正崴精密運用知識管理 打造跨國企業數位大腦
- 吳冠儀／台北
-
在 AI、數位轉型與 ESG 要求日益提高的產業環境下，企業對組織治理與營運韌性的要求持續升高。正崴精密工業股份有限公司成立於1986年，為全球3C用線纜與通訊連接器，以及電池與電源管理模組的領導廠商，長期以「真誠、宏觀、盡責」作為核心經營理念，在追求穩健成長的同時，也高度重視組織治理與營運紀律。
隨著事業據點橫跨多國、組織規模持續擴張，內部文件、制度與關鍵經驗逐漸分散於不同單位與系統之中，若缺乏一致的管理與傳遞機制，容易產生資訊與知識落差，甚至影響營運穩定性與風險控管。在此背景下，如何讓知識得以被妥善保存、正確流通並持續累積，成為正崴在組織成長與轉型過程中必須正視的關鍵課題。
近年來，正崴積極推動轉型，2024年定位為集團的「AI發展元年」。透過參與Ubilink超級運算中心建置，結合森崴能源推動綠能AI超級算力，正崴逐步將算力發展與ESG、淨零目標深度整合，相關布局聚焦於「算力、綠能與智慧製造」的整合發展。在此轉型藍圖下，如何支援跨國、跨單位的知識傳承與制度落實，也成為驅動其強化知識管理機制的重要基礎。
從文件管理走向知識管理的關鍵轉折
在推動知識管理之前，正崴過去已建置一套文件管理系統，支撐日常文件的存放與查閱。然而，隨著組織規模擴大、事業據點橫跨多國，業務與作業情境日益複雜，既有系統在搜尋效率、使用體驗與跨據點存取上，逐漸無法滿足組織實際需求。
也因此，文件與資料開始分散於個人電腦、電子郵件與檔案伺服器之中，導致版本混用風險升高，不僅增加管理負擔，也影響資訊取得的即時性與一致性。
隨著正崴朝向 AI 與數位轉型發展，營業秘密與資訊安全的重要性日益提升。關鍵技術、系統維運經驗與合約資料，多留存在特定人員或零散系統中，一旦人員異動或權限控管不清，便容易產生風險與知識斷層，也讓組織意識到，單純的文件管理已不足以支撐未來發展。
在此背景下，正崴決心推動更完整的知識管理機制，經過多方評估與同業經驗參考後，選擇導入叡揚資訊的Vitals ESP，作為核心知識平台。目標是建構一個兼具協作、治理與延展性的知識平台，將分散於各處的文件與實務經驗，轉化為具備制度化管理、可分享與可持續累積企業知識資產，逐步形塑「正崴企業智慧大腦」。
以制度化知識支撐日常決策與跨單位協作
Vitals ESP 正式上線並融入日常作業後，正崴在知識傳承、作業效率與跨單位協作上，逐步看見具體成效。透過知識文件化與全文檢索機制，使用者不僅能搜尋檔名，更能直接查找文件內容，快速定位所需資訊，大幅降低搜尋與溝通成本。許多過去仰賴特定人員回覆的問題，如今同仁可自行查詢解決，讓關鍵人力得以專注於系統優化與流程改善等高價值工作。
同時，平台建立統一的SOP與版本控管機制，確保各單位使用均皆為最新的文件內容，降低因個人經驗差異或舊版文件流通所造成的誤判風險。知識不再隨人員流動而流失，而是成為可持續累積與優化的組織資產，整體營運韌性也隨之提升。
從法務治理到人才培育 知識平台的關鍵應用情境
在多元應用情境中，Vitals ESP對正崴帶來的價值，不僅體現在日常作業效率，更延伸至法務治理與人才培育等關鍵領域。以法務合約管理為例，透過API與既有簽核系統整合，合約在完成審查與核准後，即可自動轉入知識管理系統集中歸檔，避免人工彙整造成的遺漏與風險。
管理者可於平台統一設定文件類型、存取權限與使用規範，並搭配例如浮水印等控管機制，有效降低敏感資料外洩的可能性。相較過去仰賴紙本借閱、難以追蹤使用情況的作法，現行平台化管理可設定申請流程與使用期限，時間到即自動失效，在資安防護、治理彈性與管理效率之間取得良好平衡。
同時，正崴也將Vitals ESP視為建構人才培育與經驗傳承的重要基礎建設。HR團隊將員工手冊、新人必讀、教育訓練教材與系統操作說明加以系統化整理，集中上架至平台，並結合Vitals GenAI智慧生成應用，讓新進同仁可透過問答方式快速取得所需資訊。透過角色與權限控管，新人能在適當範圍內存取對應知識，不僅有效縮短學習曲線，也降低對資深同仁即時支援的依賴，進一步強化組織的人才備援能力與知識延續性。
回應跨國與高複雜度環境的導入考驗
在集團規模龐大、跨國據點眾多的環境下，正崴在導入初期，便同步進行多組 AD 認證串接、多語系知識類型規劃，以及智慧生成相關應用的整體驗證與調校，對系統整合與架構穩定性提出相當高的要求。
在叡揚資訊團隊的密切合作與顧問輔導下，雙方透過反覆測試、設定優化與實務經驗累積，逐步完成各項整合與調整，使系統運作更貼近實際使用情境，也為後續長期穩定運作奠定良好基礎。此外，正崴團隊本身具備成熟的數位轉型意識，對顧問課程與推動方式高度配合，能快速回饋需求並落實改善，成為專案順利落地的重要關鍵。
邁向AI驅動的學習型組織 形塑企業數位大腦
展望未來，正崴期待在既有知識管理基礎上，進一步深化智慧生成應用，讓平台不再只是被動的查詢工具，而能依據既有知識內容，即時產出操作指引、問題排解建議與重點摘要，成為同仁在實務執行過程中的即時輔助。
隨著知識持續累積，未來亦可結合統計與分析機制，從文件建立歷程、查詢行為與問題分類中，系統性歸納高頻問題與流程瓶頸，作為持續優化知識內容與作業流程的依據。透過智慧生成輔助、知識累積、數據回饋到流程改善的正向循環，知識管理將由被動回應轉為主動預警，進一步強化組織的風險控管、決策品質與營運效率，讓「企業智慧大腦」成為支撐跨國營運與長期發展的核心能力。
