之一。

姚紹麒表示，在ISO 9001的2015新版條文中，也已強化對知識管理的要求，內部資源如來自失敗或成功專案的學習、獲取組織內部該領域專家之知識和經驗，以及外部資源如標準、學術資源、研討會、從客戶或供應商獲得的知識，都必須加以管理。

如組織應決定其流程運作和實現產品與服務符合性所需知識，並加以保存，同時確認可適用於需要的範圍。而在處理變更需求與趨勢時、組織也應考慮到其目前知識基礎，決定如何獲得或使用所需的額外知識。

姚紹麒強調，知識管理的目標，在於能夠達成發散式蒐集資訊，收斂式執行創新。以產品發展，跨單位交流為例，要做到日常經驗留存，累積永續能量，從市場資訊的蒐集，到研發知識的管理，進而轉換成製造標準作業流程等資訊，最後落實為產品的FAQ、使用手冊等資訊，完成全方位的內容知識管理。

姚紹麒指出，設計良好的知識管理平台，應該要能夠透過簡單的步驟，就能讓使用者輕鬆蒐集天下事，如透過作業程序學習地圖，簡化SOP的學習過程，不僅作業程序一目瞭然，可以讓不熟悉的人員快速上手，高效能的全文檢索，更能提升知識內容的再利用率，更要能支持行動化，可以用手機操作，才能分享及創造零時差的效益。

最後是執行力。姚紹麒以中油埔霧加油站在2008年因為辛樂克颱風被土石流掩埋為例指出，當年恢復供油就花了1？2週的時間，重建更花了大半年才完成。不幸的是，蘇澳加油站在2010年梅姬颱風來襲時，再度被大水淹沒，也歷經非常長時間的災後重建。

所幸中油決定將蘇澳加油站的復原過程，留存為組織經驗。在蘭嶼加油站被2012年遭到天秤強風重創後，利用蘇澳加油站站長分享的經驗，不但在3天內就恢復供油，重建時間也從預定的4個月，縮短到2.5個月，可見知識管理對執行力的幫助。

姚紹麒指出，許多變革方案及構想會無疾而終，有70%是因為執行不力。管理平台應該要設法讓工作可以更順暢、更方便，如減少使用 Email傳遞資訊、會議結論能被追蹤與確實執行、掌握工作優先度及執行狀況、過程與結果可以留存，累積組織經驗資產，同時透過個人化待辦、跨單位協同分工與合作，發揮執行綜效，促進雙向溝通、即時互動，讓整個過程脈絡轉成知識文件，形成學習能量。

以個人化待辦為例，總經理一旦交辦新品開發，專案經理可以很快的完成跨部門工作指派，進行協同分工，各個部門在收到任務指示後，可以更快的了解任務內容，以便進行細項工作拆解，並與其他部門進行雙向溝通，所有的協同過程，都可轉換為知識文件留存，形成學習能量。

姚紹麒再以提升會議效率為例表示，無紙化會議的新思維，應該是在會前就可以做好議程規劃、寄發通知及資料彙整的工作，並在會中可以很容易的分享與查看資料，決議也可即時執行，會後能夠很方便的保存會議紀錄，並追蹤列管決議，減少工作時間，提升效率。

姚紹麒指出，許多創新都是來自各種協同作業的激盪，如美國總統歐巴馬的防彈座車，曾經發生柴油車加成汽油的失誤而拋錨，雖然要落實這種想法，必須得跟全球車商合作，但也可看出協同作業對於創新能量的幫助。