善用數位工具破除溝通障礙 打造安全高效的智慧辦公環境
- 林稼弘／台北訊
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在生成式AI（GenAI）熱潮推波助瀾下，人們企盼許久的「通用人工智慧」（AGI）願景有望快步實現。值此時刻，企業也亟欲搭上GenAI順風車，一來打破跨組織溝通障礙，二來強化與客戶快速有效溝通與安全強度，以達成數位轉型願景。著眼於此，DIGITIMES悉心舉辦「AI智慧辦公新型態趨勢應用論壇」產業峰會，協助企業建構即時、遠距、暢通、安全的友善辦公環境。
率先開講的DIGITIMES Research分析師兼專案經理黃耀漢，揭示2024年AI生產力趨勢觀察。他點出2024年最夯AI話題，便是AI PC／NB問世，可望挾著逾40 TOPS算力，肩負多媒體生成任務。
至於AI軟體，大致圍繞流程自動化、數據分析與預測、溝通協調工作等場景；相關的辦公生產力軟體工具，涵括寫作與內容創作、程式編碼、圖像設計、影像編輯、銷售與客服、人力資源及視訊與會議記錄等類型。值得一提，為補強數據分析能力，OpenAI已推出GPT Store，內含逾2萬個預訓練模型，有助提升生成內容品質。
總括而言，GenAI已成AI新技術發展推動力，且將AI應用範疇快速延伸至媒體、零售、醫療多元領域。惟AI推論須考量數據安全性，使邊緣伺服器或裝置成為首選。
並用傳統AI、GenAI與RAG，打造智慧辦公推進器
叡揚資訊資深經理周吳丞表示，叡揚投入AI近10年，從早期文字辨識處理，一路推進到圖像辨識、財報或圖檔分析、RPA及對話服務機器人；其觀察到儘管GenAI爆紅，但不代表傳統式AI沒落。
論及叡揚做過的AI辦公應用實績，以人資系統為例，叡揚為此提供機器人生成平台，讓企業預先丟入HR答案資料，執行QA監督式訓練，且能在答題同時結合後端請假資料、會議行事曆或差勤表單。惟如今企業無意繼續窮舉QA，希望整合內部知識庫搜尋，利用GenAI生成答案。但為了防範AI幻覺，叡揚建議企業採用RAG技術，依提問者的權限範圍內，讓GenAI閱讀多篇文檔後條列出精簡摘要或答案。
鍵鼠、Webcam或辦公空間運用，皆融入AI智能體驗
羅技（Logitech）台灣香港技術經理Andy Lee，闡述羅技如何協助企業擁抱辦公新邏輯，以AI賦能實現高效協作。他強調羅技逾40年來不停創新，例如MX系列鍵盤滑鼠可搭配Logi Options+軟體，實現快捷鍵設定，幫助員工輕鬆提升工作效率。
更有甚者，Options+提供Smart Actions小型巨集功能，由使用者定義想執行的巨集，如開啟瀏覽器、輸入網址、將內容貼到ChatGPT再由它簡單回應…等步驟，發揮類似RPA功效。
此外羅技也透過AI驅動Webcam的精進，孕育自動光線校正、追蹤、Show Mode閱讀模式等創新功能。另為了因應新型態辦公的行動座位，推出Dock Flex全新集線器方案，員工只需接上一條USB線，便能直接使用座位上所有USB裝置；同時管理者可搭載Microsoft Teams、Zoom Workspace或Logitech的Booking System，滿足行動座位預約管理。
結合快速VPN與設備控管，實踐安全便捷遠距辦公
英菲達科技／UniFi台灣代理技術長龔暐森強調，綜觀近年興起的AI智慧應用，皆有一個不可或缺的要素、即是網路；係因幾乎所有設備皆需連網，資料或資訊唯有透過網路傳輸，才形成智慧。
UniFi產品源自優比快科技，成立於2005年，因產品外型美觀被稱作網通界的蘋果，其操作介面也極為友善，方便大家簡單操作與管理。
優比快提供Wi-Fi、IP Cam、門禁系統完整組合，適用於智慧辦公室環境，另提供UID集中管理服務App，可協助在外員工建立快速VPN，一鍵連回公司存取資料；亦可取代門禁解鎖卡，作為Reader或NFC裝置用途，同時提供設備控管功能，禁止特定員工以自帶設備經由Wi-Fi連接內網，以強化資安管理。
結構／非結構／類比資料全數位化，下一步才有AI
微軟亞洲區雲端解決方案總監佐藤大輔表示，現今許多國際大廠運用GenAI推動數位轉型，如通用汽車70%員工使用GitHub Copilot，加速程式碼開發；Panasonic原以Security Copilot判別威脅情報、攻擊路徑，因成效卓著，再延伸運用Microsoft 365 Copilot。
這些案例顯示，企業內所有階層、尤其前線員工，人人都能借助AI取得更大成就。但企業想要創造AI應用價值，需做到「充分利用生產現場的資訊資產」，若不把結構化、非結構化及類比資料（含紙本、員工間對話）通通轉為數位化，就沒有AI。
佐藤大輔建議，企業可從Microsoft 365開始，進而提高現有營運效率、建立資料系統，接著便可使用AI。為何從Microsoft 365起步？旨在將員工腦袋裡的、日常對話裡的知識，透過Teams共同平台轉為數據資產，再搭配Power Apps和Power Automate，把Teams對話延伸到App應用、流程應用、公文應用，然後納進更多資料，實現資料的全面數位化，接下來就能使用AI。
借助AI加值，人際通訊暢通無礙
思科台灣協同合作產品事業部產品經理林介立表示，思科已將AI廣泛部署在網路設備、人際溝通、辦公場域等環節。以人際通訊為例，主要透過Webex AI Assistant整個滲透到Webex平台。
他介紹幾項新方案。首先是即時媒體模型RMM，為用於音訊和影像的生成式AI；會議中暫時離席者可透過它捕捉中間錯過內容，而它也能產生涵蓋完整前後文脈絡的會議紀錄，語言、文字、鼓掌、舉手等資訊都囊括在內。
其次是AI Audio Codec，可發揮「不需要高頻寬」、「克服掉包問題」驚喜功效。再者為Cisco Room Kit EQX一體式會議設備，容許用戶自購螢幕、降低成本；Room Kit全系列設備都支援Webex、Google Meet、Zoom、Teams多平台，並原生支援Teams與Webex 100%切換，如結束Webex會議，退出後再按一鍵，立即進入下個Teams會議，十分便利。
辦公室環境蛻變，轉為去中心化模式
本次產業峰會的壓軸講師，為工二建築設計事務所負責人胡靖元，從建築角度來詮釋去中心化辦公室使用思維。
現今辦公室環境正在從傳統的中心化，轉向更開放、靈活的去中心化模式。他認為相關的主題理念，大致貫穿三件事，第一是「流動性空間」，鼓勵員工流動，打破傳統辦公桌限制，以利加快訊息發布、溝通整合。
第二是「科技整合」，融合AI等先進科技，提高辦公效率。第三為「舒適聚會區」，設置舒適、開放的聚會區域，讓員工彼此不再是員工、是團隊夥伴，利用這個共創平台展開順暢交流。
