簽核流程文件電子控管化

華苓科技 核心產品部技術副理 林昆皜

許多公司在碰到如紙本簽核流程等作業時，往往必須定時尋找簽核公文或用電話去稽催，也無法因為不同條件，如請購金額、國內外出差教育訓練等做不同分歧的處理；如果是跨國企業，還可能因為各據點組織管理流程差異，文管索引不足以及權限管控問題，而衍生更多影響傳輸效率的問題。

想要解決前述問題，簽核流程數位化，不失為解決之道。華苓科技(Flowring)核心產品部技術副理林昆皜，以一個資本額29億台幣、在兩岸三地有七家公司的企業做為實際案例指出，在流程管理部分，該公司台灣總部買一套，大陸買三套流程系統，每位使用者其機器內，會常駐一個流程精靈，當有工作送達時會即時通知，用戶不必時時刻刻去簽核平台去看有哪些代辦簽核事項。

此外，每個據點都會有一個入口網站，來調整公司需要的顯示資訊，各自有獨特的流程管理與分權管理；並以單一介面整合跨多個據點的簽核需求，提供給有權跨多據點簽核的董事長、總經理、高階主管或財務會計人員，無須個別進入各據點的入口網站、直接在同一個介面直接做簽核動作。

其次，則是建置可單一管控的文管系統，並搭配不同文件特性，彈性規劃索引卡資訊；採行多點上傳下載模組架構，以加速各據點的文件存取，依照權限管控可下載的用戶，同時在文件直接加上浮水印，以增強文件的安全控管。

兩岸三地多點架構的佈署

林昆皜指出，這個客戶總部位於台灣台南，另外在大陸寧波、蘇州、佛山都有設廠。當初為客戶規劃時，每一個點都有各自的ERP與人才招募系統，有自己的獨立流程管理以及獨立入口網站，由總部負責同步台南廠、蘇州廠與寧波廠的組織資料。各點執行各自的流程，各點整合各自的系統，同時各點執行NT登入驗證。而待辦事項模組可以整合多點工作，將各據點Server的待辦事項整合至單一Portal，可看到此人在各Server的待辦事項，

例如，某位台南廠員工，登入台南廠入口要申請請假事宜，其主管可以看到這位成員的代辦事項；當主管簽核准假之後，依工作所在Server決定連結至哪一個Server。假設代理人是某位蘇州廠的員工，點選後會跳出新視窗顯示文管表單，整個代辦事項也會轉到蘇州廠；當該名代理人登入蘇州廠之後，就會收到新的工作提醒，此外，系統還有執行秘書與稽催秘書，可定時啟動流程或預約啟動流程，隨時稽催延遲或重要流程。

透過數位化，所有文件均可集中於總公司控管，無論台灣廠、蘇州廠或寧波廠，各分公司需連線到台灣文管主機來進行文件查詢、索引、簽核文件流程等工作。分公司上傳新文件時，可先連線至台灣文管主機，填寫索引卡資料並上傳附件檔至當地據點的主機之後，文管系統會自動把各據點的文件，同步複製回台灣文管主機。

而儲存於台灣文管中心的文件原始檔，必須經過編碼後才能對外送出，遠端登入的使用者，需安裝安控模組，並通過多據點的NT認證通過後，才能檢視該文件，同時文件會有浮水印，以避免被有心人士竊取外流而無法追蹤。

在文件權限管控上，授權部分採取向下繼承的方式。無論是替換或新增模式，成千上萬個資料夾、子資料夾，以及文件權限皆可以此方法來快速設定。資訊索引卡欄位可定義多種樣板並依類別顯示，可定義必填欄位、可擴充欄位、可自訂欄位型別及預設值、可排列欄位顯示順序以及是否去框等等。

此外，數位化簽核流程還可設定關聯ISO文件整批送簽的功能，以及更便利的全圖形化文管流程設定，授權各文管人員管理自己的萬用流程，以及AJAX設定介面，當人員異動不須改流程。

林昆皜最後提到這家兩岸三地的跨國企業，在2010年初導入流程管理方案後，目前系統內的員工帳號總數已達43,863人，已上線流程包含差勤、請採購、原物料申請等流程超過50種，資料庫工作筆數超過300萬筆，每日平均產生工作筆數多達7,000筆，尖峰時段產生工作量達到每小時1,000筆以上，同時文管制定修廢流程每月啟動次數也多達3,000次之多。

但該公司的IT維護人力，在台灣僅4個人，大陸各點維護人力1人，不僅作業流程電子化，執行效率加快，單一平台建置也可滿足流程與文管需求，達成集團式企業多點架構需求；同時強化文件權限控管，使得調整文管簽核流程方便又快速。