企業組織好比團隊球賽　皆需協同互動

叡揚資訊 執行長 張培鏞

叡揚資訊執行長張培墉，以球賽的走位、傳球、補位、護航、得分等等情境作為開場白，闡述企業組織的協同互動之道，他認為兩種不同的場域之間，似乎存在著一些相同道理。

譬如企業的會議室，雖然不若球賽活潑，但綜觀準備議程、討論、腦力激盪、共識、決議等所有行進過程，其實還是可以透過一些方式，讓與會者能產生更良好的互動。另外，從Plan、Work Breakdown、Do、Check一直到Act的整個專案過程，亦猶如「團隊球賽」情境，專案團隊成員彼此之間，同樣亟需良好的溝通、協同互動。

從資料流、文件流，再推進到活動流

過去日本經濟強盛時，靠的正是良好的溝通效率，而賴以增進效率的元素是「圓桌會議」；到了90年代，美國再次超越日本，靠的也是溝通效率，但溝通載具變成了E-mail，且因E-mail大幅縮短信息傳遞的時空限制，所以締造「化繁為簡、化天為秒」妙效，終至擊敗日本的大方桌。

自此之後，從網誌、BBS討論區？論壇、Facebook？Twitter一路演進，意謂人類溝通、協同互動方式不斷改變。張培墉表示，一向致力提供「白領自動化」解決方案的叡揚資訊，亦順著溝通技術的發展脈絡，一步步從「資料流」、「文件流」推展到了「活動流」，由公文管理、知識管理為出發點，進而推進到以「會議」、「交辦」及「活動」為核心主軸設計的協同工作環境，使得不同知識工作者彼此之間的溝通更為方便、即時，終至帶動企業生產力的提升。

緊接著，張培墉針對不同類型的的協同互動模式，予以深入說明。首先談到「文件流與管理」，其主要目的，不外是「即時讓別人知道我的動作」、「即時知道別人的進展」，唯有釐清這些事，企業的各項專案或計畫，才能繼續往下走。

在此過程中，以往甚難被具像化、實體化，也不容易被保存下來的業務員客戶拜訪資訊，將會是驅動企業知識管理的一大軸心，務必讓這些資訊能夠被留存與交換。可別小看拜訪資訊，它對於企業，不僅是可貴的商機、資產，同時亦可觸發分享討論、激盪隱性知識，因此需要倚賴1套合宜的知識管理系統，妥善保存拜訪資訊，且能依客戶、產品等屬性進行管理分類，並具備即時訊息通知及線上討論機制。

迅速掌握任務架構，管控所有交辦作業

張培墉接著談到「工作流與管理」。他指出，要想善盡工作流的管理，其先決條件，就是要擁有好的工作計畫觀測平台，透過諸如導航樹等視覺化方式，讓企業中高階主管或專案經理，能夠一目瞭然迅速掌握任務架構，其中包含所有Task的Owner配置資訊、預定結束時間、處理記錄、工作日誌。

至於下一步，即是妥善管理交辦作業。舉例來說，企業執行長想要招募人才，便將這個徵才的構思，指派予處長來擬定並落實相關計畫，當然此後的工作，絕不是處長一人獨力執行，他通常會將整個計畫拆解為一個個Task，並向下交辦給不同專員來負責完成。

面對這個多階層且分叉的作業型態，執行長有無任何機制，可清楚追蹤各項作業的執行現況？只要善用譬如叡揚teamKube等無紙化工作與會議管理追蹤系統，即可滿足這項需求，俾使執行長能夠查看相關任務名稱、到期日、負責人以及子交辦等詳細資訊，乃至於各個子交辦項目的狀態(例如『已完成』、『尚未到期』或『已過期』)，清楚整件事情的脈絡，甚至可篩選人員？時間匯出Excel工作報表，便於掌握工作動態。

透過雲端服務，輕鬆推動協同作業

目前teamKube已成為叡揚雲端協同作業服務的一環，同樣位在這個雲端行列，另有兩個服務項目，一是VIdegree雲端客戶關係維繫服務，另一則是Vis-a-vis雲端報告管理服務。

對於絕大多數人，從小就要寫報告，長大後則需要寫更多，那麼報告寫在哪裡？做什用？有的是自己用、寫在筆記本上，有的作為與別人分享、討論或教育的工具，有的是為了工作上需要時翻找之用，有的是為了尋找回憶與傳續給下一代；但問題來了，不管手寫、紙本、E-mail、Word或Excel等格式，方便參閱與分享？答案顯然是否定的。

雲端報告管理服務的宗旨，在於形塑團隊共筆的電子筆記本，運用「格式化＋提示＋勾選模式＋Auto Complete」方式，讓寫報告變容易，可以少打很多字。

至於雲端客戶關係維繫服務，即為大家熟知的CRM，但台灣師範大學美術系副教授林達隆靈機一動，用它來推動「雲端教學」，帶學生到雲端上課，從而藉由線上面對面、作業與上課資料的上傳，再透過VIdegree標籤將所有關聯素材全都串起來，方便管理、分類與搜尋，堪稱創新應用。