知識管理範圍要涵蓋公司上下游關係

意藍科技 業務部副總經理 蕭玉中

知識管理要落實到營運上，不但要將知識管理帶入整個公司、整個集團，甚至還要與公司上下游供應鏈體系建立關係，才能將知識管理融入成為營運的一部分，藉由知識管理，以提升效率並追求企業獲利。因此，意藍科技業務部副總經理蕭玉中指出，企業對知識管理需求上的演變，已從最早期的知識保存、經驗移轉等學習式知識管理階段，到後期要求必須能支援到大型企業、兩岸或跨國性國際級企業的營運知識管理的階段。

蕭玉中指出，現有企業面臨到的問題包括：參與角色複雜：供應鏈上下游合作夥伴不但愈來愈多，且往往擁有不同的使用權限。成員跨多個區域：包括分公司或多個營運據點，都會跨點的問題而影響分享效率。知識來源眾多：來自既有的營運平台，以及外部的異質資料源等，都會影響知識管理的效率。

此外，由於企業內部像是PLM、ERP、CRM、QA、BPM、ECM、eHR等，都是各自獨立運作，即使建立了知識管理平台，許多資訊仍需從每個獨立運作的系統去各自取得。

因此，蕭玉中提出，在知識管理平台上應該追加一個異質資料匯流模組中介層，以搜尋引擎技術整合多個資料源，保留原有各資料庫資料的權限、格式及管理方式，藉此提供一站式的知識取得服務，知識工作者除了可以更容易地取得所需資訊。同時為了解決因跨點之間的網路品質，影響跨國企業的營運知識分享效率，解決方案是將文件分散存放各據點，透過中央管控的同步機制，讓遠端使用者快速存取並加速流通使用。

體系營運知識傳遞的問題，在於所需知識內容不同、文件機密保護考量、權限管理規劃複雜、使用習慣差異等，體系營運知識管理建置方案，可以在體系夥伴成員一同建置專屬介面，設立共用權限機制並依權限提供資料；而總公司人員藉由知識管理平台追加了權限管理與文件安控，跟體系夥伴這邊交換資料。

蕭玉中總結知識平台的建置效益，在於企業營運系統也能納入知識應用範圍，提高企業價值知識的利用率，同時廣納更多知識資源，包括內部異質系統、公司內各據點及上下游的知識；串連多據點的知識交流，打通資訊命脈，讓跨區域各個營運據點、事業體也能容易分享資訊；最後藉由安全分享模組，將企業知識整合成為上下游服務的一環，進而成為企業營運利器。

企業流程管理可以在對的時間找出對的事情

超義科技(AboveE)技術長黃仕鎮則指出，就企業內部的流程設計與管理上，流程可以協助在對的時間找出對的事情，像是對客戶提供產品解決方案，如何以流程的方式從現有的知識庫中尋找出來；其次可以協助知識管理。

黃仕鎮接著展示了KM表單系統的軟體的實機操作展示畫面。首先劃出幾個申請階段，以滑鼠拖拉、選選的方式，直接劃上方塊圖、決策圖與流程行進路線；初步流程雛型完成之後，系統計算出每一個決策節點並且標示出來，要設計者選擇適當的評分表模組後，提供給整個評審委員去檢視：評分整個審核流程；接下來列出一些補充清單列表，例如修改機制、評分內容等，這些修改都可以在雲端處理；當所有流程表單顯現之後，接下來做流程的平衡分析(Balancing Analysis)。

以滑鼠拖曳方式輕鬆設計公司流程

以往公司流程與表單製作，大約需要一個月的時間，透過這套KM表單流程系統，把每一個節點、涉及的子流程以及權限管制，用滑鼠拖拉、設計出來，流程節點也可以呼叫外部子流程做分散式的處理：前端用戶看到的表單製作就比較花功夫，用戶可以既有資料庫去擷取，或另行設計，設計完成的表單會被流程圖所吸附吸附起來。

至於設計簽核的頁面，有一些常用的決策元件，基本上拖拉這個表單跟流程嵌合之後，不需要管呼叫哪個API或轉寫程式碼的瑣碎細節，一切系統都會幫你自成生成對應。整體來說直接在系統上拖拉設計流程節點、頁面模組，表單裡面相關的欄位，以及資料庫裡面的流程聯繫。大約只要一個星期就可以完成。

流程分析畫面部分，超義的分析畫面藉由JSP或JSM(Java Service Message)的標準來擷取頻寬，可以用一種比靜態更活潑的動態展示的概念，這樣在溝通整個公司跨部門的流程檢視、修改上會更有效率。在主管簽核頁面部分，主管可以看到相關成員對這個待簽核流程的建議與補充事項，直接從這個頁面做簽核或否決的動作，最後提供檢視頁面，讓使用者可以檢視目前申請的狀況是如何。