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威達電加入億科國際eSCM On-demand協同作業平台 創新供應鏈運籌管理

  • 黃書瑋

威達電供應鏈管理架構圖

電腦是現代生活中不可或缺的工具,且依照使用的目的不同,而可區分成多個種類,除了最為人所熟知的桌上型個人電腦外,最常被應用的就是工業電腦,舉凡收銀機(POS)、LED面板控制、生產線控制、自動櫃員機(ATM)、醫療監控等等,在商業電腦領域以外的電腦應用,均可歸類為工業電腦。

由於工業電腦主要應用於各個特殊平台及不同產業中,在設計上必須因應客戶要求而有所不同,也正因為它是依客戶需求量身定做的產品,所以無法大量生產,或將相同成品售予其他不同需求的客戶,於是,多樣少量成為工業電腦的特色之一。

導入供應鏈平台的效益

威達電供應鏈系統操作環境說明

也因此,在工業電腦製造領域享有盛名的威達電公司,在導入供應鏈e化管理時,最重視能否透過電子採購系統(eProcurement)來提升生產彈性,不僅精準掌握每一個生產環節的資訊,建立快速反應的生產運籌(Production Logistics)管理,更要做到準時達交,才能滿足客戶需求。 於是,威達電將供應鏈e化過程分成3個樂章,第1部曲便是整合供應鏈資訊,穿透生產運籌(Production Logistics)流程,即時分享採購、物管、生管及供應商等不同端點的資訊,至於第2部曲則來為善用這些即時資訊,調整生產運籌(Production Logistics)作業,最後則是做好供應商管理(Supplier Management),提升供應商達交率和配合度,建立緊密配合之e化供應鏈體系。

捨棄國外知名品牌,協同平台成為威達電導入供應鏈e化管理的最佳選擇

眾所週知,企業e化能否成功,其關鍵在於所選擇的IT系統是否與企業本身經營型態相符,舉例來說,如果企業本身只經營市場通路,不負責生產業務,那麼其所導入的供應鏈管理(SCM/eSCM)系統,就應著重於是否具預測市場需求功能。

換句話說,資訊系統沒有好壞之分,只有適合或不適合的問題,即便是知名品牌或是國外資服業者所開發的系統,也不一定可以幫助企業達到e化目標,惟有選擇合適的解決方案,才能創造e化效益。而威達電深知資訊系統適合度,在企業e化過程中所扮演角色的重要性,因此,該公司原本打算採用國外ERP業者所開發的供應鏈管理(SCM/eSCM)系統,卻在最後選擇以SCM On-demand service模式經營的億科國際。

透過億科國際CollabTRADE協同供應鏈平台,及採用其中的PO管理(PO Management)、ASN/GRN收貨管理(Receiving Management)、PO追蹤與修正(Negotiati; JIT)、CRP及應付帳款管理(Accounts Payable)等功能模組,來進行供應鏈e化管理。

威達電表示,威達電本身是個相當重視資訊化的企業,過去也陸陸續續導入各式不同的資訊系統,來提升員工作業效率,其中,供應鏈管理(SCM/eSCM)系統雖然是第1個採用SCM On-demand service模式的資訊系統,卻是最滿意的1個。


億科協同平台落實專業分工理念,用最小成本、時間與人力創造供應鏈e化效益

前述曾提及,威達電以生產工業電腦為主要業務,其產品特色為少量多樣,所以供應商家數雖然多,但單一零組件的採購量,卻不像生產一般個人電腦的企業那麼多,無法形成龐大的訂單壓力來管理供應商。再加上,目前台灣已導入供應鏈管理(SCM/eSCM)系統的中心廠不在少數,這些中心廠皆各自擁有不同平台,對供應鏈上游的元件或零組件供應商來說,反而較人工作業時代還要麻煩,供應商必須分別登入不同平台,才能獲取所需資訊。

因此,如果威達電仍然選擇自建供應鏈管理(SCM/eSCM)平台的話,不僅會對供應商造成不便,也容易引起反彈聲浪,在經過多次討論與評估之後,發現採用平台委外的方式,具有下列4個優點,所以最終還是選擇委外方式,透過億科國際的CollabTRADE協同供應鏈平台,和上游供應商分享供應鏈資訊。

第1個優點是不需要建置成本,因為平台供應商會提供伺服器、頻寬等所有軟硬體設備,所以企業不必自行購買,只要按照使用量付月租費即可;第2則是導入時間快;第3為負責人力少,由於平台本身設有專業團隊負責系統建置、維運及教育訓練,企業只需派出1~2名員工做為聯絡窗口,負責和平台溝通需求即可;最後則是維護成本低,SCM On-demand sercive按使用量付費的模式,讓使用者不須負擔昂貴的軟體授權費(license fee)。

