企業導入雲端辦公室 創造高產能與獲利

以讓企業能降低成本、提升工作效率，創造更高的產能與獲利為訴求，雲端辦公室(OA Cloud)目前已成為許多企業IT解決方案提供者不約而同的經營重點，所提供的服務內容，不外乎是讓員工透過網際網路就可隨時隨地存取雲端上之文件與資料，就算不進辦公室，也能隨處辦公，不受時間與距離限制，輕鬆存取任何所需檔案，有效解決問題，提升工作效率。

行動裝置扮演雲端辦公室要角

但有別於個人使用者早已習慣使用的Google Maps、Dropbox雲端硬碟等公共雲服務，企業在資訊安全及內部流程控管等考量下，通常是以私有雲作為基礎，使用者可以將重要且須分享之機密性文件放置雲端，透過安全加密的管道存取，其他資料一樣只要透過瀏覽器亦可順利開啟與編輯及存取資料。

尤其台灣經濟型態對於進出口貿易依賴甚深，許多企業在海外都設有據點，為了打開海外市場，企業員工出差的需求更是常見，如果將重要資料如契約帶在身邊，除了會有遺失的風險外，若有任何修改，也可能出現版本不一致的問題，但如果透過雲端辦公室，將檔案文件放在線上資料庫，企業員工只要能夠上網，就能隨時隨地修改檔案文件，免去檔案未帶或是檔案太大無法傳送之不便，縮短傳送時間與資料不同步等問題。

此外，近年來IT的發展趨勢走向IT消費化，更多對雲端的需求、更多樣化的裝置、更多行動工作者，不斷的帶動新的發展與需求。在這種趨勢下，工作與個人分界越來越模糊，行動力不斷被提升，越來越多消費者創新功能被創造之後，使用者會希望上班使用的經驗，等同於回到家的使用經驗，更讓雲端辦公室的想法，可望得到更多員工的支持。

但IT工具如桌上型電腦、筆記型電腦、平板電腦、智慧型手機、iPad、電子書等裝置日趨多元時，雖然能為企業提供視覺導向、便利攜帶等嶄新應用，跟更多的客戶接觸以維持競爭力，但企業同時也面臨到如何兼顧IT彈性的提升與安全性的挑戰。

微軟建議，企業在選擇行動裝置考量上，可從應用程式、連結性、管理性與安全性4大面向著手。應用程式部分，需考量以創造或消費為主，是否需要使用現有應用程式、如何部署、如何使用Office，以及誰能提供協助等。連結性部分需考慮離線狀態、第三方軟體或硬體週邊。至於管理性方面，這些多元裝置是否應該被管理？此模式可以被大量延伸擴展嗎？需要納入AD管理端嗎？最後在安全性方面，必須考量如何向公司稽核員展示符合企業規範，同時能保障智慧財產權，降低機器遺失遭竊的風險。

私有雲及協同合作是關鍵

值得注意的是，雲端辦公室所提供的服務，不僅僅只是Office、電子郵件及雲端硬碟等服務，更重要的是，如何讓企業員工彼此之間能夠進行協同合作，才能真正符合「辦公室」的精神。

以遠傳的通訊私有雲為例，包括雲端話務、雲端會議室、雲端錄音等，就可讓企業以簡易便利的方式，有效進行人員管理、成效管理、成本控制以及資訊管控等各項工作。

如雲端話務可以提供分機互撥免費，並藉由多點使用，降低設備的投入與後續維護成本，企業可省去購買IP-PBAX(交換總機)、建置機房等花費，尤其運用在多分支企業的節費效益更為顯著，其整體成本最多可降低約30%。

至於雲端會議室，除了傳統的多點會議室型態的視訊連線之外，還可將不同類型的行動裝置納內入多點視訊會議使用，借由無線寬頻隨時隨地都可召開會議、掌握商機。

對有線上即時錄音需求的特定行業如金融業、客服業或證券投信產業，透過雲端錄音，各中心將無需分散購置錄音設備，遠端調閱錄音/監控，電信機房集中錄音及備份，並保存至少5年。高規格IDC雲端機房，音檔加密存取，確保資料安全無虞。

私有雲建置服務要慎選

此外，除非企業IT資源夠豐富，足以自行建置私有雲，否則企業仍需要設法搭配公有雲及私有雲的資源，整合出最佳的辦公環境，而其中往往涉及許多跨系統及技術面的問題，因此企業一定要慎選雲端服務供應者，才能有效部署雲端服務以開創嶄新營運商機。

服務供應商最重要的能力之一，就是要有橫跨不同系統的知識與經驗。因為要完成雲端辦公室，企業e化系統勢必得要延伸到行動設備來使用，但不同的裝置所使用的作業系統不同，操作介面也各不相容。

如筆記型電腦因為普遍採用Windows作業系統，考量目前大多數企業的e化系統是建立在Windows環境，整合性問題最少；平板電腦則因為許多企業e化系統已經將前端操作介面Web化後，即使是屬於蘋果的iPad，透過瀏覽器開啟為Windows環境設計的e化系統，整合難度也不像過去那麼高，但智慧型手機就比較麻煩了，因為手機與電腦的作業系統規格非但不同，而且解析度差異甚大，所以中間必須有1個中介軟體，才能讓智慧型手機順利存取後端電腦的e化應用。

相較之下，原本被認為會是最佳行動商務工具的Netbook，卻因螢幕不夠大、鍵盤輸入不夠友善等問題，在商務應用上，顯然不敵平板電腦，加上Ultrabook的出現，Netbook的體積優勢也不再明顯，價格優勢也不見得能比得上7吋大小的平板電腦，都讓Netbook很難在雲端辦公室市場持續發燒。

雲端辦公趨勢已成形

根據國際調查機構IDC的報告指出，2006年全球行動工作者已達7.58億人，估計2011年將超過10億人，屆時全球有30%的上班族，都是行動工作者，也成為雲端辦公室市場的成長動力。另外，資策會MIC調查報告也顯示，有47%的大型企業開始重視員工移動性支援。各種數據顯示，不管是商務人士或是企業，想要繼續擁有競爭力，絕對不能忽視具備雲端辦公室的重要性。