KODAK:建立文件雲 管理數位紙本訊息

Kodak Alaris圖文影像集團文件影像部大中華區台灣業務經理許美芳

雖然「無紙化」的文件數位化應用需求日益受到重視，但Kodak Alaris圖文影像集團文件影像部大中華區台灣業務經理許美芳指出，許多資料如合約書、手術同意書、會計給付憑證、快遞簽收單據、各類型保險合約、理賠文件、出生證明等，都因為法律規定或管理需要，仍然需要紙本正本，如何有效管理這些紙本資料，也成為許多企業面臨的挑戰。

事實上，生活中本來就充斥著各種記錄和文件，從出生到死亡，很多東西都是透過紙上呈現。因此，在資訊系統化的情勢下，紙張仍在我們的生活中發揮著重要作用，也讓紙張與系統化的訊息整合，成為大勢所趨。

紙本文件數位化 提高文件管理工作效率

許美芳指出，每個企業都會有大量資料，儘管作業流程可能不同，但最終都還是會集中管理。但文件管理可能會因為人的不同，而導致資料的查詢及儲存位置有所不同，進而導致許多文件管理的窘境，如找不到文件、最新的文件版本在哪裡、如何將不同版本的文件整合在一起，以及相關軟硬體的安全、文件檔案的刪除或是撤銷編輯錯誤等，都會遭遇相當大的挑戰。

要有效管理紙本資料，必須將紙本資料掃描成數位檔案，如早期的文件掃描可能無法有效的歸檔及分類，但目前可透過最簡單方式例如:Barcode、Page Code等輸入功能，加快了資料輸入的速度，也提高了準確性及有效解決文件儲存及管理的問題。

許美芳指出，因應不同的紙質及數量需求，掃描文件其實應該要搭配不同的掃描器，即使碰到紙張底色有漸層，或是特殊用紙如洋蔥紙（掃描時也不會破碎）、防拷貝紙、硬卡(如健保卡、身份證)，或是用鉛筆或原子筆註記的文件，一樣可以掃描及完美呈現影像。

以財政部財稅資料中心每年所處理報稅資料為例，每月需解決約58萬多筆稅務資料，每天有超過24,000份單據需要電子化(報稅單），不但要進行掃描，還必須根據掃描結果建立資料庫，才能有效查詢及有效解決文件管理的需求。

紙本文件數位化 掃描方案軟硬結合是關鍵

想要讓大量資料達到輕便化、數位化、行動化，許美芳認為，掃描能力是相當重要的關鍵，而影像擷取軟體則是提升掃描能力的關鍵。如高速掃描應用不只是要求速度快，還要能自動傾斜校正及過濾雜訊，才能讓掃描過的文件內容和紙本文件沒有差別。

此外，如何讓文件掃描後所建立的數位檔案有效分享，也是當今工作環境中的重要考量。文件掃描之後的內容，可以透過軟體OCR(光學文字辨識)自動產生文件索引，如Barcode No、Account Number、Company Name、地址等，都可以在掃描時自動提取，另 OMR(光學劃記符號辨識)也能處理問卷調查表和其它勾選表格，精確地偵測到指定區域中的標記，並在對應的索引欄位中填入結果。

許美芳指出，當今的工作環境中，其實正面臨訊息超載的問題，遍佈全球各地的客戶、合作夥伴及團隊，都需要相關文件，傳播與協作的成本也因此節節升高，加上複雜多樣的網路，都讓企業在分享及管理資料時，面臨相當嚴峻的挑戰。

文件數位化解決方案 提升資訊應用價值

企業可透過影像掃描解決方案，解決相關需求。以Kodak Info Activate（KIAS）為例，使用者在掃描文件之時，可輕鬆地設定掃描輸入，只需按一下即可將文件掃描並存成影像，可輕易自訂工作流程，讓您更容易輸入、搜尋並存取最重要的文件，減輕企業作業流程負擔。

Kodak Info Activate簡單好用，包括最佳化可讀性的影像增強功能，以及快速且準確的 OCR 輔助人工索引。只需按一下一個字詞，免對焦 OCR 即可將該字詞傳輸至索引欄位。

同時，Kodak Info Activate使用非常簡單，其直覺式使用者介面可縮短工作人員的學習時間。只要放入文件，即可加速完成工作。它讓每個人能以更智慧的方式工作、輕鬆開發跨平台客戶端。此外，Kodak Info Activate 也可使用行動應用模式來擷取、建立索引和提交影像文件，無論是Android 或 iOS 智慧型手機，Info Activate行動應用程式可從 Apple 或 Google App store 取得，輕易上手。

透過Kodak alaris 文件數位化解決方案，協助用戶輕鬆擷取、快速處理與整合紙本與電子資訊，真正提升資訊的應用與價值。