由於億科國際跨足平台經營歷史悠久,本身也累積不少系統整合與導入的經驗,因此可以在短短3個月的時間完成系統建置,更另人難以置信的是,威達電只投入0.5個資訊人力來負責整個專案,張素碧笑著解釋,受惠於億科國際的豐富經驗,使得導入過程相當順利,讓該名專案經理人可以在同時間負責內部另1個專案,因此,整體估算下來約莫只用了半個人力。

威達電在導入協同供應鏈平台之前,某些採購金額較大的供應商就已加入平台,因此,於2005年10月上線後,2個月內就己達到60多家供應商協同運作的目標,另外,根據威達電採購部門統計顯示,整體協同運作的狀況非常良好。


採購、收料與財務部門,共同分享供應鏈e化管理效益

至於導入供應鏈平台的效益,張素碧認為以採購部門最為顯著,採購人員可以因此而省下許多文書處理作業,及與供應商往返溝通訂單的時間,而將更多心力放在尋找優質供應商上。

舉例來說,傳統的採購流程多半先經由ERP系統運算而得出PO單,然後以e-Mail或傳真方式傳送予供應商,之後再透過電話確認供應商有無收到採購單,通常在這一來一往的溝通當中,便會耗去不少時間,無法創造供應鏈管理(SCM/eSCM)所強調快速反應的效益,但透過供應鏈管理(SCM/eSCM)系統平台存取資訊,採購人員只要將PO單上傳至平台中,讓供應商可經由平台讀取PO單,可同時節省供應鏈上採購與供貨的時間。

另外,採購人員常常因為一時疏忽、忙碌或與供應商熟絡之後,便省略之後的電話確認程序,直到進入催料階段時,供應商才表示沒有接到PO單,諸如此類的爭議,便會造成生產延宕的困擾,不過,由於網路平台本身便具有記錄每筆交易資料的特點,因此反而能幫助企業減少爭端發生。

當供應商承諾可交貨的日期,與PO單上已載明的交期不同時,採購人員必須在收到供應商回覆訊息後,登入ERP系統內更改交期資訊,但現在卻可省略此步驟,平台會直接將更新資訊灌入ERP系統內,因此,威達電採購部門協理周翠玲則表示,加入供應鏈管理(SCM/eSCM)平台的最大好處,就是讓採購作業便得更便利、更即時,原本從下PO單到供應商確認交期回覆,約莫需要3個工作天的時間,現在只要1.5天即可,同時縮短供應商回覆訂單與採購人員作業的時間。

當然,供應鏈管理(SCM/eSCM)平台的效益不僅止於此,除了可以減省採購部門內確認PO單的作業時間與爭議外,張素碧指出,對後續的收料及財務作業也大有幫助。首先就收料部門來看,傳統的收料作業要求倉管人員自行輸入供應商送料單上的資訊,也就是登入ERP系統內一一點選物料項目及PO單之後,再輸入本次點收的數量。

然而在加入供應鏈管理(SCM/eSCM)系統平台後,供應商在交貨之前,必須先登入平台內點選交貨聲明(Notice),而系統則會自動產生1個ASN條碼(條碼內記載當次交貨的明細資料),並將供應商的交貨聲明傳送予威達電,如此一來,倉管人員在收料時,只要透過讀碼設備掃瞄送料單上的條碼,就可將交貨明細資訊灌入威達電ERP系統內,且確認無誤即可,再也不用拿著送料單,1筆1筆地將交貨資訊輸入至ERP系統內,整個收料作業便得既省時又方便。

至於財務作業,則和供應商最在意的付款進度有關,以前供應商會透過電話和採購或財務人員,詢問付款進度或進行對帳作業,現在自配合供應商管理庫存VMI (Vendor Management Inventory) Hub倉(由第三方物流公司中國外運負責營運)的收料進倉作業之後只要透過平台即可得知相關訊息,讓內部作業人員可以省去回應供應商電話的時間。

總結來說,威達電加入供應鏈管理(SCM/eSCM)平台之後,不僅加速供應商溝通與回應的時間,內部作業也變得更有效率,張素碧認為更重要的是透過專業分工機制,由平台經營者替企業進行後續的維護事宜,包含系統運作、供應商教育訓練及客服,讓威達電用小小成本就可享有供應鏈e化管理的效益。



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